Officemanager

Functiebeschrijving

Als Officemanager ben jij het centrale aanspreekpunt binnen het kantoor in Poeldijk. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt en dat medewerkers, bezoekers en externe partijen zich welkom en goed ondersteund voelen. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van kantoorvoorzieningen, het organiseren van facilitaire zaken, het ondersteunen van interne events en het verzorgen van praktische HR- en administratieve ondersteuning.

Je werkt nauw samen met het People & Culture team en andere afdelingen, houdt het overzicht en schakelt moeiteloos tussen operationele taken en ad-hoc verzoeken. Jij bent de stille kracht achter een goed functionerend kantoor.

Taakbeschrijving

• Zorgdragen voor een goed georganiseerde, nette en gastvrije kantooromgeving.
• Aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en leveranciers voor alle facilitaire zaken.
• Beheren van kantoorartikelen, voorraad, bedrijfskleding en algemene voorzieningen.
• Coördineren van schoonmaak, onderhoud en eventuele storingen in overleg met externe partijen.
• Organiseren van interne bijeenkomsten, vergaderingen, lunches en events.
• Ondersteunen bij het regelen van reizen, hotelboekingen, huurauto’s en visa voor medewerkers en bezoekers.
• Administratieve ondersteuning bij onboarding van nieuwe collega’s (zoals toegangspassen, werkplekken, welkomspakket).
• Verzorgen van ontvangst van nieuwe collega’s en gasten.
• Ondersteunen van het People & Culture team bij praktische HR-taken, zoals het bijhouden van afwezigheden, inplannen van gesprekken en contact met scholen of leveranciers.
• Ondersteunen bij veiligheid en arbo-zaken, zoals bedrijfshulpverlening, ontruimingsplannen en EHBO-voorzieningen.
• Meewerken aan continue verbetering van de kantoororganisatie en interne communicatie.

Benodigde ervaring, kwalificaties & vaardigheden

• Mbo+ of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van officemanagement, facilitair management of administratie.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een internationale of dynamische werkomgeving.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Office (Outlook, Word, Excel) en bij voorkeur ook met administratieve systemen.
• Praktisch ingesteld en sterk in plannen, organiseren en het houden van overzicht.
• Dienstverlenend en gastvrij, met een hands-on mentaliteit.
• Stressbestendig en flexibel: je kunt snel schakelen bij ad-hoc verzoeken of onverwachte situaties.
• Communicatief vaardig, zowel in contact met collega’s als externe leveranciers.
• Discreet en professioneel in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Oog voor detail, netheid en veiligheid op de werkvloer.
• Proactief in het signaleren van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen.

Persoonlijke eigenschappen

• Gastvrij – je zorgt ervoor dat collega’s, bezoekers en leveranciers zich welkom en prettig voelen.
• Oplossingsgericht – je denkt in mogelijkheden en pakt praktische zaken snel en zelfstandig op.
• Betrouwbaar – je komt afspraken na en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Flexibel – je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken en weet prioriteiten te stellen.
• Proactief – je wacht niet af, maar signaleert en onderneemt zelf actie.
• Nauwkeurig – je werkt gestructureerd en hebt oog voor detail.
• Stressbestendig – je blijft kalm en overzichtelijk werken, ook als het druk is of er onverwachte situaties ontstaan.
• Organisatorisch sterk – je weet zaken goed te regelen en houdt altijd het overzicht.
• Servicegericht – je bent behulpzaam en denkt mee met collega’s en externe contacten.
• Communicatief vaardig – je schakelt makkelijk met mensen op verschillende niveaus, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Wat kan Westfalia Fruit jou bieden?

• 26 vakantiedagen, plus nationale feestdagen.
• Concurrerend salaris.
• Bedrijfspensioenregeling.
• Bedrijfstelefoon en laptop.

Let op: deze functie heeft geen specifieke sluitingsdatum. We raden je aan zo snel mogelijk te solliciteren, omdat we de sollicitaties continu beoordelen en de vacature op elk moment verwijderd kan worden.

Wij zijn een werkgever die gelijke kansen biedt. Alle sollicitanten worden in overweging genomen zonder rekening te houden met leeftijd, etniciteit, religie, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit, familie- of ouderlijke status, nationaliteit, veteranenstatus, neurodiversiteit of handicap.