Office Manager/Receptionist

Office Manager/Receptionist

Faculteit/Dienst: Amsterdam University College Opleidingsniveau: MBO Functie type: Ondersteunend Beheer Personeel Sluitingsdatum: 30-06- Vacaturenummer:

Ben jij een veelzijdig persoon met goede organisatorische vaardigheden en een passie voor facility management? Lijkt het je leuk om afwisselende taken te doen in een internationale omgeving? We zijn op zoek naar een gemotiveerde nieuwe collega om ons team te komen versterken als Office Manager/Receptionist.

Je werkt in deze rol nauw samen met twee collega’s van het huismeester team (die mobiel op locatie werken in- en rondom het gebouw), met de afdeling communicatie, en je rapporteert rechtstreeks aan het hoofd Bedrijfsvoering. Je zal gedurende de dag de receptie van het AUC bemensen en vanuit daar de medewerkers en studenten van het AUC ondersteunen op het gebied van faciliteiten, ICT en evenementen.

De werktijden zijn van 8 tot 16 uur.

Locatie Science Park

Het Amsterdam University College (AUC), gevestigd in Amsterdam Science Park (Oost), biedt een brede driejarige bacheloropleiding aan studenten en staat bekend om een divers en internationaal studenten- en medewerkersbestand. AUC heeft een eigen onderwijsgebouw en is ook residentieel: dit betekent dat alle studenten op de campus van het University College wonen, waardoor een kleine en intieme gemeenschap ontstaat. De Office Manager/Receptionist werkt alleen in het onderwijsgebouw en niet in de studentenwoningen.

Wat ga je doen

In deze functie zal je:

bezoekers, studenten en collega’s begroeten en eenvoudige praktische vragen beantwoorden die zij bij binnenkomst kunnen hebben;

meer gedetailleerde informatie verstrekken en (technische) hulp en instructies bieden aan alle gebruikers van het gebouw gedurende de dag, met betrekking tot het gebruik van de faciliteiten en de diensten die worden aangeboden;

inkomende telefoongesprekken, e-mails en correspondentie afhandelen.

toezicht houden op de beveiliging van, en de veiligheid in het gebouw, waaronder het openen van het gebouw, het bewaken van de toegang en toezicht houden op een veilige en rustige leer- en werkomgeving;

de ICT-uitleenbalie beheren waar medewerkers laptops, videoconferentie camera's, toegangspassen en andere relevante items voor hun werk kunnen lenen

collega's helpen bij het plannen en voorbereiden van vergaderingen en (kleine) evenementen, ICT behoeften reserveren, catering bestellen en zaalreserveringen voor hen maken;

de voorraad kantoorartikelen beheren en bijbestellen via het bestelsysteem van de UvA;

fungeren als ICT-contactpersoon: software aanvragen en hardware, mobiele telefoons of andere ICT-apparatuur bestellen;

bijspringen in takenpakket van huismeesters (meer praktisch) als de situatie erom vraagt;

lid zijn van het Bedrijfshulpverleningsteam (BHV-ploeg).

Wat hebben we nodig

Je hebt:

een servicegerichte houding en een specifieke motivatie om in een internationale omgeving te werken.

Je vindt het leuk om de mensen te ondersteunen bij het plannen van evenementen, vragen te beantwoorden en uit te leggen hoe apparatuur werkt;

goede ICT en technische vaardigheden: je maakt je onbekende (ICT) systemen snel eigen en vindt het leuk om met ICT en/of techniek bezig te zijn;

goede communicatieve vaardigheden;

een goede beheersing van het Engels (B2 of hoger);

goede beheersing van Microsoft programma's zoals Teams, Office, Outlook en Excel;

bij voorkeur ervaring in gebouwbeheer, office management, ICT, receptie of facilitair management, idealiter in een onderwijs- of kantooromgeving.

Ons aabod

We bieden een tijdelijke arbeidsovereenkomst bij het Amsterdam University College voor 32-38 uur per week voor een periode van 12 maanden. De gewenste startdatum is 1 september . Als we na 12 maanden je functioneren positief beoordelen, volgt een vast contract.

Het bruto maandsalaris, gebaseerd op een 38-urige werkweek en afhankelijk van relevante werkervaring, varieert van € 2. tot € 3. (schaal 6). Dit is exclusief 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering. Het UFO-profiel Medewerker Front Office 2 is van toepassing. De is van toepassing.

Naast het salaris en de inspirerende omgeving op Science Park bieden we een gevarieerd pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari;

Verschillende cursussen, bijvoorbeeld op het gebied van tijdsmanagement, werkdruk, Engels en een online cursusplatform met meer dan verschillende cursussen;

De mogelijkheid om thuis een werkplek in te richten;

Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor twee derde aan bijdraagt.

De mogelijkheid om cursussen te volgen om je vaardigheid in het Nederlands of Engels te verbeteren.