Gestor(a) de Eventos

A transformação digital das cidades depende cada vez mais da capacidade de envolver cidadãos, empresas, academia, parceiros institucionais e diferentes agentes do ecossistema de inovação.

Na Porto Digital, desenvolvemos plataformas digitais interoperáveis, projetos de inovação e iniciativas orientadas para a modernização da administração pública, contribuindo para a transição digital da cidade do Porto.

Neste contexto, os eventos constituem um importante instrumento de comunicação, partilha de conhecimento, criação de comunidade e relacionamento institucional, permitindo divulgar o trabalho desenvolvido, promover a colaboração entre diferentes entidades e reforçar o posicionamento do Porto enquanto referência na área da inovação urbana e da transformação digital.

Procuramos um(a) Gestor(a) de Eventos para assegurar o planeamento, organização e execução operacional do portefólio de eventos da Porto Digital, incluindo sessões técnicas, workshops, conferências, eventos institucionais e participações em eventos nacionais e internacionais.

O(a) Gestor(a) de Eventos reportará diretamente à Coordenadora de Área, trabalhando sob a sua orientação e em estreita articulação com as diferentes equipas da Porto Digital, nomeadamente Comunicação e Marca, Gestão de Projetos, Produto, Financeira e Administração, bem como com parceiros e entidades da esfera municipal.

A função terá uma natureza transversal e será responsável pela concretização operacional dos eventos definidos pela organização, assegurando elevados padrões de qualidade, coerência institucional, cumprimento de prazos e acompanhamento orçamental.

Tasks

Planear e organizar o calendário anual de eventos da Porto Digital, de acordo com as prioridades e orientações definidas pela Coordenadora de Área e em articulação com as diferentes equipas internas;

Assegurar a organização logística dos eventos de ponta a ponta, incluindo espaços, produção, fornecedores, equipamento técnico, viagens, estadias, acreditações, catering, merchandising e acolhimento de participantes e convidados;

Preparar estimativas orçamentais e acompanhar a execução financeira dos eventos, monitorizando custos e identificando eventuais desvios face aos orçamentos aprovados;

Preparar os elementos técnicos necessários aos processos de aquisição e contratação relacionados com eventos, incluindo especificações técnicas e requisitos dos serviços a contratar;

Acompanhar os procedimentos de contratação pública em articulação com as áreas competentes da Porto Digital;

Acompanhar a execução dos contratos associados aos eventos, verificando o cumprimento das condições contratadas, dos prazos e dos serviços ou fornecimentos adjudicados;

Assegurar a articulação operacional com fornecedores, parceiros institucionais, entidades municipais, oradores, patrocinadores e outros intervenientes envolvidos na organização dos eventos;

Apoiar a Coordenadora de Área na definição do formato, dimensão e modelo de participação da Porto Digital nos diferentes eventos, de acordo com os objetivos estabelecidos para cada iniciativa;

Trabalhar em articulação com a equipa de Comunicação e Marca na divulgação dos eventos, produção de conteúdos, materiais de comunicação e identidade visual;

Garantir que os eventos incorporam, sempre que aplicável, princípios de acessibilidade, inclusão e sustentabilidade;

Identificar antecipadamente riscos operacionais, logísticos ou financeiros, reportando-os à Coordenadora de Área e propondo medidas de mitigação;

Preparar cronogramas, planos operacionais e demais instrumentos necessários à organização e acompanhamento de cada evento;

Acompanhar e avaliar os resultados dos eventos através de indicadores como participação, satisfação, execução orçamental, alcance e resultados alcançados;

Elaborar relatórios de acompanhamento e avaliação dos principais eventos, identificando aprendizagens e oportunidades de melhoria;

Propor à Coordenadora de Área novos formatos, metodologias e soluções que contribuam para melhorar a qualidade e eficiência da organização dos eventos da Porto Digital.

Requirements

Licenciatura em Gestão de Eventos, Comunicação, Relações Públicas, Gestão ou área relevante para a função;

Preferencialmente, entre 3 e 5 anos de experiência profissional na organização e gestão de eventos;

Experiência na organização de eventos institucionais, empresariais, tecnológicos ou relacionados com inovação;

Experiência na gestão de fornecedores e parceiros;

Experiência na preparação e acompanhamento de orçamentos;

Excelente capacidade de organização, planeamento e gestão de prioridades;

Forte capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;

Capacidade de negociação e resolução de problemas;

Autonomia, sentido de responsabilidade e orientação para a execução;

Capacidade para trabalhar sob pressão e gerir simultaneamente diferentes atividades e prazos;

Domínio do português e do inglês, escrito e falado;

Disponibilidade para deslocações e para trabalho ocasional fora do horário habitual, sempre que a natureza dos eventos o justifique.

Valorizamos

Experiência na organização de eventos internacionais;

Experiência com eventos híbridos e ferramentas digitais de gestão de eventos;

Conhecimentos de contratação pública e do Código dos Contratos Públicos;

Experiência de trabalho com organismos públicos ou entidades do setor público;

Conhecimento do ecossistema de inovação, tecnologia e smart cities;

Conhecimento do tecido institucional e empresarial da região do Porto;

Experiência na definição e acompanhamento de indicadores de desempenho de eventos;

Capacidade para identificar oportunidades de melhoria e implementar processos de organização mais eficientes.

Benefits

Seguro de Saúde

Subsídio de Almoço

Telemóvel e serviço de comunicações

APP ANDA

Modalidade de trabalho híbrida (presencial e remoto)

Junte-se à Associação Porto Digital como Gestor(a) de Eventos, impulsionando a transformação digital e melhorando os serviços públicos no Porto. Melhore os serviços públicos, impacte a vida dos cidadãos e contribua para o desenvolvimento sustentável.