Administrative Assistant (m/ w/d)

Valeo is a tech global company, designing breakthrough solutions to reinvent the mobility. We are an automotive supplier partner to automakers and new mobility actors worldwide. Our vision? Invent a greener and more secured mobility, thanks to solutions focusing on intuitive driving and reducing CO2 emissions. We are leader on our businesses, and recognized as one of the largest global innovative companies.

Infrastruktur & Technische Instandhaltung

• Prüfwesen & Sicherheit: Durchführung regelmäßiger Gesamtkontrollen der Infrastruktur sowie Koordination von Prüfmaßnahmen durch externe Dienstleister (z. B. DEKRA-Begehungen, Feuerwehr-Einlass für Kontrollen).
• Maßnahmenmanagement: Bestimmung und Umsetzung notwendiger Maßnahmen nach Gefahrenbegehungen (z. B. durch die DEKRA).
• Dokumentation: Erstellung, Aktualisierung und Kommunikation von Dokumentationen und Betriebsanweisungen

Dienstleistersteuerung & Partnermanagement

• Schnittstellenfunktion und Besuchsmanagement: Zentrale Ansprechpartnerin für Vermieter sowie externe Servicedienste (IT, Telekommunikation, Zulieferer, Reinigungsdienste).
• Steuerung externer Partner: Management externer Dienstleister im Rahmen definierter Vorgaben (Wartungsverträge, Abrufaufträge usw.) bei der Ausführung von Instandhaltungsarbeiten.

Büroorganisation & Administration

• Bestellwesen & Inventar: Überprüfung der Bürobestände, eigenständige Nachbestellung sowie allgemeines Ablage- und Bestellwesen.
• Finanzadministration: Unterstützung im Rechnungswesen und der Vertragsadministration.
• Post & Logistik: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Paketannahme.
• Allgemeine Assistenz: Unterstützung im Tagesgeschäft und allgemeine administrative Aufgaben.

Personal, Kommunikation & Events

• On- & Offboarding: Organisatorische Begleitung beim Ein- und Austritt von Mitarbeitern.
• Interne Kommunikation: Teilnahme an Jour Fixes und Redaktionsmeetings; Erstellung von Content für den Smart Hub sowie Beiträge für den HR-Network-Newsletter.

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- a business highly committed to limiting the environmental impact if its activities and ranked by Corporate Knights as the number one company in the automotive sector in terms of sustainable development

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