Supervisor Empfang (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Als Supervisor Empfang übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Organisation und Qualitätssicherung unserer Empfangsbereiche über mehrere Standorte hinweg. Sie sorgen dafür, dass unsere Patientinnen und Patienten einen professionellen, herzlichen und reibungslosen Service erleben – und dass die Teams vor Ort optimal geführt, unterstützt und weiterentwickelt werden.

Führung & Organisation

• Leitung, Coaching und Weiterentwicklung der Empfangsteams an mehreren Standorten


• Sicherstellung einheitlicher Standards, Prozesse und Servicequalität


• Durchführung von regelmäßigen Standortbesuchen zur Qualitätssicherung

Operative Verantwortung

• Unterstützung der Teams im Tagesgeschäft, insbesondere bei komplexen Situationen


• Sicherstellung eines professionellen Patientenempfangs und eines effizienten Praxisablaufs


• Bearbeitung von Eskalationen, Beschwerden und besonderen Patientenanliegen


• Optimierung von Abläufen, Schnittstellen und Kommunikationswegen

System- & Prozesskompetenz

• Anwendung und Weiterentwicklung von Prozessen in Evident (Praxisverwaltungssystem)


• Nutzung und Betreuung von OTIS (Ticket- und Organisationssystem)


• Schulung der Mitarbeitenden in beiden Systemen


• Monitoring relevanter KPIs (z. B. Wartezeiten, Telefonie, Servicequalität)

Kommunikation & Zusammenarbeit

• Enge Abstimmung mit Standortleitungen, Ärztinnen/Ärzten und Verwaltung


• Schnittstelle zwischen Empfangsteams und zentralen Abteilungen


• Mitarbeit an Projekten zur Weiterentwicklung des Patientenservices