Het decanaat bestaat uit de decaan, de faculteitssecretaris en het secretariaat. Voor het secretariaat zijn we op zoek naar een ervaren management assistent voor 24 - 32 uur per week. Samen met de management assistente van de decaan vormen jullie het faculteitssecretariaat. Jouw focus ligt op het ondersteunen van de Faculteitssecretaris die tevens je leidinggevende is. Denk bijvoorbeeld aan het bewaken van processen, het voorbereiden van stukken en het opvolgen van acties van vergaderingen. Notuleren is onderdeel van je takenpakket, soms ook in het Engels. Maar je zet je ook op diverse fronten in voor de rest van de stafafdelingen en de faculteit. Zo werk je bijvoorbeeld ook nauw samen met de inhoudelijke experts op het gebied van huisvesting, HR en Finance. Dit is een rol waarin je uitstekend je capaciteiten en vaardigheden kunt laten zien en van toegevoegde waarde bent voor het onderwijs en onderzoek in de Faculteit.
Als management assistent van de Faculteitssecretaris beheer je proactief de (complexe) agenda. Je kan goed inschatten wat de prioriteiten zijn en hoeveel voorbereidingstijd of reistijd moet worden ingepland. Conflicterende interne- en externe afspraken los je op een professionele en doelgerichte manier op. Mails handel je zelfstandig af of je leest –vertrouwelijk– mee om te weten wat er speelt. Je bent bedreven en ervaren in het organiseren van evenementen. Tenslotte draag je zorg voor correcte en zorgvuldige archivering van in- en uitkomende stukken, brieven en e-mails. Er is veel te doen en geen dag is bij ons hetzelfde. Het takenpakket is afwisselend en dus heb je alle kans om jouw veelzijdigheid in te zetten en verder te ontwikkelen.
Wat jouw functie zo leuk maakt? Vanuit de gehele faculteit komen er mensen binnenlopen, je krijg mee wat er speelt en bent een verbindende factor in het geheel.
Het TU Delft secretaressenetwerk organiseert regelmatig leerzame en leuke activiteiten, waardoor je op een eenvoudige manier wegwijs raakt binnen de TU Delft.
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, stevige en proactieve management assistent(e). Proactief en discreet ontzorgen, daar blink jij in uit. Daarnaast neem je mee:
De
Share this job with your friends
Copyright © 2024 Grabjobs Pte.Ltd. All Rights Reserved.