Front Office Assistant

Ben jij een organisatietalent met passie voor het creëren van overzicht in een dynamische organisatie? Lukt het je om met verschillende taken tegelijk bezig te zijn en toch het overzicht te behouden? Ben je klantgericht ingesteld en is het werken met vrijwilligers voor jou een extra motivatie? 

Als Front Office Assistant ben je het centrale aanspreekpunt voor het winkelsupportteam en de vrijwilligers van onze goede doelen winkels. 

Krijg je een glimlach op je gezicht als je je voorstelt dat je al het bovenstaande zou doen in een organisatie met een sterk sociaal doel?

Blijf lezen!

Doel van deze functie

Als Front Office Assistant zorg je ervoor dat de vrijwilligers zich gehoord en ondersteund voelen in de taken die zij uitvoeren voor Terre des Hommes. Je levert praktische ondersteuning aan de lokale en landelijke winkels op het gebied van: administratie, voorraad-, documenten-  en contractbeheer, kassa ondersteuning en het bestellen | distribueren van essentiële en commerciële winkelbenodigdheden. 

Daarnaast bied je ondersteuning aan het winkelsupportteam. Je analyseert, evalueert en ondersteunt activiteiten en processen. Ook ondersteun je bij het organiseren van bijeenkomsten en trainingen voor alle betrokken vrijwilligers. Je bent gewend om jezelf de vraag te stellen; Wat kan er beter | klantvriendelijker | sneller en overzichtelijker?.

Het team

Je rapporteert aan de Manager Retail Operations & Volunteer Support en maakt deel uit van een team van 6. Dit team richt zich op het continueren van het bestaande lokale- en landelijke winkelnetwerk en vrijwilligersondersteuning en -betrokkenheid.

Samen met het team Retail Communication & Business Development, vormen we het winkelsupportteam, met in totaal 10 teamleden. Het winkelsupportteam is verantwoordelijk voor een goed functionerend winkelnetwerk, waar klanten en vrijwilligers zich thuis, gewaardeerd en ondersteund voelen. Dit netwerk bestaat uit meer dan 40 winkels en 1700 betrokken vrijwilligers. Het winkelsupportteam biedt het gehele netwerk ervaring in Retail, Sales, vrijwilligersbetrokkenheid, administratie en juridische ondersteuning. 

Je werkt nauw samen met de Front Office Coördinator en de Charity Retail & Relations Officer. Daarnaast bied je operationele ondersteuning aan de Regiocoördinatoren winkel & vrijwilligers en de managers van het team.

Resultaatgebieden en kernactiviteiten

Je  bent het centrale aanspreekpunt voor het winkelsupportteam en de vrijwilligers van de goede doelen winkels van Terre des Hommes.  Je zorgt voor follow-up op de benodigde ondersteuning, door vragen direct zelf te behandelen of door te sturen naar collega’s.

Operationele ondersteuning winkels & vrijwilligers:

• Collega’s ondersteunen binnen het winkelsupportteam met operationele zaken betreffende de winkels


• Beschikbaar zijn voor vragen over en reagerend op storingen van kassa | pin | telefoon 


• Contractenbeheer van diverse leveranciers bij landelijke winkels en nieuw te openen winkels


• Operationeel ondersteuning bij opening nieuwe winkels | transitieplan | sluiting winkels


• Op eigen initiatief een jaarlijkse check van veiligheidsmiddelen voor landelijke winkels uitvoeren


• Printen en verzenden van vrijwilligersovereenkomsten


• Administratie bijhouden van jubilea vrijwilligers/winkels en huurcontracten


• Alle inkomende/uitgaande documenten verwerken, opslaan en bijwerken


• Ondersteunen bij bestellingen voor landelijke en nieuw te openen winkels, met eventuele afstemming van de regiocoördinator


• De behoefte aan middelen bijhouden, evenals een kleine voorraad beheren voor winkels op het hoofdkantoor


• Ondersteuning bieden voor opslag locatie in Weesp


• Bijhouden en regelmatig delen van informatiemap met vrijwilligers en winkels


• Inplannen van spreekbeurten over onze projecten door collega's in de winkels


• Informeren van bestuurders van winkels en bijhouden van noodzakelijke checklist 


