Mall Coordinator

Missão da Função

O/A Mall Coordinator presta apoio às áreas de gestão patrimonial, gestão imobiliária e marketing do Centro Comercial, assegurando o correto funcionamento dos processos administrativos, operacionais e de relacionamento com lojistas, fornecedores e clientes, contribuindo para a excelência operacional e para a valorização do ativo.

Principais Responsabilidades

1. Apoio à Gestão Patrimonial

• Colaborar no desenvolvimento e acompanhamento do Mall Income.
• Assegurar a comunicação entre os arrendatários e a Equipa de Gerência.
• Coordenar e apoiar reuniões com retailers, fornecedores e clientes.
• Rececionar, validar e registar as declarações mensais de vendas dos lojistas.
• Efetuar o controlo e acompanhamento de indicadores operacionais, incluindo vendas, consumos e outros dados relevantes.
• Apoiar a gestão e acompanhamento da cobrança de dívida.

2. Apoio à Gestão Imobiliária

• Apoiar a gestão imobiliária do Centro Comercial, contribuindo para a melhoria contínua dos níveis de serviço e da excelência operacional.
• Realizar verificações periódicas dos requisitos operacionais e administrativos do Centro.
• Colaborar na implementação e monitorização de procedimentos internos.

3. Gestão Administrativa

• Efetuar o atendimento e filtragem de chamadas telefónicas.
• Gerir e manter atualizados os contactos de fornecedores, lojistas e restantes stakeholders.
• Assegurar a correta organização e atualização do arquivo físico e digital.
• Executar tarefas administrativas no sistema SAP, nomeadamente:
  • Criação e acompanhamento de ordens de compra;
  • Gestão de receções, recibos e faturas;
  • Outras atividades administrativas associadas.
• Gerir e controlar as autorizações de acesso ao Centro Comercial.

4. Apoio à Gestão de Marketing

• Manter atualizada a base de dados de fornecedores de marketing e eventos.
• Apoiar a gestão e monitorização do calendário anual de atividades, campanhas e ações promocionais.
• Colaborar na coordenação logística e administrativa das iniciativas de marketing desenvolvidas pelo Centro.

Horário de Trabalho

De segunda a quinta-feira e dias de permanência

A jornada de trabalho decorrerá entre as 09h00 e as 18h30, com 1 (uma) hora de pausa para almoço.

Os colaboradores poderão, mediante organização prévia da atividade, antecipar o horário de entrada para as 08h30, antecipando igualmente o horário de saída para as 18h00.

À sexta-feira

Colaboradores sem permanência no fim de semana

O horário será realizado em regime contínuo, das 09h00 às 15h00.

Colaboradores com permanência no fim de semana

O horário será realizado em regime contínuo, das 12h30 às 18h30.

Em ambos os casos, os colaboradores poderão antecipar o horário de entrada em 30 minutos, antecipando igualmente o horário de saída em 30 minutos.

Regime de Permanências

Compensação de permanências

Cada dia de permanência realizado será compensado com 1 (um) dia de folga, a gozar durante a mesma semana em que a permanência for efetuada.

Compensação adicional por permanência presencial ao sábado

Cada sábado de permanência presencial dará direito, para além do dia de folga referido anteriormente, a meio-dia adicional de descanso, de natureza acumulável.

Este crédito de meio-dia poderá ser acumulado e utilizado conjuntamente com o período anual de férias, de acordo com as necessidades operacionais e mediante aprovação prévia da empresa.

Assim, os colaboradores que realizem permanências presenciais ao sábado beneficiarão:

• De 1 (um) dia de folga na semana em que a permanência é realizada;
• De meio-dia adicional acumulável, que poderá ser associado ao período de férias anuais.

Por norma, quando a permanência ocorra ao sábado, o dia de folga correspondente será gozado na segunda-feira da mesma semana, sem prejuízo de outra organização que venha a ser acordada entre o colaborador e a empresa.

Competências-Chave

• Organização e rigor administrativo.
• Capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Orientação para o cliente e para a qualidade de serviço.
• Capacidade de planeamento e gestão de prioridades.
• Espírito de equipa e colaboração.
• Domínio de ferramentas informáticas de gestão e produtividade, incluindo SAP e Microsoft Office.