Sekretariat - Auftragsabwicklung & Rechnungsstellung (m/w/d)

Unbefristet · Vollzeit (40 Std./Woche) · ab sofort oder nach Vereinbarung · Köln Rheinauhafen

Wir sind ein etabliertes Kölner Familienunternehmen (seit 1960) im Bereich Personalentwicklung für die öffentliche Verwaltung, Sparkassen und weitere Organisationen. Gemeinsam mit unserem rund 25-köpfigen Trainer:innenteam gestalten wir Trainings, Workshops und Coachings deutschlandweit – mit Sitz am Kölner Rheinauhafen.

Geführt wird das Institut von einem weiblich-männlichen Tandem, das für kurze Wege, offene Kommunikation und moderne Zusammenarbeit steht. In unserem kleinen, humorvollen Team verbinden wir Tradition mit digitalem Arbeiten: weitgehend papierarm und mit effizienten Tools im täglichen Miteinander.

Die ausgeschriebene Rolle ist bei uns seit vielen Jahren etabliert und wird zum Jahreswechsel neu besetzt – Sie starten mit einer gründlichen Einarbeitung und Übergabe.

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  Unbefristete Vollzeitstelle mit 30 Tagen Urlaub
  


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  Feste Betriebsferien: zwei Wochen Ende Juli/Anfang August und von Weihnachten bis ins neue Jahr
  


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  38.000–45.000 € brutto/Jahr, je nach Erfahrung
  


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  Ein Tag Homeoffice pro Woche nach der Einarbeitung
  


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  Bedarfsorientierte Weiterbildungen
  


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  Deutschlandticket und sehr gute ÖPNV-Anbindung
  


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  Zuschuss zu Sport bzw. Fitnessstudio
  

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  Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Institut, nehmen Kundenanfragen entgegen und sind Ansprechperson für unsere Kund:innen und Trainer:innen
  


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  Sie wickeln unsere Seminaraufträge im CRM-System ab – von der Anlage bis zum Abschluss
  


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  Sie erstellen unsere Kundenrechnungen und prüfen die Honorarrechnungen unserer Trainer:innen
  


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  Sie behalten offene Posten im Blick und kümmern sich um Zahlungserinnerungen
  


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  Sie koordinieren Seminartermine und pflegen unsere Kundenstammdaten
  


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  Bei hausinternen Seminaren begrüßen und betreuen Sie unsere Teilnehmenden vor Ort
  


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  Sie schreiben Angebote mit, recherchieren passende öffentliche Ausschreibungen und bereiten die Unterlagen dafür vor
  

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  Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat, in der Auftragsabwicklung, Rechnungsstellung oder kaufmännischen Sachbearbeitung
  


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  Sehr genaue und verlässliche Arbeitsweise, Sicherheit im Umgang mit Zahlen
  


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  Ausgeprägte Selbstorganisation – Sie behalten auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick
  


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  Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit, professionelles Auftreten am Telefon
  


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  Affinität zu digitalen Systemen – wir arbeiten mit Salesforce und DATEV, beides bringen wir Ihnen in Ruhe bei
  


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  Sie dokumentieren sauber, denken in Prozessen mit und behandeln sensible Daten diskret
  

Schicken Sie uns Ihr Anschreiben und Ihren Lebenslauf an – vielleicht dürfen wir Sie schon bald in unserem Team begrüßen. Ihr Ansprechpartner: Aaron Müller

Institut Dr. Müller Köln


Anna-Schneider-Steig 10 · 50678 Köln


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