Fachlicher Team Support & Betreuung der Department Heads
- Du unterstützt unsere Department Heads und ihre Teams im operativen Tagesgeschäft – von der Terminkoordination über die Vor- und Nachbereitung von Meetings bis zur Nachverfolgung offener Themen
- Du übernimmst das Kalendermanagement und behältst Prioritäten, Fristen und Termine zuverlässig im Blick
- Du erstellst und bearbeitest Präsentationen, Protokolle, Übersichten und andere Unterlagen (z. B. in PowerPoint, Word und Excel)
- Du koordinierst die Kommunikation und Abstimmung zwischen Teams, Standorten und externen Ansprechpartnern
- Du behältst auch in turbulenten Phasen den Überblick, denkst Themen mit und arbeitest proaktiv zu
- Du bist das erste Lächeln, das unsere Gäste, Investoren, Partner und KollegInnen sehen – und das letzte, das sie mitnehmen
- Du nimmst Anrufe entgegen und unterstützt bei Bedarf mit der zentralen E-Mail-Korrespondenz
- Du koordinierst zusammen mit den anderen Team Assistenzen unsere Meetingräume und sorgst für eine angenehme, repräsentative Atmosphäre
- Du kümmerst Dich um die Bewirtung unserer Gäste – von Kaffee und Wasser bis zu kleinen Snacks oder Catering bei längeren Meetings
- Du machst aus unserem Empfang einen Ort, an dem sich Gäste sofort willkommen fühlen
- Du unterstützt bei der Planung und Organisation unserer internen und externen Events – von Workshops über die Ticketbuchung für Konferenzen und Investorenveranstaltungen bis zur Weihnachtsfeier
- Du hilfst bei der Suche nach Locations, der Koordination von Caterern und externen Dienstleistern und behältst dabei das Budget im Blick
- Du sorgst mit kreativen Ideen dafür, dass unser Team Spirit auch außerhalb des Büros lebt – standortübergreifend, wenn Kolleginnen und Kollegen aus anderen Ländern zu Besuch sind
- Du denkst an die kleinen Dinge: Jubiläen, Aufmerksamkeiten – einfach Momente, die verbinden
- Du bist die verlässliche Vertretung für unsere Kolleginnen und Kollegen aus dem Office Management, der Event-, Reise- und weiteren Team-Assistenz – und sorgst dafür, dass auch bei Abwesenheiten alles reibungslos läuft
- Du unterstützt im Office Management, wenn Bedarf besteht – z. B. bei Büromaterial und Bestellungen, dem Kontakt zu Dienstleistern und der Hausverwaltung sowie der Post
- Du springst bei Reisebuchungen ein und unterstützt bei der Reiseplanung, bei Reisekostenabrechnungen sowie bei Visa und Reisedokumenten
- Du übernimmst flexibel weitere Assistenzaufgaben, wenn das Team Dich braucht
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