Office Assistant

Per la nostra sede di La Spezia, stiamo cercando la figura di Office Assistant per un impiego full-time (40 ore/settimanali). La risorsa farà parte del dipartimento Logistica che collabora con tutta l’azienda per garantire un alto livello di servizio a colleghi, clienti, fornitori e anche a Business Partner esterni.Che cosa farai?Attività di reception:• accoglienza ospiti• gestione delle richieste dei vari dipartimenti• gestione della corrispondenzaSupervisione degli spazi aziendali:• controllo delle forniture dell’ufficio e approvvigionamento degli uffici• supervisione e riorganizzazione degli spazi aziendali• manutenzione/ispezione ordinaria e straordinaria delle infrastrutture collaborando con fornitori esterniOrganizzazione viaggi ed eventi:• Ricezione richieste di viaggio; verifica autorizzazioni e gestione costi, proposta e prenotazione itinerari e mezzi di trasporto e Hotel finalizzazione acquisto viaggi e supporto ai travelers durante le trasferte• organizzazione di meeting ed eventi interni e cateringBack Office:• Attività di segretaria e back office• gestione segreteria• Gestione note spese e riconciliazione carte di credito• Coordinamento assegnazione badge dipendenti, collaboratori, guest• Coordinamento con reparto HR e IT per assegnazione device aziendali ai nuovi dipendentiCoordinamento per fare eseguire sostituzioni e/o interventi tecnici per malfunzionamentiCoordinamento per gestione stampanti aziendali e ordini materiali di consumo – accessori (ordini, magazzino e assegnazioni)Acquisti:• Richiesta preventivi, gestione ordini di acquisto, ricezione merce • Approvvigionamento forniture d'ufficio• Negoziazione condizioni commerciali, controllo dei costi• Gestione fornitori• Spedizioni e corrieri• Attività di back office (registrazione ordini, archiviazione fatture, etc.) utilizzando sistema di ERP aziendale.Fleet management:- supporto operativo alla rete commerciale- attività di back-office anche con l’uso del gestionale AVRIOS- gestione multe- assegnazione pool cars- ispezione ordinaria delle pool cars e attività di manutenzione, collaborando con fornitori esterniREQUISITI • Diploma di scuola superiore/laurea• Conoscenza della lingua inglese – (B1 minimo)• Precedente esperienza in contesti e attività simili (preferibile)• Buona conoscenza pacchetto Office (in particolare Excel, Outlook, Word, Teams)• Conoscenza gradita del gestionale Microsoft Dynamics 360 • In possesso della patente B (sono richieste trasferte/uscite per servizio)Soft Skills: Capacità di risoluzione dei problemi con un approccio orientato al cliente (interno/esterno); buone capacità di comunicazione, proattività e spirito di iniziativa. Curiosità, flessibilità e propensione a imparare velocemente; orientamento ai dettagli.COSA OFFRIAMO>  Inquadramento da valutare in base all'esperienza del candidato > Possibilità di Smart Working > Ticket: buoni pasto giornalieri da 8 euro> Benefit: Welfare aziendale come da regolamento interno, formazione continua> Assicurazione Sanitaria di Categoria: Unisalute L’annuncio è rivolto anche a persone appartenenti alle liste del collocamento mirato categorie protette (L. 68/99 o Art. 18)