Finance & Admin Specialist - 100% Remoto

A quem reporta esta posição?

General Manager

Descrição

Em que consiste esta posição?

Enquanto Administrative & Finance Specialist, és a pessoa responsável por garantir o bom funcionamento dos principais processos administrativos e financeiros da empresa.

Terás um papel central na operação, assegurando o acompanhamento de faturas, pagamentos, processamento salarial, documentação, comunicações institucionais e restantes tarefas administrativas do dia a dia.

Serás o principal ponto de contacto com a contabilidade e outros parceiros externos, garantindo que a informação é enviada corretamente, dentro dos prazos definidos, e que os temas pendentes são acompanhados até à sua resolução.

Não precisas de ser contabilista ou especialista jurídico. Procuramos, no entanto, alguém confortável com números, com conhecimentos financeiros, capacidade para atualizar um P&L e facilidade em interpretar informação contabilística e financeira.

Como muitos dos processos ainda estão em fase de estruturação, procuramos uma pessoa que não se limite a executar: alguém que questione, organize, documente e melhore continuamente a área administrativa e financeira.

Esta é uma posição 100% remota para uma pessoa dinâmica, rápida, analítica, autónoma e muito atenta ao detalhe.

Propósito

Qual é o principal objetivo desta posição?

Garantir uma operação administrativa e financeira rigorosa, organizada e eficiente, criando processos que assegurem informação clara, atualizada e fiável.

Responsabilidades

Quais são as responsabilidades desta posição?

• Gerir os principais processos administrativos e financeiros da empresa
• Ser o principal ponto de contacto com a contabilidade
• Recolher, validar e enviar documentação à contabilidade dentro dos prazos definidos
• Organizar e arquivar faturas, recibos, notas de crédito e restantes documentos financeiros
• Garantir a correta categorização das despesas
• Preparar e acompanhar pagamentos a fornecedores
• Apoiar a preparação e validação de salários, ajudas de custo, benefícios, prémios e comissões
• Acompanhar divergências ou dúvidas relacionadas com salários e pagamentos
• Responder às dúvidas dos colaboradores sobre recibos, pagamentos, benefícios e despesas
• Preparar e manter atualizado o P&L
• Recolher e organizar a informação necessária ao fecho financeiro mensal
• Realizar reconciliações entre movimentos bancários, faturas, pagamentos e registos internos
• Acompanhar contas a pagar e a receber
• Manter atualizados os ficheiros de controlo financeiro e administrativo
• Monitorizar custos e sinalizar desvios relevantes ao General Manager
• Receber, analisar e encaminhar comunicações externas dirigidas à empresa
• Acompanhar comunicações da Autoridade Tributária, Segurança Social, bancos, seguradoras e outras entidades
• Manter atualizada a documentação administrativa, fiscal, laboral e contratual
• Apoiar processos administrativos relacionados com entradas e saídas de colaboradores
• Criar, documentar e otimizar processos administrativos e financeiros no Notion
• Implementar controlos, checklists, templates e automatizações que reduzam erros e atrasos
• Identificar riscos e oportunidades de melhoria
• Apoiar o General Manager na preparação de informação financeira e administrativa

Processos

Quais são os processos pelos quais esta posição é responsável?

• Gestão de Faturas e Despesas
• Pagamentos a Fornecedores
• Preparação do Processamento Salarial
• Pagamento de Prémios, Comissões e Benefícios
• Reconciliação Bancária
• Fecho Financeiro Mensal
• Atualização do P&L
• Controlo de Tesouraria
• Contas a Pagar e a Receber
• Comunicação com a Contabilidade
• Gestão de Comunicações Institucionais
• Gestão de Fornecedores e Contratos
• Apoio Administrativo aos Colaboradores
• Arquivo e Organização Documental
• Criação e Otimização de Processos

Skills

Quais são as principais skills necessárias para desempenhar esta função?

