Assistent Office Manager

Ben jij een veelzijdige professional die graag het contactpunt is tussen klanten en het verkoopteam? Lees dan snel verder!

Over de vacature:

In je rol ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve en logistieke taken. Je bereidt prijsopgaven en offertes voor, en neemt bestellingen en orders op, verwerkt deze en voert ze uit. Daarnaast neem je inkomende goederen en herstellingen op en verwerkt deze, stel je uitgaande pakbonnen op en zorg je voor de logistieke afhandeling ervan. Ook bereid je de facturatie van verkopen, abonnementen en herstellingen voor.

Na een inwerkingsperiode kun je doorgroeien naar meer verantwoordelijke taken. Zo kun je het klantcontractbeheer op je nemen, waarbij je abonnementen voor zowel lange als korte duur up-to-date houdt. Ook houd je klantgegevens en bezoekrapporten van het salesteam bij en bereid je aanbestedingen en verkoopcontracten voor. Verder volg je klanten op wanneer betalingen uitblijven.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor diverse kantoortaken. Je neemt de telefoon op, ontvangt bezoekers en leveringen, en beheert de voorraad van handelsgoederen en kantoormateriaal. Je zorgt ervoor dat het kantoor netjes blijft en streeft naar een cleandesk-policy.

Op technisch administratief gebied neem je servicecalls aan en analyseer je deze, waarna je ze invoert in Topdesk. Kennis van Topdesk is hierbij een voordeel. Je zorgt voor de facturatie van servicecalls en fungeert als schakel tussen technici en verhuurders betreffende toegangsbeheer van locaties. Ook beheer je de voorraad van infrastructuurmateriaal en verzorg je bestellingen hiervoor.

Na je inwerkperiode kun je ook doorgroeien naar het beheren van contracten met verhuurders en het controleren van aankoopfacturen van verhuurders. Bovendien houd je de evolutie van bestaande locaties up-to-date in Excel.

Wat wij vragen:

• Kennis en ervaring met Exact/Excel;
• Pipedrive en Topdesk: kennis is een pluspunt;
• Proactief en zelfstandig in het oppakken van taken.
• Sterk in het opbouwen van relaties met klanten en collega's;
• Nauwkeurig en discreet in het verwerken van informatie van alle relaties;
• Je bent in het bezit van een HBO-diploma in administratie, verkoop en/of Office Management.

Wat wij bieden:

• Een gerichte integratie en training binnen je team, afgestemd op jouw opleidingsniveau en/of ervaring;
• Collega's die betrokken zijn en teamwork hoog in het vaandel dragen - je staat er niet alleen voor, want samen bereiken we meer!
• Mogelijkheden voor verdere ontwikkeling naar Office Manager door middel van trainingen en cursussen die aansluiten bij jouw functie.
• In de maand mei betalen wij 8,33% vakantiegeld uit;
• Je ontvangt 25 vakantiedagen (naar rato opbouwen) op basis van onze NBBU cao voor uitzendkrachten;

Over het bedrijf:

Ons geavanceerde netwerk, bestaande uit een groot aantal masten verspreid over een uitgestrekt gebied, wordt continu gemonitord om uw gemoedsrust te garanderen. We zijn voortdurend bezig met investeren, bouwen, onderhouden en repareren, waardoor onze klanten zich onbezorgd kunnen richten op hun kernactiviteiten.

Als vooraanstaande partner van Motorola-applicaties spelen we een essentile rol in de voortdurende ontwikkeling van bedrijf kritische communicatie. Ons eersteklas netwerk, uniek in Nederland, stelt ons in staat om positief bij te dragen aan deze evolutie.

Met een team van deskundigen in Belgi, Nederland en het Verenigd Koninkrijk zijn we goed uitgerust om de hoogste kwaliteit service te bieden binnen onze werkgebieden.