Job opening: Management/Office Assistent (6 maanden)

Tilburg University | University Services
is op zoek naar een  

Management/Office Assistent

Divisie en afdeling: Facility Services, Departement Computational Cognitive Science, Departement Intelligent Systems,  TSHD

Locatie: Tilburg 

Full time equivalent: 0.6 fte (24 uur per week)

Maandelijks full time brutosalaris: €3.057 – €3.985

Duur arbeidsovereenkomst: 6 maanden

Ter vervanging van het zwangerschapsverlof van onze collega zoeken wij een enthousiaste Management/Office assistent t.b.v. (0,6 fte), tijdelijk voor de duur van 6 maanden (periode april-oktober 2026).

Jouw functie

Je zult als management/office assistent werkzaam zijn voor zowel het departement Computational Cognitive Science als het departement Intelligent Systems binnen Tilburg School of Humanities and Digital Sciences.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en externe contacten. Je geeft administratieve en management ondersteuning aan wetenschappelijk personeel van beide departementen. De taken zijn onder andere: (complex) agendabeheer, proactief voorbereiden en ondersteunen van departementale taken/evenementen zoals conferenties en vergaderingen, introductie nieuwe medewerkers, updaten relevante overzichten en ondersteuning van onderwijs-gerelateerde activiteiten. Er wordt ook van je verwacht dat je op basis van globale aanwijzingen relevante gegevens kunt verzamelen en verwerken tot overzichtelijke informatie, en dat je (deel)administraties bijhoudt. Daarnaast ondersteun je bij de uitvoering van communicatieactiviteiten en het up-to-date houden van de websites.

Voorbeelden van je administratieve taken zijn: bestellingen van catering, meubilair, IT-benodigdheden en kantoorartikelen, het boeken van hotels, het registreren/bijhouden van het tentamenarchief.

Jouw kwalificaties

• Je beschikt over MBO+ werk- en denkniveau en hebt bij voorkeur ruime ervaring opgedaan in een onderwijsorganisatie;


• Je beheerst de Nederlandse taal en daarnaast de Engelse taal (minimaal CEFR-niveau B2) in woord en geschrift;


• Je hebt een proactieve en flexibele werkhouding;


• Je kunt snel schakelen en inspelen op onverwacht situatie en weet ook in hectische situaties het overzicht en de rust te bewaren;


• Je bent sterk in timemanagement en hebt goede organisatorische vaardigheden;


• Je hebt gevorderde kennis van MS-Office en bent in staat om diverse digitale systemen je snel eigen te maken;


• Je hebt goede contactuele- en communicatieve vaardigheden;


• Je durft vragen te stellen en zelfstandig initiatieven te nemen;


• Je hebt een discrete instelling en accuratesse, m.n. op HR-gebied.

Jouw talenten

• Je toont persoonlijk leiderschap: je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan, en beschikt over goede zelfkennis;  


• Je hebt teamspirit: je voelt je onderdeel van een team en geeft hier uiting aan door middel van samenwerking, het delen van kennis en ervaringen, en het bijdragen aan een open en inclusieve werkomgeving.

Ons aanbod

Het betreft een tijdelijke functie voor 0.6 fte (24 uur per week) van de volledige werktijd.

Het salaris bedraagt minimaal €3.057 en maximaal €3.985 bruto per maand bij een full time dienstverband, gebaseerd op UFO-profiel Management/Office Assistent en salarisschaal 7 van de Cao Nederlandse Universiteiten. Tilburg University hanteert een neutrale beloningssystematiek voor inschaling die uitgaat van relevante opleiding en werkervaring. 

Dit is een vacature voor een positie overeenkomstig artikel 2.3 lid 6 Cao Nederlandse Universiteiten. Je krijgt een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor de duur van 6 maanden ter vervanging van zwangerschapsverlof.

Je hebt recht op een vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3% van het bruto jaarinkomen. Als je 40 uur per week werkt, ontvang je 41 vakantiedagen per jaar.

Tilburg University hecht waarde aan een open en inclusieve cultuur. We omarmen diversiteit en stimuleren de onderlinge integratie van groepen medewerkers en studenten. We richten ons op het creëren van gelijke kansen voor al onze medewerkers en studenten, zodat iedereen zich thuis voelt in onze universitaire gemeenschap.

Tilburg University heeft een levendige campus in een prachtige groene omgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer. We zetten ons in voor een duurzame samenleving en dagen jou uit om hieraan een actieve bijdrage te leveren.

Kijk op werken bij Tilburg University voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden.

Informatie en sollicitatie

Meer informatie over de vacature kan worden verkregen bij Eva Verschoor en Karin Berkhout (coördinatoren bedrijfsvoering).

We nodigen je uit om vóór 1 maart 2026 te solliciteren naar deze functie; dit kan uitsluitend online. Richt je motivatiebrief aan Emmanuel Keuleers (departementsvoorzitter DCS) en voeg een CV toe.

De eerste selectiegesprekken staan gepland op 9 maart 2026.

Je start idealiter op 1 april 2026 met werken voor Tilburg University.

Deze vacature is gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid, gaat onze voorkeur uit naar een interne kandidaat.

Over Tilburg University

Tilburg University is een academische, inclusieve en betrokken gemeenschap. Samen met bijna 3.000 medewerkers zetten wij ons in voor een brede welvaart, duurzaam en voor iedereen. Voor de generaties van nu en later. We ontwikkelen en delen kennis voor de behoeften van mensen en onze maatschappij. Zo dragen we bij aan het oplossen van complexe maatschappelijke vraagstukken en helpen we de samenleving vooruit.

Onze 19.500 studenten van 110 nationaliteiten leiden we op tot verantwoordelijke leiders met kennis, kunde en karakter. Met ons onderwijs en onderzoek naar een brede welvaart zetten we extra in op thema’s als mentale en preventieve zorg, een inclusieve arbeidsmarkt, de energietransitie en digitalisering.

Tilburg School of Humanities and Digital Sciences

Onderzoek en onderwijs aan de Tilburg School of Humanities and Digital Sciences (TSHD) heeft een unieke focus op de mens in de context van de globaliserende digitale samenleving, op de ontwikkeling van kunstmatige intelligentie en interactieve technologieën, op de impact ervan op communicatie, cultuur en maatschappij, en op morele en existentiële uitdagingen die zich voordoen.

De departementen Intelligent Systems (DIS) en Computational Cognitive Science (DCS)

Binnen de nauw samenwerkende departementen Intelligent Systems (DIS) en Computational Cognitive Science (DCS) werken meer dan 80 internationale onderzoekers die onderzoek naar maatschappelijk relevante vraagstukken met toepassingen in de gezondheidszorg, het onderwijs, (cyber)veiligheid, de luchtvaart, biodiversiteit en de creatieve industrie. Samen zijn zij verantwoordelijk voor de bachelor- en masteropleidingen in Cognitive Science & Artificial Intelligence en de universiteitsbrede masteropleiding Data Science & Society.

Sollicitatiecode

Tilburg University hanteert de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP).

Disclaimer

De tekst in deze vacaturetekst is auteursrechtelijk eigendom van Tilburg University. Gebruik, verspreiding en verdere publicatie van de advertentie zonder uitdrukkelijke toestemming van de Tilburg University is niet toegestaan en dit geldt uitdrukkelijk voor gebruik door wervings- en selectiebureaus die niet rechtstreeks namens de Tilburg University optreden. Reacties op werving door niet-contractanten van Tilburg University worden niet in behandeling genomen.