Werkstudent/in (m/w/d) Personal Assistant & Office Management Heidelberg

VAYS ist ein modernes, wachsendes Transport- und Logistikunternehmen mit über 120 Mitarbeitenden aus Heidelberg.

Unser Alltag ist unternehmerisch durch und durch: Berufliches und Privates laufen bei uns fließend ineinander. Wir sind viel unterwegs, haben Familie - und brauchen jemanden, der im Hintergrund dafür sorgt, dass alles läuft.

Aufgaben

Du entlastest uns - strukturiert, verlässlich, mit echtem Eigenantrieb. Dein Aufgabenspektrum reicht von klassischem Office Management und persönlicher Assistenz bis zu Behördengängen, Familiensupport und täglichen Besorgungen. Kein Auftrag ist zu groß, keiner zu klein - dein Einsatz verschafft uns Zeit für das Wesentliche.

• Terminkoordination, Meetingvorbereitung und -nachbereitung
• E-Mail- und Schriftverkehr vorbereiten, Antworten entwerfen
• Dokumente für Behörden, Versicherungen und sonstige Stellen zusammenstellen und einreichen
• Ablage und strukturiertes Dokumentenmanagement
• Recherchen und ad-hoc ToDos, die sich täglich ergeben
• Behördengänge und Erledigungen vor Ort in Heidelberg
• Unterstützung im Familienalltag

Qualifikation

• Eingeschriebener Student (m/w/d) an einer Universität oder Hochschule
• Kaufmännischer oder betriebswirtschaftlicher Hintergrund wünschenswert
• Wohnsitz in Heidelberg und Umgebung (Präsenz vor Ort ist Teil der Rolle)
• Strukturiert, gewissenhaft und verlässlich — du bringst jede Aufgabe zu Ende
• Eigeninitiative: du erkennst, was gebraucht wird, und handelst
• Sicher am Computer (z.B. MS Office, Claude)
• Führerschein
• Erste Erfahrung in Assistenz, Office Management oder einer ähnlichen Rolle wünschenswert
• Diskret von Natur aus — du bekommst Einblick in unser berufliches wie privates Leben

Mindset: Du bist unkompliziert, anpackend und verlässlich. Kein Auftrag ist zu trivial — was zählt, ist, dass er einen echten Unterschied macht. Du weißt, wie man strukturiert, priorisiert und Dinge zu Ende bringt.

Benefits

⏱️ Stunden: Werkstudentenstelle mit 15–20 Stunden pro Woche, flexibel planbar

💸 Verdienstmöglichkeit: Faire Vergütung, abhängig von Erfahrung und Umfang

💻 Arbeitsweise: Ein Mix aus Remote und vor Ort (Heidelberg)

🔍 Einblick: Du siehst, wie ein echtes Unternehmen funktioniert

⚡ Atmosphäre: Jung, zielorientiert, unternehmerisch. Nahbar und ehrlich. Echte Verantwortung, kein Micromanagement.

📈 Wachstum: Wenn du gut bist, wachsen die Aufgaben mit dir.

Schreib uns kurz:

👤 Wer du bist und was du gerade machst

🎯 Warum genau du die richtige Person für diese Rolle bist

📅 Ab wann und wie du zeitlich verfügbar bist