Specialista Amministrativo (Ibrido)

Descrizione dell’azienda e del ruolo: chi siamo e perché stiamo assumendo

Discoup.com è una delle principali piattaforme di incentivi per lo shopping online, che aiuta milioni di utenti a risparmiare ogni giorno grazie a codici sconto e offerte esclusive.

Siamo un’azienda in forte crescita, in rapida espansione nelle nostre tre sedi principali (Vicenza, Italia; Madrid, Spagna; New York, USA). Il nostro network è attivo in sette paesi: Italia, Spagna, Regno Unito, Germania, Francia, Stati Uniti e Brasile. Collaboriamo con migliaia di merchant, investitori, advertiser, agenzie e network di performance marketing per offrire il massimo valore ai nostri utenti.

Per supportare la nostra continua crescita e la crescente complessità operativa della nostra struttura internazionale, siamo alla ricerca di uno Specialista Amministrativo (Ibrido) che supporti principalmente le operazioni finanziarie delle nostre entità, come contabilità di base e controllo dei costi. Il ruolo includerà anche responsabilità amministrative limitate a supporto delle funzioni Legal e HR.

Nota: questa posizione non è un ruolo da Controller né esclusivamente Finance, ma un ruolo ibrido che combina amministrazione, supporto contabile e coordinamento operativo.

Il ruolo è ideale per una persona precisa, organizzata e desiderosa di sviluppare un’esperienza operativa trasversale in un contesto internazionale.

Collaborerai a stretto contatto con stakeholder cross-funzionali — inclusi fornitori esterni — per garantire visibilità operativa, gestione della documentazione e supporto alle decisioni del management.

La posizione combina precisione amministrativa e pensiero analitico, offrendo un’esposizione diretta alle operazioni internazionali e al monitoraggio dei budget.

Responsabilità principali

Controllo dei costi & supporto al budget (90%)

• Fornire supporto operativo nei processi contabili, fiscali e amministrativi, collaborando strettamente con il team Amministrazione su tematiche internazionali e, quando necessario, italiane. Il ruolo richiede una solida base pratica in contabilità e fiscalità per supportare efficacemente le attività quotidiane.
   
• Supportare la preparazione e la manutenzione dei budget operativi delle entità aziendali e delle principali attività.
   
• Monitorare le spese effettive rispetto al budget e mantenere file di controllo costi per garantire visibilità al management.
   
• Monitorare i costi dei fornitori, le spese ricorrenti (software, servizi, abbonamenti) e i costi operativi una tantum.
   
• Verificare fatture e spese rispetto ai budget approvati e ai termini contrattuali.
   
• Segnalare rischi di budget, sforamenti o costi imprevisti agli stakeholder rilevanti.
   
• Supportare l’allocazione dei costi tra le diverse entità, ove applicabile.
   
• Supportare il coordinamento cross-funzionale tra Finance, Legal, HR e fornitori esterni.
   
• Garantire che gli obblighi contrattuali siano allineati con i budget approvati e i processi di pagamento.

Legal & gestione contratti (5%)

• Gestire promemoria per rinnovi contrattuali e coordinare i processi decisionali interni.
   
• Coordinarsi con consulenti legali esterni quando è necessaria una revisione o un supporto formale.
   
• Supportare la preparazione e l’aggiornamento di template operativi, policy o accordi standard, se necessario.

Supporto alle operazioni HR (5%)

• Supportare i processi amministrativi di onboarding e offboarding.
   
• Contribuire a garantire coerenza operativa e allineamento della documentazione tra le diverse entità.
   
• Coordinarsi con stakeholder interni e fornitori locali payroll/HR quando richiesto.

Requisiti essenziali

• 1–3 anni di esperienza in ambito operations, amministrazione, supporto finance o ruolo correlato (stage o esperienze progettuali rilevanti sono considerati).
   
• Forti capacità organizzative e attenzione al dettaglio, con abilità nella gestione di documenti, scadenze e stakeholder multipli.
   
• Conoscenza base delle operazioni aziendali, budgeting/contabilità di base o processi amministrativi.
   
• Buona familiarità con fogli di calcolo (Excel o Google Sheets) per il monitoraggio di budget, costi o dati operativi.
   
• Esperienza nella gestione documentale o utilizzo di repository condivisi (Google Drive, SharePoint o simili).
   
• Ottime capacità di comunicazione scritta e orale in inglese (livello B2 o superiore) (altre lingue sono un plus); il ruolo prevede interazione quotidiana con Manager e consulenti esterni anglofoni.
   
• Mentalità proattiva e orientata al problem solving, con forte attenzione all’accuratezza e all’affidabilità operativa.
   
• Capacità di lavorare in un ambiente remoto, internazionale e cross-funzionale.
   
• Esperienza pratica nell’utilizzo di strumenti di AI (es. ChatGPT o simili) per supportare ricerca, organizzazione o efficienza operativa è considerata un plus.

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