• Opvragen en opslaan van de  notulen van de lokale winkels

Management ondersteuning:

• Voorbereiden winkelsupportteam overleggen en bijhouden actielijst 


• Operationele ondersteuning bieden aan het management


• Initieeren van verbeteringen in werkprocessen en procedures


• Bijdragen aan de continue verbetering van diensten, systemen, continuïteit en planning


• Beheren van verschillende contracten en zoeken naar nieuwe kansen voor (raamwerk)overeenkomsten met focus op kostenbesparingen


• Organisatorisch ondersteunen bij voorbereiding van trainingen en regiodagen 


• Overnemen van frontoffice-taken bij afwezigheid van de Front Office Coördinator

Kennis en ervaring

De ideale kandidaat voelt zich betrokken bij de missie van Terre des Hommes. Vindt het vanzelfsprekend om, met het oog op de missie, dagelijks het maximale uit de dag te halen. Bij alles wat je doet, zet je de belangen van de organisatie en waar zij voor staat op één.

Je bent een organisatietalent en wordt blij van een dynamische organisatie. Je gaat proactief te werk, schakelt makkelijk tussen zelfstandig en in teamverband werken. 

Voor jou is het denken in oplossingen je tweede natuur, je bent positief ingesteld en ziet vooral mogelijkheden.

• +3 jaar werkervaring in een brede operationele ondersteunende rol in een dynamisch werkveld


• Is vertrouwd met de bedrijfsprocessen en heeft kennis van en ervaring met systemen die relevant zijn voor de functie. Zoals Google Drive, Documenten en andere administratieve tools.


• Kan zowel goed zelfstandig werken als in een team


• Is praktisch ingesteld en is kostenbewust


• Kan goed plannen en organiseren.


• Is klantgericht


• Is instaat een goed overzicht te houden over eigen planning en durft nee te zeggen


• Ervaring met werken met vrijwilligers is een pré


• Heeft een proactieve houding


• Denkt in oplossingen en ziet wat er wel is


• Is actie- en resultaatgericht


• Beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.


• Kan uit de voeten met de Engelse taal in een overwegend internationale organisatie


• Is bij voorkeur in staat om 30 uur te verdelen over 5 x 6 uur per dag 


• Is bereid om 2 à 3 dagen per week op kantoor in Den Haag en de overige dagen vanuit huis te werken

Wat wij naast bovenstaande te bieden hebben!

Terre des Hommes is een groeiende organisatie in beweging. Dat betekent veel ruimte voor eigen initiatief en ideeën. Omdat wij onze eigen programma's en projecten beheren en uitvoeren, is de impact die wij en dus ook jij maken, dagelijks voelbaar.

• Een contract voor 1 jaar met de intentie om na 1 jaar te verlengen naar een contract voor onbepaalde tijd.


• De salarisschaal voor deze functie is schaal 5 en afhankelijk van ervaring tussen €2,856.60 - €3,468.60 bruto per maand op basis van een fulltime (36 uur)


• Wij bieden een contract van 30 uur. Je mag de uren over de week verdelen naar eigen voorkeur, in overleg met je manager;


• Wij werken hybride, dus 50% op kantoor en 50% thuis. We zijn vrij flexibel en hebben oog voor je werk-privébalans;


• Een kantoor in het bloeiende hart van Den Haag, stad van internationale mensenrechten en politieke hoofdstad.


• 25 dagen betaald verlof per jaar op basis van fulltime dienstverband, bij parttime dagen pro rata;


• Wij bieden een woon-werkvergoeding voor de kilometers die je met de fiets maakt of zorgen voor een NS-kaart;


• Onze pensioenregeling is ondergebracht bij ASR en Terre des Hommes draagt ​​het grootste deel van de pensioenbijdrage.


• Onze nieuwe medewerkers ontvangen een eenmalige financiële vergoeding voor de aanschaf of inrichting van een ergonomische thuiswerkplek. Wij vertellen je hier graag meer over indien van toepassing.

