Document Controller

Gate terminal bestaat uit circa 100 medewerkers, die werken in één van de 7 afdelingen: Finance, Commercial, Staff, Operations, Maintenance, Projecten en O&M (Operations & Maintenance). De aansturing van Gate terminal vindt plaatst vanuit het Management Team. De organisatie bestaat uit een relatief jong team van (technische) specialisten die zich dagelijks inzetten voor een betrouwbare terminal die continu voldoet aan de wensen van de opdrachtgevers. Korte lijnen en een vriendelijke cultuur kenmerken de onderlinge samenwerking. 

Wat ga je doen?

Als Document controller beheer je voor de gehele organisatie de tekeningen-, contracten-, (klant)certificaten, documentatie, procedures/werkinstructies en applicaties (Document Management System (DMS) en neem je de vereiste informatie conform gestelde bedrijfsstandaarden op. Daarnaast beheer je de kwaliteitssystemen en -procedures en lever je een bijdrage aan de uitvoering/handhaving daarvan.

Je belangrijkste uitdagingen en taken

Welke functie je bij ons ook vervult, je kunt altijd een pionier zijn. In onze organisatie is volop ruimte voor eigen initiatief.

In deze functie bestaan je werkzaamheden voornamelijk uit: 

• ontvangen, beheren, registeren en verspreiden van technische documentatie (intern en/of leveranciers), tekeningen, contracten, procedures en werkinstructies volgens richtlijnen;

• deelnemen aan projecten vanuit eigen kennisgebied;

• opzetten van de “life cycle” documentatie voor Gate en zorgen voor het schonen van dossiers/systemen volgens geldende richtlijnen;

• analyseren en bepalen van gaps in huidige documentatie en informatiesystemen, opstellen van een plan ter oplossing;

• doen van aanbevelingen inzake praktische verbeterin­gen in opslagmethoden en -procedures en t.a.v. vereenvoudiging in de structuur;

• opzetten van het Document Management Systeem (DMS); 

• inventariseren van documenten die in het DMS meegenomen moeten worden;

• informeren van de organisatie bij nieuwe documentatie;

• oplossen van gebruikersproblemen en trainen/instrueren van gebruikers;

• doen van voorstellen ter verbetering van de data-integriteit van DMS;

• fungeren als document lead bij projecten;

• fungeren als aanspreekpunt/vraagbaak o.h.g.v. het kwaliteits(management)systemen;

• zorgdragen voor kwaliteitsbewustzijn binnen de onderneming d.m.v. het bewaken van het nakomen van afspraken, beschikbaar stellen van informatie/presentaties, trainingen e.d.;

• onderhouden van een praktisch uitvoerbaar en compleet kwaliteitsmanagementsysteem;

• zorgen voor het verbinden van Document Management System documenten in het kwaliteitssysteem aan de juiste processen;

• ontwikkelen van applicaties en routing binnen het kwaliteitssysteem;

• opzetten van workflows in het systeem, uitrollen van de beschikbare functionaliteit; 

• oplossen van gebruikersproblemen en trainen/instrueren van gebruikers;

• doen van aanbevelingen inzake systeemverbeteringen.

Ons aanbod

Wij bieden je een boeiende baan (tijdelijk) op basis in de groeiende LNG (vloeibaar aardgas) sector binnen een bedrijf met veel uitdagingen, korte lijnen en een prettige informele werksfeer. Jij leert van ons, wij leren van jou. Wij staan open voor goede ideeën en voor medewerkers die beslissingen durven nemen. Ons team is deskundig, energiek en altijd bereid om klanten de beste oplossing te bieden.

Interesse?

Lijkt het je interessant om een nieuwe stap in je loopbaan te zetten bij één van de grootste en meest moderne LNG-terminals in Europa? Stuur je CV via onderstaande knop.

Mocht je nog vragen hebben over de vacature? Neem contact op met Juan Romberg 06 21 54 65 74 [email protected] 

Een screening maakt deel uit van onze sollicitatieprocedure

Functie-eisen

Veiligheid en kwaliteit in je werk zijn belangrijk voor je. Je bent een teamspeler en je voelt je betrokken bij onze organisatie en onze klantenkring. Bovendien wil je jezelf ontwikkelen. Je bent resultaatgericht, communicatief sterk, zelfstandig en hebt oog voor detail, waardoor je goed past in onze organisatie.

Opleiding en ervaring

Medewerkers van Gate hebben een uiteenlopende achtergrond: technisch, economisch, administratief en van MBO- tot WO-niveau. Voor deze functie zijn wij op zoek naar de volgende kandidaat:

• Je beschikt over minimaal MBO werk- en denkniveau met bij voorkeur een opleiding in administratieve richting en/of informatie dienstverlening;

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie;

• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;

• Je hebt kennis en ervaring met ICT systemen ten aanzien van Document Control, waaronder SharePoint; 

• Je hebt kennis van de relevante wet- en regelgeving;

• Je bent in staat om op professionele wijze contacten te onderhouden met interne en externe contacten;

• Je bent in staat om goede administratieve processen te onderhouden;

• Je staat met beide benen op de grond, bent flexibel, service gericht, proactief, analytisch, communicatief vaardig en een echte teamspeler. Daarnaast kan je goed plannen en organiseren en beschik je over een gezonde dosis gedrevenheid.