Teamassistenz/Allround-Assistenz für Office, Vertrieb & Einkauf

Du bist ein Organisationstalent und magst Abwechslung?
In einem Startup gleicht kein Tag dem anderen – bei uns übernimmst Du nicht nur klassische Backoffice-Aufgaben, sondern kannst Dich je nach Deinen Stärken und Interessen in weitere Themenfelder einbringen. Ob Marketing, Messeorganisation oder Auftragsabwicklung: Deine Rolle wächst mit Dir!

• Backoffice & Administration
  
  • Erfassung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System Odoo (z. B. Bestellannahme, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen)
  • Pflege und Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten
  • Bearbeitung eingehender E-Mails und Anrufe, allgemeine Büroorganisation
  • Unterstützung der Office Managerin bei Reisebuchungen, Spesenabrechnungen, Dokumentenmanagement, Organisation von Firmenevents
  
  Messeorganisation
  • Planung, Registrierung und Koordination von Fachmessen
  • Organisation des Standaufbaus sowie Abstimmung mit Dienstleistern
  • Vorbereitung von Marketingmaterialien und Unterlagen
  • Interne Koordination sowie Nachbereitung von Veranstaltungen
  
  Optionale Aufgaben (je nach Qualifikation & Interesse)
  • Marketing: Erstellung von Marketingunterlagen und Mailings, Pflege der Firmenhomepage
  • Logistik: Versandorganisation inkl. Zollabwicklung
  • Finanzen: vorbereitende Buchhaltung
  • Urlaubsvertretung Einkauf: Bestellungen, Rechnungserfassung,  Wareneingangskontrolle und Dokumentation

• Du arbeitest strukturiert, genau und zuverlässig/präzise
• Organisationstalent mit Freude an Multitasking
• Selbstständige und effiziente Arbeitsweise, auch bei hohem Aufgabenaufkommen
• Erfahrung im administrativen Bereich oder in der Auftragsabwicklung
• Kommunikationsstärke und Teamgeist
• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrung mit einem ERP-System
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine abwechslungsreiche Position mit Gestaltungsfreiraum vorm ersten Tag an in einem wachsenden Startup
• Möglichkeit, Deine Rolle flexibel zu erweitern und Verantwortung in neuen Themenfeldern zu übernehmen
• Flache Hierarchien, direkte Kommunikation und ein internationales, diverses Team