Gestão Administrativa | sabe organizar tarefas, documentos, comunicações e prazos com autonomia e rigor

Gestão de Faturas e Pagamentos | sabe validar documentos, organizar pagamentos e acompanhar valores em aberto

Processamento Salarial | compreende os principais elementos do processamento salarial e sabe validar a informação necessária junto da contabilidade

Controlo Financeiro | sabe organizar receitas, despesas, pagamentos e recebimentos

Gestão de P&L | sabe preencher, atualizar e analisar um P&L, identificando erros e desvios

Reconciliação Financeira | sabe comparar movimentos bancários, faturas e registos internos

Excel Avançado | domina fórmulas, pesquisas, filtros, tabelas dinâmicas e validação de dados

Análise de Dados | sabe trabalhar com informação financeira, identificar padrões e retirar conclusões

Mapeamento de Processos | sabe estruturar, documentar e otimizar processos

Gestão de Prioridades | consegue gerir vários temas em simultâneo e cumprir prazos

Resolução de Problemas | identifica a origem dos problemas e encontra soluções práticas

Comunicação Clara | explica temas administrativos e financeiros de forma simples e objetiva

Gestão de Stakeholders | acompanha interlocutores internos e externos, garantindo seguimento e cumprimento de prazos

Discrição e Confidencialidade | trata informação financeira, salarial e pessoal com responsabilidade

Perfil Comportamental

Qual é o perfil comportamental necessário para desempenhar esta função?

Energia e Dinamismo | trabalha com ritmo e sentido de urgência

Rapidez de Execução | avança rapidamente sem comprometer a qualidade

Autonomia e Proatividade | antecipa necessidades e toma iniciativa

Rigor e Responsabilidade | compreende o impacto do seu trabalho e garante qualidade na execução

Atenção ao Detalhe | identifica erros, divergências e inconsistências

Capacidade Analítica | sente-se confortável a trabalhar com números e informação financeira

Perspicácia | percebe rapidamente o que está em falta ou não faz sentido

Método e Organização | cria sistemas, checklists e formas de controlo

Flexibilidade e Adaptabilidade | adapta-se a alterações de prioridades

Comunicação e Empatia | responde a dúvidas com clareza, respeito e sensibilidade

Sentido de Dono | acompanha cada tema até estar efetivamente concluído

Curiosidade e Aprendizagem | procura compreender os temas e melhorar continuamente

Ferramentas

Que ferramentas são necessárias para desempenhar esta função?

Excel ou Google Sheets

Notion

Slack

Google Drive

Gmail

Google Meet

Plataformas Bancárias

Plataformas de Gestão de Despesas e Benefícios

Factorial

Check-Ins

Quais são os check-ins sistemáticos desta posição?

Diários

Acompanhamento de pagamentos, recebimentos, comunicações e pedidos administrativos

Semanais

Check-in com o General Manager

Revisão de pagamentos, recebimentos e temas pendentes

Acompanhamento dos temas com a contabilidade

Mensais

Preparação do processamento salarial

Fecho financeiro mensal

Reconciliação bancária

Atualização do P&L

Revisão de contas a pagar e a receber

O que procuramos?

Procuramos uma pessoa com pelo menos 3 anos de experiência na área que goste de colocar ordem no caos.

Alguém confortável a trabalhar com números, documentos, pagamentos e diferentes interlocutores, sem perder velocidade, rigor ou capacidade de iniciativa.

Não procuramos necessariamente um contabilista. Procuramos alguém que saiba trabalhar em proximidade com a contabilidade, fazer as perguntas certas, organizar a informação e garantir que nenhum tema fica esquecido.

Vais integrar uma operação onde ainda existem vários processos por criar. Terás espaço e responsabilidade para estruturar a área, propor melhorias e implementar sistemas que tornem a empresa mais organizada, eficiente e preparada para crescer.

Acima de tudo, procuramos alguém rápido, perspicaz, responsável e orientado para a resolução.

Se te revês no que acabaste de ler, candidata-te agora!