Teamassistenz (m/w/d) für unsere Pferde- & Kleintierklinik

Organisatorische Schnittstelle & Koordination:

• Kommunikationszentrale: Du bist das zentrale Bindeglied und die Kommunikationsdrehscheibe zwischen Tierärzt*innen, TFAs und den Empfangsmitarbeiter*innen in beiden Abteilungen (Pferd & Kleintier).
• Informationsfluss: Sicherstellung eines reibungslosen und schnellen Informationsflusses zwischen den medizinischen und den administrativen Bereichen der Klinik.
• Kundenkontakt: Koordination und erste Interaktion mit den Patienten- und Pferdebesitzern zur Klärung von Terminanfragen, Abläufen und allgemeinen Anfragen.
• Klinikorganisation: Organisation und Protokollierung von internen Besprechungen, Terminabstimmungen sowie administrative Unterstützung der Klinikleitung.

Vor- und Nachbereitung der Termine:

• Datenmanagement: Vorbereitung der Patientenakten für die Tierärzte sowie die Pflege und kontinuierliche Aktualisierung von Datenbanken und der Patientendokumentation, Aufbereitung von Formularen und Dokumenten für beide Fachbereiche.
• Terminsteuerung: Unterstützung bei der Koordination von Nachsorgeterminen für unsere ambulanten und stationären Patienten.

Empfangs- und Verwaltungsaufgaben (Vertretung):

• Zentraler Empfang: Durchführung von klassischen Empfangsarbeiten sowie die professionelle, empathische Interaktion mit Tierbesitzern am Empfang und am Telefon.
• Telefon & Termine: Zuverlässige Annahme und Koordination von Kundentelefonaten sowie das vorausschauende Management des Terminkalenders.
• Patientenmanagement: Herzliche Patientenannahme und -entlassung inklusive der Durchführung von Abrechnungen und dem Kassieren.
• Vertretungsfunktion: Flexibler Einsatz als Urlaubs- und Krankheitsvertretung für die festen Empfangsmitarbeiterinnen.

Allgemeine Unterstützung:

• Material & Lager: Aktive Unterstützung bei der Material- und Lagerverwaltung sowie die Mitarbeit im Bestellwesen für den Praxisbedarf.
• Administration: Zuverlässige Mitwirkung bei täglich anfallenden allgemeinen administrativen und büroorganisatorischen Abläufen.