Executive & Personal Assistant (Freelance, Remote)

Dreamlight Labs gehört zu den am schnellsten wachsenden Eventmarken im deutschsprachigen Raum. Mit unseren Live-Erlebnissen begeistern wir jährlich über 250.000 Besucher in Deutschland, Österreich, der Schweiz und weiteren europäischen Ländern.

Für die kommende Wachstumsphase suchen wir keine klassische Assistenz, sondern eine rechte Hand für den Gründer. In dieser Rolle arbeiten Sie direkt mit dem Gründer zusammen und übernehmen organisatorische, administrative und operative Themen, damit er sich vollständig auf Wachstum, Strategie, neue Projekte und Unternehmensentwicklung konzentrieren kann.

Wir suchen eine Person, die nicht nur Aufgaben verwaltet, sondern Verantwortung übernimmt, Probleme eigenständig löst und Themen zuverlässig vorantreibt.

Aufgaben

• Kommunikation mit Anwälten, Steuerberatern, Versicherungen und Dienstleistern
• Reiseplanung und Reiseorganisation
• Terminmanagement und Koordination
• Nachverfolgung von Fristen, offenen Aufgaben und Projekten
• Recherche zu geschäftlichen und privaten Themen
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Vergleich und Auswahl von Dienstleistern
• Verwaltung und Organisation wichtiger Dokumente
• Unterstützung bei internationalen Projekten
• Koordination verschiedenster organisatorischer Herausforderungen

Ein Beispiel aus dem Alltag: Der Gründer benötigt einen spezialisierten Steuerberater in Portugal. Sie recherchieren passende Ansprechpartner, führen erste Gespräche, vergleichen die Optionen und präsentieren konkrete Empfehlungen inklusive Vor- und Nachteilen. Nach der Entscheidung organisieren Sie die Umsetzung.

Qualifikation

• Erfahrung in einer Rolle mit hoher Eigenverantwortung, z. B. als Executive Assistant, Personal Assistant, Operations Manager, Office Manager oder vergleichbar
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse
• Professionelle Kommunikation mit externen Partnern
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Fähigkeit, Probleme eigenständig zu lösen und Themen konsequent zu Ende zu bringen

Wichtiger als Abschlüsse oder Zertifikate ist uns, dass Sie Verantwortung übernehmen, mitdenken und zuverlässig Ergebnisse liefern.

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Gründer
• Langfristige Zusammenarbeit
• Vollständig remote
• Hohe Eigenverantwortung ab dem ersten Tag
• Internationale Projekte
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit direktem Einfluss
• Zusammenarbeit auf Freelancer-Basis
• Geplant sind ca. 30–40 Stunden pro Woche mit langfristiger Perspektive
• Keine festen Kernarbeitszeiten – Ergebnisse zählen, nicht Anwesenheit
• Budgetrahmen je nach Erfahrung und Qualifikation: ca. 3.500 € bis 5.500 € pro Monat