IT
Leader europeo nel settore degli investimenti immobiliari, in espansione sul mercato italiano, ricerca un Office Manager & Executive Assistant da inserire nella sede direzionale di Milano, con la duplice missione di supportare la Direzione e la Leadership italiana nelle attività esecutive, e di assicurare efficienza, organizzazione e fluidità nei processi aziendali strategici e operativi della sussidiaria italiana.
Office Manager & Executive Assistant
ITA/2508/OMEA
/ Milan-based /
Il candidato ideale possiede una solida esperienza nel ruolo, maturata in contesti internazionali dinamici, con uso frequente della lingua inglese e la versatilita’ necessaria a gestire attivita’ diversificate di marketing, PR, comunicazioni interne ed esterne, supervisione di attivita’ contabili, consulenze legali, risorse umane, gestione fornitori e scheduling.
Responsabilità
Come Executive Assistant:
- Gestione delle agende, pianificazione meeting e coordinamento appuntamenti;
- Redazione e revisione di corrispondenza, presentazioni e comunicazioni interne;
- Gestione di informazioni coperte da privacy e dalla massima riservatezza;
- Organizzazione di trasferte, itinerari e note spese;
- Stesura verbali, follow-up e attività di supporto al project management;
- Interfaccia tra la Direzione, i clienti e i team interni.
Come Office Manager:
- Supervisione operativa quotidiana dell’ufficio, garantendo efficienza e ordine;
- Gestione acquisti, fornitori e contratti di servizi, approvvigionamento materiali;
- Supporto all’onboarding e formazione di nuovi dipendenti;
- Monitoraggio della conformità a policy interne e requisiti normativi;
- Coordinamento dei sistemi interni di archiviazione documentale e calendari;
- Supporto ad attività di marketing, PR, eventi aziendali e comunicazione interna o esterna;
- Organizzazione logistica di riunioni, training e iniziative di team building;
- Attivita’ d’ufficio legate all’operativita’ quotidiana: reception, telefono, commissioni, accoglienza ospiti, etc.
Requisiti
- Laurea in Lingue, Comunicazione, Economia o discipline affini;
- Almeno 4 anni di esperienza come Executive Assistant, Office Manager o in ruoli affini;
- Ottima capacità di coordinamento e gestione di processi e funzioni interdipartimentali;
- Competenza avanzata in Microsoft Office, Google Workspace e CRM/ERP aziendali;
- Spiccate doti organizzative, multitasking e gestione delle priorità;
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale;
- Riservatezza, professionalità e capacità di problem solving;
- Italiano e inglese fluenti, in scritto e parlato.
L’offerta
- Un ruolo chiave di responsabilità e coordinamento in una realtà leader europea nel settore;
- Contratto a tempo indeterminato (CCNL Terziario, Distribuzione e Servizi);
- Pacchetto retributivo competitivo, commisurato all’esperienza;
- Ambiente internazionale, dinamico, in una realta’ in crescita costante e con concrete opportunità di sviluppo professionale.
Se ti riconosci in questo profilo, hai ambizione e competenze, contattaci scrivendo a:
A causa dell’alto volume di candidature saranno contattati solo i profili in linea con i requisiti.
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EN
A European leader in real estate investment, currently expanding in the Italian market, is seeking an Office Manager & Executive Assistant to join its Milan headquarters.
This role has a dual mission: to support the Italian Managing Director and Leadership team in operational activities, while ensuring efficiency, organization, and smooth operations across both strategic and day-to-day processes of the Italian subsidiary.
Office Manager & Executive Assistant
ITA/2508/OMEA
/ Milan-based /
The ideal candidate brings solid experience in the role, gained within dynamic international environments, with frequent use of English and the versatility to handle a wide range of activities, including marketing, PR, internal and external communications, accounting oversight, legal consultancy coordination, HR support, vendor management, and scheduling.
Key Responsibilities
As Executive Assistant
- Manage calendars, schedule meetings, and coordinate appointments;
- Draft and edit correspondence, presentations, and internal communications;
- Handle confidential information with discretion and professionalism;
- Organize travel arrangements, itineraries, and expense reports;
- Take meeting minutes, follow up on action items, and support project management;
- Act as a liaison between management, clients, and internal teams;
As Office Manager
- Oversee the day-to-day operations of the office, ensuring efficiency and order;
- Manage purchasing, suppliers, service contracts, and office supplies;
- Support onboarding and training of new employees;
- Monitor compliance with internal policies and regulatory requirements;
- Coordinate internal systems for document management and office calendars;
- Support marketing, PR, corporate events, and internal/external communications;
- Organize logistics for meetings, training sessions, and team-building initiatives;
- Handle general office administration: reception, phone calls, errands, manage incoming guests, etc.
Requirements
- Degree in Languages, Communication, Business Administration, or related field;
- Minimum 4 years’ experience as an Executive Assistant, Office Manager, or in similar roles;
- Strong ability to coordinate and manage interdepartmental processes and functions;
- Proficiency in Microsoft Office, Google Workspace, and CRM/ERP systems;
- Excellent organizational, multitasking, and priority-management skills;
- Strong written and verbal communication skills;
- Discretion, professionalism, and problem-solving abilities;
- Fluent in Italian and English, both written and spoken.
The Offer
- A key position of responsibility and coordination in a European market leader;
- Permanent contract with competitive salary package, commensurate with experience and skills;
- International, dynamic work environment in a fast-growing company with solid professional growth opportunities.
If this profile matches your skills and ambitions, please send your application to:
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