Adjunto/a a Dirección de Operaciones y Servicio Técnico

Adjunto/a a Dirección de Operaciones y Servicio Técnico
Buscamos un perfil administrativo polivalente, organizado y proactivo para incorporarse, como parte de un gran equipo de trabajo, como mano derecha de la Dirección de Operaciones y Servicio Técnico. Tu misión principal será garantizar la eficiencia operativa, el control documental. Además, actuarás como nexo de coordinación entre el equipo de Ventas, la gestión de Operaciones y el Servicio Técnico, asegurando un flujo de información ágil y sin fisuras entre departamentos.
Horario intensivo de mañana L a V, puesto a cubrir en la oficina de Alcalá de henares en Madrid o en la oficina de Palma de Mallorca.
Titulaciones preferentes: (CFGS) en Administración y Finanzas, Administración, Organización y Gestión de Operaciones / Logística o perfil similar.O titulación universitaria LADE o similar.
Idiomas: Inglés intermedio-alto (mínimo B2).
Conocimientos Técnicos y Herramientas:
Entorno Windows y Manejo Informático: Buenas dotes informáticas de usuario medio/avanzado en entorno Windows. Soltura en la gestión de archivos (organización de carpetas, subida/descarga de documentos en la nube, compresión/descompresión de archivos) y agilidad general con herramientas digitales.
Microsoft Dynamics 365 CRM/Navision: Dominio en introducción de datos, registro y seguimiento de oportunidades.
Microsoft Excel: Nivel medio-avanzado
Microsoft SharePoint: Experiencia práctica en el uso de SharePoint como entorno corporativo de almacenamiento.
Jira: Creación, gestión y seguimiento de incidencias/proyectos, asignación de tareas del área técnica y control de estados de proyectos y flujos de trabajo.
Confluence: Interacción en la base de conocimiento interna.
Microsoft Outlook: Gestión correo corporativo.
Gestión Documental Técnica Especializada: Control y custodia de fichas técnicas, manuales de equipos, checklists y expedientes pre-instalación, e informes post-instalación.
Funciones Principales:
Apoyo Directo a Dirección: Asistencia operativa a la dirección.
Coordinación Interdepartamental: Enlace operativo entre Ventas, Operaciones y Servicio Técnico para asegurar la trazabilidad de pedidos,entregas y peticiones.
Gestión Documental Pre y Post Instalación: Preparación, recopilación y verificación del paquete documental pre-instalación (checklists de requerimientos, fichas técnicas, manuales), así como la recepción, revisión y archivo de los informes post-instalación e intervenciones.
Soporte a Servicio Técnico: Registro, subida de datos, asignación y seguimiento de tickets e incidencias en Jira, controlando tiempos de respuesta e histórico.
Operaciones y Gestión ERP: Registro en Dynamics 365 / Navision.
Gestión Documental y del Conocimiento: Estructuración y archivo centralizado de documentación operativa en SharePoint y Confluence.
Coordinación y Reportes: Gestión de correo y agenda mediante Outlook, y elaboración de informes operativos en Excel para la toma de decisiones de dirección.
Lo que valoraremos en tu día a día:
Soltura y agilidad informática: Facilidad para desenvolverte en entorno Windows, manejando con fluidez descargas, compresión de archivos, entornos en la nube y herramientas de trabajo digital.
Atención al detalle y rigor documental: Meticulosidad en el control y verificación de la información, incluyendo entre otros; registros, expedientes técnicos (checklists, fichas, manuales e informes pre y post instalación), asegurando la trazabilidad.
Agilidad y organización: Capacidad analítica para estructurar el trabajo diario, y gestionar el volumen de tareas sin perder el control.
Visión global, transversal y de mejora continua: Visión panorámica para actuar como puente entre ventas, operaciones y servicio técnico, identificando cuellos de botella e impulsando activamente la optimización de los procesos existentes
Proactividad y autogestión: Iniciativa para resolver la operativa diaria con autonomía, aportando ideas de mejora y anticipándote a las necesidades de la dirección.