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Sekretär (m/w/d) Bürokommunikation

salary Salary :

€3,167.58 - 4,332.29 monthly

icon building Unternehmen : U.s. Air Force
icon briefcase Auftragstyp : Vollzeit
icon geo-alt Ramstein-Miesenbach, Germany

Arbeitsbeschreibung - Sekretär (m/w/d) Bürokommunikation

Vollzeit (38,5 Std.) / Ramstein / Eingruppierung: C-5*

Befristet für längstens 2 Jahre (Vertretung)

Dienststelle: 435 Construction & Training Squadron

Sie übernehmen die zentrale Organisation und Kommunikation im Büro und sorgen eigenverantwortlich für einen reibungslosen Ablauf:

  • Korrespondenz & Dokumente: Sie erstellen, prüfen und finalisieren Briefe, Berichte und komplexe Unterlagen, inklusive Tabellen und Grafiken.
  • Post- & Vorgangsbearbeitung: Sie sichten, leiten Unterlagen weiter oder bearbeiten sie selbstständig
  • Empfang & Kommunikation: Sie nehmen Anrufe entgegen, empfangen Gäste und leiten Anliegen gezielt weiter.
  • Termin- & Besprechungsmanagement: Sie organisieren eigenverantwortlich Termine, bereiten Meetings vor, lösen Terminüberschneidungen proaktiv und verfolgen vereinbarte Maßnahmen konsequent nach.
  • Büroorganisation & Verwaltung: Sie pflegen die Dokumentation, organisieren Geschäftsreisen, erfassen Anwesenheiten, bestellen Büromaterialien und arbeiten kontinuierlich an der Optimierung der Abläufe.
  • Sprachliche Unterstützung: Sie übersetzen und dolmetschen zuverlässig zwischen Englisch und Deutsch, auch bei fachlicher und rechtlicher Korrespondenz sowie bei Präsentationen.
  • Mittlerer Bildungsabschluss und/oder erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder administrativen Bereich 
  • mehrjährige einschlägige Berufserfahrung 
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office) und Bereitschaft positionsspezifische zu erlernen
  • Kenntnisse der Vorschriften und Anforderungen im Bereich ziviles Personal sind von Vorteil 
  • Strukturierte, sorgfältige und äußerst zuverlässige Arbeitsweise 
  • Verantwortungsbewusstes Handeln, Diskretion 
  • Freundliche, sichere Kommunikation sowie dienstleistungsorientiertes Auftreten im Umgang mit verschiedenen Gesprächspartnern 
  • Führerschein Klasse B
  • Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung und Teilnahme an internen Schulungen

Bitte senden Sie uns eine Bewerbung in englischer Sprache.

  • Sie werden bei uns nach Ihren Qualifikationen und Erfahrungen im Rahmen des TV AL II vergütet, dadurch kommen Sie zusätzlich in den Genuß von Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen
  • Profitieren Sie von unseren internen Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, wodurch Sie die Möglichkeit haben sich beruflich weiterzuentwickeln
  • Erleben Sie den amerikanischen "Way of Life" in einem internationalen und inklusiven Arbeitsumfeld
  • Als Teil unserer Air Force-Familie wird aus der amerikanischen Tradition Thanksgiving auch für Sie ein Feiertag. Sie erhalten durch Arbeitszeitumverteilung zusätzlich neun freie Tage**

*Die Stelle ist als C-5 (Anfangsgehalt 3.167,58 € / Endgehalt 4.332,29 €) eingestuft

**Je Dienststelle kann diese Regelung variieren

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