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Teamassistenz (m/w/d) Verwaltung und Office Management

icon building Unternehmen : Teicon Engineering
icon briefcase Auftragstyp : Vollzeit
icon geo-alt Dortmund, Deutschland

Arbeitsbeschreibung - Teamassistenz (m/w/d) Verwaltung und Office Management



  • Zukunftsorientierte Zusatzleistungen: Wir unterstützen Ihre finanzielle Absicherung durch Angebote zur betrieblichen Altersvorsorge sowie die Möglichkeit, ein Dienstrad zu nutzen.

  • Kompetente Rundum-Betreuung: Ihnen steht ein erfahrener, fester Ansprechpartner zur Seite, der sich um die Projektbegleitung und -abwicklung kümmert.

  • Starker Teamgeist und flache Hierarchien: Ein partnerschaftliches Miteinander auf Augenhöhe ist für uns essenziell.

  • Offener Austausch über Kulturgrenzen hinweg: Wir setzen auf die Vielfalt unserer Mitarbeiter.

  • Ein wertschätzendes Miteinander: Unser gemeinsamer Umgang ist von gegenseitiger Anerkennung geprägt – über alle Unternehmensebenen hinweg.


  • Sie erledigen sämtliche anfallenden Schreibarbeiten zuverlässig und fristgerecht.

  • Sie erstellen Berichte, Korrespondenz, tabellarische Übersichten und Zahlenaufstellungen auf Basis vorgegebener Vorlagen sowie Fließtexte in einer gängigen Fremdsprache, in der Regel Englisch.

  • Sie formulieren Anschreiben, Rückfragen und interne Mitteilungen anhand von Stichworten und legen diese unterschriftsreif vor.

  • Sie erstellen, aktualisieren und vervielfältigen Schriftstücke sowie Formulare nach Bedarf.

  • Sie überwachen den Postdurchlauf sowie relevante Termine und stellen deren Einhaltung sicher.

  • Sie sichten die Eingangspost, ergänzen bei Bedarf zugehörige Unterlagen und verteilen die Dokumente entsprechend der Zuständigkeit und Priorität.

  • Sie prüfen die Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, bereiten diese für den Versand vor und holen erforderliche Unterschriften ein.

  • Sie koordinieren Termine nach vorgegebenen Regeln und verfolgen deren Umsetzung.

  • Sie knüpfen und pflegen interne sowie externe Kontakte im Rahmen Ihrer Aufgaben.

  • Sie nehmen Telefongespräche an, stellen Verbindungen her, leiten Gespräche weiter und beschaffen relevante Informationen von internen und externen Stellen.

  • Sie empfangen Besucher und betreuen diese während ihres Aufenthalts.

  • Sie übernehmen allgemeine Verwaltungsaufgaben im Büroalltag.

  • Sie unterstützen die fachgebietsbezogene Sachbearbeitung organisatorisch und administrativ.

  • Sie nutzen die aufgabenspezifischen Kommunikationsmittel sowie Verwaltungsinstrumente effizient und sicher.

  • Sie führen Listen und Karteien und erfassen Daten beispielsweise im Rahmen der Zeiterfassung.

  • Sie stellen Statistiken und Unterlagen zusammen und erstellen Schaubilder sowie Diagramme anhand vorliegender Skizzen und Tabellen.

  • Sie organisieren und pflegen die Büroablage systematisch.

  • Sie bestellen Büromaterial und verwalten die Bestände eigenständig.

  • Sie organisieren Dienstreisen einschließlich Abordnungen und Visabeschaffung und rechnen diese gemäß den betrieblichen Richtlinien ab.

  • Sie richten Auftrags-Task-Forces ein und organisieren die dafür erforderlichen Umzüge.


  • Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellter, Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d) oder eine vergleichbare in Deutschland anerkannte kaufmännische Berufsausbildung.

  • Sie besitzen fundierte Kenntnisse in der Anwendung von Microsoft Office.

  • Sie beherrschen die englische Sprache fließend in Wort und Schrift.

  • Sie verfügen über sehr gute Französischkenntnisse in Wort und Schrift und sprechen idealerweise Arabisch / Tamazight.

  • Sie arbeiten konstruktiv und kooperativ im Team.

  • Sie kommunizieren klar, adressatengerecht und verbindlich mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.

  • Sie erledigen Ihre Aufgaben selbstständig, vorausschauend und eigenverantwortlich.



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