Freelance Virtuelle Assistenz (m/w/d)

Partner4Business unterstützt mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistik bei Restrukturierung, Interim Management, Prozess- und Kostenoptimierung sowie operativer Unternehmensentwicklung.

Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung suchen wir eine selbstständig tätige virtuelle Assistenz (m/w/d), die den Inhaber von Partner4Business im operativen Tagesgeschäft zuverlässig entlastet.

Gesucht wird eine strukturierte, digital versierte und eigenständig arbeitende Persönlichkeit, die Informationen aufbereitet, organisatorische Aufgaben übernimmt und dafür sorgt, dass operative Themen zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden.

Die Zusammenarbeit erfolgt zu 100 % remote und ausschließlich auf selbstständiger Basis. Es handelt sich nicht um eine Festanstellung.

Aufgaben

Der Schwerpunkt der Zusammenarbeit liegt in der organisatorischen und administrativen Unterstützung des laufenden Geschäfts.

Zu den möglichen Aufgaben gehören:

Unterstützung bei der Organisation des Tagesgeschäfts

Bearbeitung und strukturierte Vorbereitung von E-Mails und Korrespondenz

Terminorganisation und Koordination

Recherche von Unternehmen, Ansprechpartnern und relevanten Informationen

Vorbereitung und Pflege von Kontakt- und Unternehmensdaten

Unterstützung bei CRM- und Datenpflege

Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Übersichten und Präsentationsgrundlagen

Vorbereitung von Besprechungen und Nachhalten offener Punkte

Unterstützung bei der Organisation von Projekten und Aufgaben

Durchführung allgemeiner Online-Recherchen

strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation

Unterstützung bei Angeboten, Unterlagen und administrativen Geschäftsvorgängen

Kommunikation mit Geschäftspartnern und externen Dienstleistern nach Abstimmung

Unterstützung bei LinkedIn- und allgemeinen digitalen Aktivitäten

eigenständiges Nachhalten vereinbarter Aufgaben und Fristen

Je nach Erfahrung und Interesse kann der Aufgabenbereich im Laufe der Zusammenarbeit erweitert werden.

Nicht gesucht wird eine reine Datenerfassungskraft. Erwartet wird eine virtuelle Assistenz, die mitdenkt, strukturiert arbeitet und Aufgaben eigenständig bis zum Abschluss verfolgt.

Qualifikation

Gesucht wird eine selbstständig arbeitende Persönlichkeit mit Erfahrung in virtueller Assistenz, Assistenz, Office Management, Backoffice oder vergleichbaren Tätigkeiten.

Wichtig sind insbesondere:

Erfahrung in administrativer und organisatorischer Unterstützung

sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

professioneller Umgang mit E-Mail und geschäftlicher Korrespondenz

sicherer Umgang mit MS Office bzw. vergleichbaren Anwendungen

gute digitale Kompetenz und schnelle Einarbeitung in neue Tools

ausgeprägte Organisationsfähigkeit

strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

selbstständiges Erkennen und Nachhalten offener Aufgaben

hohe Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit

Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen

Fähigkeit, Informationen selbstständig zu recherchieren und übersichtlich aufzubereiten

Erfahrungen im Umfeld von Unternehmensberatung, Personalberatung, Logistik, Industrie oder mittelständischen Unternehmen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.

Entscheidend ist für uns weniger ein bestimmter Abschluss als die Fähigkeit, professionell, eigenständig und zuverlässig auf unternehmerischem Niveau zu arbeiten.

Benefits

Wir bieten eine flexible und unternehmerisch geprägte Zusammenarbeit mit direkter Abstimmung und kurzen Entscheidungswegen.

• 100 % Remote

vollständig ortsunabhängige Zusammenarbeit

Freelance-/Selbstständigenbasis

grundsätzlich flexible zeitliche Organisation

direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber von Partner4Business

abwechslungsreiche Aufgaben rund um Unternehmensberatung, Interim Management und operative Unternehmensentwicklung

hoher eigener Gestaltungsspielraum

Möglichkeit, eigene Ideen zur Verbesserung von Abläufen einzubringen

schrittweise Erweiterung des Verantwortungsbereichs möglich

längerfristige Zusammenarbeit bei erfolgreicher Entwicklung ausdrücklich erwünscht

Die konkrete Leistung, der zeitliche Umfang und die Vergütung werden vor Beginn der Zusammenarbeit individuell vereinbart.

ür eine erste Einschätzung bitten wir um ein kurzes aussagekräftiges Freelancer- bzw. Assistenzprofil.

Bitte teile uns insbesondere mit:

welche Erfahrungen du bisher als virtuelle Assistenz oder im administrativen Bereich gesammelt hast

welche Aufgaben du bisher eigenständig übernommen hast

mit welchen digitalen Tools und Anwendungen du arbeitest

wie viele Stunden pro Woche du aktuell zur Verfügung stellen kannst

ab wann du starten könntest

welches Vergütungsmodell du üblicherweise verwendest

welche Honorarvorstellung du hast

Uns interessiert außerdem kurz:

Wie organisierst du dich, wenn mehrere Aufgaben, Termine und offene Punkte gleichzeitig bearbeitet und zuverlässig nachgehalten werden müssen?

Wenn du selbstständig arbeitest, Verantwortung für deine Aufgaben übernimmst und einem Unternehmer im Tagesgeschäft spürbar den Rücken freihalten kannst, freuen wir uns auf den Austausch.

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