Office Manager

Ben jij onze nieuwe energieke en georganiseerde Office Manager met een glimlach?
Word jij blij van een afwisselende werkdag en ben jij het liefst het eerste aanspreekpunt voor klanten, collega’s en bezoekers? Ben je representatief, super georganiseerd en haal je voldoening uit een strak lopend kantoor? Dan hebben wij een leuke functie voor jou!

Wat ga je doen?

Als Office Manager ben jij hét gezicht én de ruggengraat van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt: van een warm welkom voor gasten tot het ondersteunen van je collega’s met administratieve en organisatorische taken. Je schakelt moeiteloos tussen telefoontjes, e-mails, agenda’s en het regelen van facilitaire zaken. Ook help je bij het organiseren van personeelsevents en hou je ons ERP-systeem tiptop in orde. Kortom: jij bent onmisbaar!

Taken/verantwoordelijkheden 

Ondersteuning Commercieel Adviseurs & Projectleiders: 

Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken en het versturen van inkoopopdrachten en daarnaast ben je bezig met het afschrijven van onderaannemers 

Je maakt projecten aan in het ERP systeem 

Je zorgt ervoor dat de statussen m.b.t. projecten bijgewerkt zijn, de rapportering hiervan, de archivering en afhandeling van projecten in het ERP systeem 

Je zorgt voor het aanmaken en beheren van de relatiegegevens in het ERP systeem 

Het inscannen en opslaan van contractmappen 

Je onderhoud het relatiebestand van klanten en leveranciers 

Algemene ondersteuning: 

Je geeft onze gasten een warm welkom 

Je neemt de telefoon aan en verzorgt het post- en mailverkeer (secretariaat mailbox) 

Je zorgt voor een optimaal beheer van de agenda 

Je verzorgt de correspondentie 

Het inplannen van incompany cursussen en opleidingen (o.a. VCA, BHV, MS Office) 

Facilitaire ondersteuning: 

Je beheert en bestelt kantoorartikelen 

Je houdt de printerruimte en algemene opslagruimte netjes  

Je regelt kaartjes, bloemstukken e.d.  

Je bestelt bedrijfskleding 

Je ondersteunt bij personeelsevents (Sinterklaas, Kerst, kraamvisites, bruiloften, uitstapjes, personeelsfeest, jubilea, begrafenis)