Vacature: Backoffice medewerker / junior praktijkmanager

Functie: Praktijkcoördinator / Officemanager

Uren/dagen: 20–24 uur per week (minimaal 3 dagen, bij voorkeur verdeeld over 4–5 dagen)

Locatie: Oegstgeest

Introductie:

de praktijk en professionele praktijk met drie moderne behandelkamers (twee tandarts, één mondhygiëne). We werken met korte lijnen, houden van duidelijkheid en helpen elkaar waar nodig. We zijn serieus over kwaliteit, maar ontspannen in de omgang.

Voor onze praktijk zoeken wij een praktijkcoördinator/officemanager die ervoor zorgt dat alles achter de schermen klopt én dat de dag soepel verloopt.

Jouw verantwoordelijkheden:

Als praktijkcoördinator ben jij degene die overzicht houdt en zorgt dat processen, planning en afspraken goed georganiseerd zijn. Afhankelijk van je ervaring neem je ook meer coördinerende en managementtaken op je.

Je houdt je onder andere bezig met:

Administratie & backoffice

• Declaraties en facturen verwerken en controleren
• Mailbox en post beheren en actiepunten uitzetten
• Contact onderhouden met zorgverzekeraars over afwijzingen en correcties
• Overzichten en rapportages maken, zoals omzet, openstaande posten en inkoop

Planning & dagelijkse organisatie

• Roosters maken en bijhouden voor balie, assistentie, mondhygiëne en tandarts
• Uitval of ziekte oplossen en agenda’s aanpassen
• Knelpunten in de planning signaleren en direct bijsturen
• Contactpersoon zijn voor leveranciers, onderhoud en ICT

Kwaliteit & structuur

• Protocollen bijwerken en opstellen
• Controleren of er gewerkt wordt volgens afspraken en regelgeving (zoals AVG en kwaliteitssystemen)
• Klachten administratief registreren en opvolgen

Team & overleg

• Werkoverleggen plannen, agenda’s opstellen en acties bewaken
• Nieuwe collega’s inwerken op systemen en werkwijze
• Aanspreekpunt zijn bij organisatorische vragen of knelpunten
• Signaleren waar samenwerking beter kan en dit bespreekbaar maken

Verbetering

• Meedenken over verbetering van patiëntervaring, communicatie en werkprocessen

Over de werkomgeving:

Je komt terecht in een hecht team waar samenwerking centraal staat. We werken professioneel en doelgericht, maar met ruimte voor humor en een prettige sfeer. Jouw input wordt gewaardeerd en je krijgt de ruimte om processen echt te verbeteren.

Wat wij jou bieden:

• Een professionele en stabiele praktijk met korte lijnen
• Veel afwisseling en verantwoordelijkheid
• Ruimte om mee te denken en invloed uit te oefenen op de organisatie
• Een team dat betrokken en collegiaal samenwerkt

We zijn op zoek naar een Praktijkcoördinator / Officemanager met:

• Beschikbaarheid voor 20–24 uur per week, minimaal 3 dagen (bij voorkeur verdeeld over 4–5 kortere werkdagen)
• Ervaring in een tandartspraktijk of zorgomgeving (pré)
• Ervaring met Exquise of bereidheid dit snel eigen te maken
• Goede beheersing van de Nederlandse taal
• Een energieke, professionele en gestructureerde werkhouding
• Initiatief en het vermogen om snel te schakelen

Enthousiast?

Interesse? Reageer via de sollicitatieknop.