Administratief / Directieassistent

Over Ons:

Medetone is een snelgroeiend gezondheidszorgbedrijf dat innovatieve diagnostische en behandelingsdiensten levert. Wij zijn op zoek naar een toegewijde en vindingrijke Administratief/Directieassistent ter ondersteuning van onze CEO en het bredere team. Deze functie vereist flexibiliteit, discretie en een sterke focus op efficiëntie.

Functieomschrijving:

Wij zijn op zoek naar een zeer georganiseerde, proactieve en flexibele Administratief / Directieassistent ter ondersteuning van de opzet en dagelijkse werking van ons nieuwe kantoor in Amsterdam. Deze functie is ideaal voor iemand die floreert in een dynamische en veeleisende omgeving en met vertrouwen eigenaarschap neemt over een breed scala aan verantwoordelijkheden – van het beheren van administratieve processen tot het ondersteunen van senior executives en het onderhouden van contact met externe partijen. Je speelt een cruciale rol bij het soepel en efficiënt opstarten van ons nieuwe kantoor én bij het blijvend organiseren en optimaliseren van ons team.

Belangrijkste Verantwoordelijkheden:

• Assisteren bij de volledige opzet van het kantoor in Amsterdam, inclusief leveranciers, nutsvoorzieningen, apparatuur en diensten.
• Coördineren met leveranciers, aannemers en interne belanghebbenden om een tijdige uitvoering van opzettaken te waarborgen.
• Inkoop en beheer van kantoorbenodigdheden en meubilair.
• Ondersteuning bieden bij communicatie op hoog niveau en opvolging waar nodig.
• Een georganiseerde en systematische archiveringsstructuur (zowel digitaal als fysiek) onderhouden voor kantoor- en personeelsdossiers.
• Behandelen van inkomende en uitgaande correspondentie, met tijdige reacties en duidelijke documentatie.
• Beheer van personeelsdossiers en zorgen dat documentatie volledig en in overeenstemming met lokale regelgeving is.
• Assisteren bij het onboardingproces van nieuwe medewerkers, inclusief het voorbereiden van documentatie en introductiemateriaal.
• Het bedrijf op professionele wijze vertegenwoordigen bij gesprekken met klanten of gasten.
• Zorgen dat het kantoor netjes, goed georganiseerd en in overeenstemming met de bedrijfsnormen blijft.
• Initiatief nemen om systemen en werkprocessen te verbeteren waar mogelijk.

Vereisten:

• Taal: Vloeiend in zowel Nederlands als Engels (minimaal C1-niveau, zowel mondeling als schriftelijk). Kennis van Frans is een pré.
• Ervaring: Minimaal 2 jaar ervaring in een administratieve functie, als directieassistent of in kantoorcoördinatie.
• Sterke persoonlijkheid met het zelfvertrouwen om meerdere belanghebbenden tegelijk aan te sturen.
• Hoge mate van nauwkeurigheid en uitstekende organisatorische vaardigheden.
• In staat om zelfstandig te werken en kalm te blijven onder druk.
• Voelt zich op zijn/haar gemak in een snel veranderende omgeving en kan zich gemakkelijk aanpassen aan veranderende behoeften.
• Vaardig in MS Office, Google Workspace en digitale archiveringssystemen.
• Bekendheid met Nederlandse arbeidswetgeving of administratieve processen is een pré.
• Ervaring met het ondersteunen van kantooropeningen of het opzetten van nieuwe locaties is een sterk voordeel.
• Ervaring in de gezondheidszorg of farmaceutische sector is een pré

Waarom bij ons werken?
Bij Medetone word je onderdeel van een ondersteunend en dynamisch team dat zich inzet om een verschil te maken in de gezondheidszorg. Als administratief assistent krijg je de kans om bij te dragen aan het succes van ons managementteam, terwijl je waardevolle ervaring opdoet binnen een snelgroeiende organisatie.

Voordelen:

• Competitief salaris en voordelen op basis van ervaring.
• Mogelijkheden voor professionele groei binnen het bedrijf.