Team Assistenz (w/m/d)

Ihre Aufgaben

• Monitoring und Steuerung von angeforderten Leistungen (z.B. termingebundene Zuarbeiten) und Terminen, Sicherstellen einer funktionierenden Wiedervorlage


• Führen und Organisieren der Ablage inkl. Entwicklung und Optimierung entsprechender Ablagesysteme


• Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Korrespondenz, Unterlagen und Dokumentationen nach konkreten Vorgaben


• Selbständige Recherche von Informationen und eigenständige Aufbereitung der Inhalte nach Rücksprache mit Führungskräften


• Erstellung von Besprechungsprotokollen (extern und intern)


• Unterstützung bei Sonderprojekten


• Terminkoordination und -pflege


• Selbstständige Büroorganisation (Post, Telefon) und Verwaltung von Büromaterial


• Besucherbetreuung und Vorbereitung von Besprechungen (Raumreservierung, Catering)


• Schriftlicher und persönlicher Kontakt mit Kunden und externen Ansprechpartnern sowie Ansprechpartner für alle Mitarbeitenden des Zuständigkeitsbereiches


• Unterstützung in allen administrativen Bereichen des Office Managements


• Reisemanagement, Organisation und Buchung von Reisen sowie deren Abrechnung


• Planung und Koordinierung externer Aktivitäten


• Selbständige Durchführung von verschiedenen Sachbearbeitungstätigkeiten (z.B. Einkauf und Zeitwirtschaft) 

Ihr Profil

• Abgeschlossene, mind. 3-jährige kaufmännische Ausbildung


• Fachspezifische Zusatzqualifikation (z. B. Geprüfte Sekretärin/Geprüfter Sekretär (IHK), Officemanager IHK) ist wünschenswert


• Mehrjährige, einschlägige Berufserfahrung


• Sehr gute Microsoft-Office Kenntnisse


• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit


• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 


• Bereitschaft, sich neue Themen anzueignen und die Fähigkeit in mehreren Themen parallel zu arbeiten


• Fähigkeit zur Selbstorganisation und Prioritäten zu setzen


• Organisationstalent, Schnelle Auffassungsgabe, Ziel- und lösungsorientiertes Denken

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