Solliciteren 

Wij willen je graag leren kennen!

De deadline voor sollicitaties is 12 May 2025 

Als je vragen hebt over deze vacature, stuur ze dan naar onze HR-functionaris : [email protected]

Over Terre des Hommes Nederland

Terre des Hommes Nederland (TdH NL) beschermt kinderen door kinderuitbuiting te voorkomen en te stoppen, en door kinderen in staat te stellen hun stem te laten horen.

Onze strategische ambitie is dat Terre des Hommes Nederland in 2030 een katalysator is voor systemische verandering om kinderuitbuiting te stoppen. We doen dit door kinderen en hun gemeenschappen in staat te stellen in contact te komen met degenen die de macht hebben om verandering teweeg te brengen, en onze kennis en expertise te gebruiken om duurzame, op bewijs gebaseerde oplossingen te creëren.

In lijn met onze nieuwe strategie voeren we onze activiteiten uit in 3 thematische programma's: kinderarbeid, seksuele uitbuiting van kinderen en noodhulp.

We worden geleid door een tweekoppig directieteam: de uitvoerend directeur en de CEO. Bij Terre des Hommes werken in totaal 196 collega’s. Dit is een diverse groep mensen, gevestigd over de hele wereld, die op een informeel maar professioneel niveau met elkaar omgaan en we hebben allemaal een groot hart voor de missie van onze organisatie.

Bij alles wat we doen, houden we ons vast aan onze kernwaarden: Verantwoordelijk, Gedurfd, Mensgericht en Speels.

Werken bij onze organisatie is vechten tegen uitbuiting van kinderen. Wereldwijd. Zonder discriminatie. Met respect voor lokale culturen. We doen dit om een echt verschil te maken in de wereld.

Onze toewijding aan diversiteit, integriteit en kinderbescherming

We zijn niet op zoek naar één type persoon - we willen mensen rekruteren die frisse perspectieven, innovatieve ideeën kunnen toevoegen en ons denken kunnen uitdagen. We zijn vooral geïnteresseerd in mensen wiens levenservaringen ons helpen dingen te zien die we anders misschien zouden missen, en ons in staat stellen om beter werk te doen met en voor kinderen. Of je nu wel of niet aan 100% van de criteria voldoet, we willen van je horen, omdat we weten dat verschillende stemmen, ideeën, perspectieven en kennis, die samenwerken, ons in staat stellen om het leven van kinderen over de hele wereld te verbeteren.

TdH NL zet zich in om diversiteit en gendergelijkheid binnen onze organisatie te waarborgen. We blijven leren over intersectionele overwegingen en machtsverdeling binnen onze organisatie en ons werk. We zetten ons in om elk type wangedrag te voorkomen en uit te roeien, waaronder seksuele intimidatie, uitbuiting en misbruik, elk ander type machtsmisbruik, gebrek aan integriteit of financieel wangedrag.

Let op: Wij hechten veel waarde aan het feit dat alleen mensen die onze waarden delen en demonstreren, worden aangenomen om voor ons te werken. Dit omvat een toewijding aan diversiteit en inclusie op alle niveaus van ons werk. Alle aanbiedingen van werkgelegenheid zijn daarom onderworpen aan bevredigende referenties en passende screeningcontroles, waaronder een geldige controle op het strafblad, controles op terrorismefinanciering en/of integriteitsscreenings/referenties met betrekking tot wangedrag en disciplinaire maatregelen in eerdere dienstbetrekkingen.

TdH NL zet zich met name in voor de veiligheid van kinderen en kwetsbare personen en tolereert (kinder)mishandeling niet. Elke TdH NL-medewerker is gebonden aan de TdH NL-gedragscode die het verwachte gedrag van het personeel beschrijft, met name met betrekking tot de bescherming van kinderen en (jong)volwassenen in onze programma's. Maatregelen ter bescherming van kinderen maken deel uit van ons selectie- en wervingsproces. Door je sollicitatie in te dienen, accepteer je dat TdH NL een dergelijke pre-employment screening uitvoert voor succesvolle kandidaten. 

TdH NL neemt deel aan het Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme.