Executive Assistant (F/M)

SEC Newgate CEE to firma doradztwa strategicznego, specjalizująca się w obszarze Corporate & Public Affairs. Zajmuje się tworzeniem strategii komunikacji i strategii marketingowych, business intelligence oraz lobbingiem. Specjalnością agencji jest zarządzanie sprawami trudnymi oraz doradztwo kryzysowe.

Firma należy do Grupy SEC Newgate, dwudziestej największej firmy PR/PA na świecie. Warszawskie biuro jest hubem na region CEE.

W SEC Newgate CEE mamy zgrany, wspierający się zespół i inkluzywną kulturę korporacyjną. Cenimy dobrą współpracę i granie do jednej bramki. Premiujemy rzutkość i sprawczość. Pracując u nas dołączysz do dynamicznie rozwijającej się agencji, dostaniesz pakiet szkoleń i benefitów. Wszystko to w przyjaznej atmosferze i nowoczesnym biurze w najlepszej części miasta.

http://www.secnewgatecee.com

Obecnie szukamy osoby, która stanie się kluczowym wsparciem CEO w obszarze sprzedaży (new business) oraz operacji biznesowych. To rola dla kogoś, kto lubi mieć wpływ, łączyć wątki i dbać o to, żeby rzeczy naprawdę się działy - na czas i na wysokim poziomie. 

Twoja rola 

Będziesz pracować blisko CEO, wspierając zarówno rozwój biznesu, jak i codzienne funkcjonowanie firmy. 

Zakres obowiązków

Obszar: New Business & sprzedaż 

• Monitorowanie pipeline’u sprzedażowego i wsparcie procesów ofertowych oraz przetargowych  

• Koordynacja przygotowania ofert, prezentacji (credentials, case studies)  

• Wsparcie spotkań sprzedażowych i pitch meetings  

• Przygotowywanie raportów i zestawień (BD reporting)  

Obszar: Koordynacja i operacje 

• Nadzór nad harmonogramami (oferty, projekty wewnętrzne, inicjatywy strategiczne)  

• Monitorowanie follow-upów, zobowiązań CEO oraz realizacji decyzji zarządczych  

• Przygotowywanie prezentacji, notatek ze spotkań oraz dokumentów wewnętrznych  

• Dbanie o strukturę i porządek dokumentów (SharePoint)  

Obszar: Wsparcie CEO 

• Zarządzanie kalendarzem CEO i koordynacja spotkań (w tym międzynarodowych)  

• Wsparcie w komunikacji i zarządzanie korespondencją CEO  

Obszar: Marketing & widoczność 

• Mapowanie i koordynacja udziału firmy w konferencjach oraz konkursach branżowych  

• Współpraca z zewnętrznymi dostawcami (np. mediami)  

Inne 

• Reagowanie na bieżące potrzeby biznesowe i sytuacje wymagające szybkiego działania  

• Zapewnienie najwyższych standardów poufności i bezpieczeństwa informacji 

Wymagania 

• Masz min. 2–5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (Executive Assistant, Sales/Business Development Support, Project/Operations Coordinator lub zbliżone)  

• Świetnie organizujesz swoją pracę i potrafisz prowadzić wiele wątków jednocześnie, dbając o ich terminową realizację  

• Masz silne poczucie odpowiedzialności i doprowadzasz tematy do końca (follow-up mindset)  

• Działasz proaktywnie — identyfikujesz potrzeby i usprawnienia, zamiast czekać na polecenia  

• Bardzo dobrze komunikujesz się w języku polskim i angielskim (min. C1) — także w środowisku biznesowym  

• Potrafisz przygotowywać prezentacje, raporty i materiały biznesowe na wysokim poziomie (PowerPoint, Excel)  

• Sprawnie poruszasz się w narzędziach biurowych i systemach do zarządzania dokumentami (np. SharePoint lub podobne)  

• Dobrze odnajdujesz się w dynamicznym środowisku i potrafisz priorytetyzować zadania pod presją czasu  

• Dbasz o szczegóły, a jednocześnie rozumiesz szerszy kontekst biznesowy  

• Wyróżnia Cię wysoka kultura osobista oraz znajomość zasad profesjonalnej komunikacji i savoir-vivre w środowisku biznesowym 

• Zachowujesz najwyższe standardy poufności i odpowiedzialnie pracujesz z wrażliwymi informacjami  
  

Mile widziane: 

• Doświadczenie w pracy w firmie usługowej lub agencji  

• Wsparcie procesów sprzedażowych, ofertowych lub przetargowych  

• Doświadczenie w organizacji wydarzeń lub współpracy z partnerami zewnętrznymi  

• Doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym