Office Manager Shaken not Stirred

Office Manager | Shaken not Stirred

SOBRE NÓS:

A Shaken Not Stirred é uma organização fundada em 2019 com a missão de capacitar as gerações futuras através do desenvolvimento e implementação de projetos educativos inovadores. Atuamos hoje em quatro frentes complementares: a 42, o TUMO, a Shaken Academy e a Shaken Futures.

A 42 é uma das principais escolas de programação do mundo, com mais de 50 campus distribuídos por mais de 30 países. É uma escola gratuita e inclusiva, aberta a qualquer pessoa independentemente do seu percurso académico ou experiência profissional, baseada num modelo de aprendizagem entre pares e orientado para projetos — sem aulas, sem professores e sem horários. Em Portugal, a 42 Lisboa abriu em 2020 e a 42 Porto em 2022, contando atualmente com 2.000 estudantes ativos e uma taxa de empregabilidade superior a 90%.

O TUMO é um centro de tecnologias criativas fundado na Arménia e atualmente presente em mais de 10 países. Destinado a jovens dos 12 aos 18 anos, é um programa gratuito que complementa o ensino formal através de percursos de aprendizagem personalizados em áreas como Programação, Robótica, Animação, Desenvolvimento de Jogos, Música, Fotografia e Design Gráfico. Em Portugal, os centros TUMO operam em Coimbra, Lisboa e Porto, cada um com capacidade para 1.500 estudantes, e com a ambição de escalar ainda mais a nível nacional. Em 2026 demos também o primeiro passo na expansão internacional, com a abertura do TUMO Bilbao.

A Shaken Academy é o nosso braço de formação profissional e de empreendedorismo, com programas como o AI Dive for Business, disponibilizados tanto em parceria com empresas (B2B) como diretamente a indivíduos (B2C).

A Shaken Futures leva a nossa experiência de conceção, implementação e operação de projetos educativos para jovens a terceiros — municípios, fundações, escolas, empresas e parceiros institucionais — em Portugal e no estrangeiro.

Todas as nossas iniciativas são orientadas por uma forte missão social: promover a mobilidade social ascendente e contribuir para o crescimento social e económico a longo prazo.

SOBRE A FUNÇÃO:

Procuramos alguém que garanta o bom funcionamento do dia a dia da equipa central da Shaken e que assuma a gestão de viagens de todo o ecossistema.

A função organiza-se em quatro dimensões:

1. Escritório da equipa central — em Lisboa (Beato), integrado no espaço do TUMO Lisboa.
2. Viagens e estadias — para todas as organizações do grupo, em Portugal e no estrangeiro. É a área com maior peso na função.
3. Eventos e experiência do colaborador — apoio logístico e momentos de equipa.
4. Processos comuns do ecossistema — definição e acompanhamento de standards partilhados entre 42, TUMO e Shaken Academy.

Cada espaço do ecossistema tem um Facilities Manager dedicado, responsável pela operação do respetivo edifício. Esta função não substitui esses papéis: gere diretamente o escritório da equipa central e os recursos comuns de Lisboa, e trabalha com os Facilities Managers na definição, implementação e acompanhamento de processos e standards comuns.

Procuramos alguém que goste de fazer acontecer, com atenção ao detalhe, espírito de melhoria contínua e capacidade para coordenar diferentes equipas e interlocutores, contribuindo para que todos os espaços reflitam a cultura, os valores e a forma de trabalhar da Shaken.

Escritório da equipa central:

• Garantir que o escritório da equipa central se mantém organizado, funcional e acolhedor, com uma lógica de melhoria contínua.
• Gerir a copa, cafés, consumíveis e economato do espaço de Lisboa — recursos comuns às equipas que ali trabalham — assegurando a reposição atempada.
• Gerir o inventário de equipamentos e materiais da equipa central, com processos de controlo de entradas e saídas.
• Assegurar a gestão administrativa do escritório: correio, encomendas, documentação e arquivo.
• Articular com o Facilities Manager do TUMO Lisboa e com a equipa de Facilities & IT todos os pedidos que dependam da operação do edifício.
• Prestar apoio administrativo ao CEO sempre que necessário.

Viagens e estadias (todo o ecossistema):

• Assegurar a marcação e gestão de viagens, alojamento e transfers para colaboradores de todas as organizações do grupo, em Portugal e no estrangeiro.
• Ser o ponto único de contacto para pedidos de viagem, garantindo tempos de resposta previsíveis e a melhor relação entre custo e conveniência.
• Gerir a relação com agências, plataformas de booking, hotéis e companhias, negociando condições e tarifas corporativas.
• Garantir o cumprimento da política de viagens, sinalizar exceções e propor atualizações à política.
• Assegurar a correta imputação de custos por entidade legal, centro de custo e projeto, em articulação com a equipa financeira.
• Tratar os requisitos administrativos de deslocações internacionais: vistos, seguros de viagem, documentação e ajudas de custo sempre que aplicável.
• Organizar a logística de deslocações de grupo — visitas, formações, delegações e participação em eventos externos.

Eventos & Experiência de colaborador:

• Coordenar componentes logísticas do processo de onboarding, incluindo:

  • preparação do kit de boas-vindas;
  • criação e preparação do workspace;
  • articulação de pedidos com restantes equipas.

• Apoiar iniciativas internas, celebrações, aniversários e momentos de equipa.

• Gerir os canais internos de comunicação associados à vida dos escritórios (ex.: grupos de WhatsApp).

• Organizar momentos de offsites e retreats de equipa;

• Coordenar toda a logística associada aos eventos realizados nas instalações.

• Garantir a preparação de espaços, catering, materiais e equipamentos técnicos antes, durante e após os eventos.

• Recolher feedback contínuo sobre a experiência nos espaços e implementar melhorias

Processos comuns do ecossistema:

• Definir, documentar e acompanhar procedimentos comuns aos espaços do ecossistema (42, TUMO e Shaken Academy), em conjunto com os Facilities Managers locais.
• Trabalhar em estreita articulação com as equipas locais para garantir consistência na experiência e nas operações.
• Promover a partilha de boas práticas e identificar oportunidades de melhoria contínua.
• Acompanhar o cumprimento dos standards definidos e reportar desvios.

O QUE TRAZES CONTIGO:

• Experiência profissional relevante em Office Management, Gestão de Operações, Gestão de Viagens ou funções semelhantes.
• Excelente capacidade de organização e gestão de prioridades, com conforto para lidar com muitos pedidos em simultâneo.
• Perfil autónomo, proativo e orientado para a resolução de problemas.
• Forte sentido de responsabilidade e atenção ao detalhe.
• Facilidade em trabalhar com diferentes equipas e stakeholders, em várias geografias.
• Capacidade para implementar processos e assegurar o seu cumprimento de forma transversal.
• Bons conhecimentos de ferramentas digitais como Google Workspace, Slack, Notion, Canva ou similares.
• Experiência concreta em marcação e gestão de viagens — agências, plataformas de booking, políticas de viagem e gestão de despesas (é valorizado mas não obrigatório)
• Excelentes competências de comunicação.
• Fluência em português e bom domínio de inglês (falado e escrito).

O QUE OFERECEMOS:

• Posição a tempo inteiro, em regime presencial, num ambiente de trabalho dinâmico e colaborativo, localizado no Beato;
• Pacote de compensação e benefícios ajustado à responsabilidade da função e à experiência do(a) candidato(a);
• Tempo de descanso: 6 dias adicionais de férias, para além dos dias de férias legalmente previstos;
• Seguro de saúde: comparticipado em 75% pela organização;
• Contacto direto com um ecossistema em crescimento, em Portugal e no estrangeiro, incluindo deslocações pontuais aos restantes espaços do grupo;
• Oportunidades de aprendizagem e desenvolvimento contínuo para apoiar o crescimento profissional.