Freelancer - Race Office Manager:in (f/m/d)

HYROX ist eine globale Sportveranstaltungsreihe, die Laufen und functional Fitnesstraining in einem einzigartigen Wettkampfformat vereint. HYROX wurde 2017 in Deutschland gegründet und hat sich zu einer weltweiten Fitnessbewegung entwickelt, die Veranstaltungen auf fünf Kontinenten umfasst und jede Saison Zehntausende von Sportlern anzieht.

Als Race Office Manager:in (f/m/d) bist du der Kopf hinter dem gesamten Race Office und der Crew-Versorgung während unseres Events. Du sorgst dafür, dass das logistische Equipment, wichtige Dokumente und das Staff-Catering absolut zuverlässig, blitzschnell und perfekt strukturiert gehändelt werden. Gleichzeitig bist du der zentrale Dreh- und Angelpunkt, der alle Schnittstellen hinter den Kulissen koordiniert, das Team mit Infos sowie Energie versorgt und zu einer erstklassigen Performance antreibt..

DEINE KEY AUFGABEN

• Truck- & Logistik-Koordination: Lkw-Koordinaten für die Entladung lokalisieren und dich direkt mit den Fahrern abstimmen, um ein effizientes Entladen der Güter sicherzustellen.
• Inventory Move: Kisten, Trunks und Event-Equipment physisch in den zugewiesenen Race Office-Bereich bewegen und dort strukturiert anordnen.
• Flaggen-Management: Flaggenboxen ausfindig machen, nach Kategorien sortieren und sicherstellen, dass alle temporären Flaggen nach den Foto-Sessions wieder ordnungsgemäß eingesammelt werden.
• Crew-Catering & Versorgung: Die allgemeine Catering-Area aufbauen und sauber halten. Mahlzeiten an berechtigte Crew-Mitglieder ausgeben, Frühstücksbeutel mit dem Hotelpartner organisieren sowie Snacks und Snack-Packs für das Race Office und verschiedene Stationen vorbereiten.
• Refreshment-Logistik: Wasser-Abholpunkte identifizieren sowie die Lieferung und den Aufbau dedizierter Erfrischungszonen koordinieren.
• Proaktive Kommunikation: Essenszeiten und wichtige Updates eigenständig und rechtzeitig über die Staff-WhatsApp-Gruppe an das Team kommunizieren.
• Dokumentation & Setup: Eng mit dem Event Production (EP) Team abstimmen, um Hallen- und Floorpläne für das Race Office und das Operations-Team auszudrucken und gut sichtbar zu platzieren.
• Athleten-Support: Athleten bei Fragen im Race-Office-Bereich mit Rat und Tat zur Seite stehen und sie gezielt anleiten (z. B. beim Scannen von QR-Codes für Folgemaßnahmen).

YOUR PROFILE

• Organisations- & Logistiktalent: Du behältst auch im größten Event-Trubel den absoluten Überblick über Materialien, Kisten und Pläne. Eine strukturierte, saubere Arbeitsumgebung ist für dich selbstverständlich.
• Ausgeprägte Hands-on-Mentalität: Du packst überall dort mit an, wo Hilfe gebraucht wird – sei es beim physischen Bewegen von Equipment, dem Aufbau von Catering-Zonen oder dem Einsammeln von Flaggen.
• Kommunikationsstärke & Empathie: Du bist ein offener Teamplayer und die zentrale Schnittstelle für Fahrer, das EP-Team, Hotelpartner und die Crew. Du kommunizierst schnell, klar und stets gut gelaunt.
• Service- & Crew-Orientierung: Das Wohlbefinden unseres Teams steht für dich weit oben. Du sorgst dafür, dass alle pünktlich versorgt sind, und bietest auch unseren Athleten eine professionelle und herzliche Experience.
• Reiselust & Flexibilität: Du bist abenteuerlustig, flexibel und bereit, zu unseren DACH-Veranstaltungen zu reisen, um das Race Office vor Ort eigenverantwortlich zu rocken.
• Sprachen: Deutsch (C-Niveau), gutes Englisch
• Standort: Du bist Deutschland-Based in der City deiner Wahl