Assistant Front Office Manager - Nobu Ibiza Bay

MISIÓN

Planificar, coordinar y gestionar el correcto funcionamiento del departamento de recepción, en lo concerniente a gestionar la oferta de habitaciones, teniendo en cuenta las reservas, entradas, salidas, facturación y situaciones especiales (cambios, overbooking, no shows, etc.) cumpliendo los estándares de calidad y normas establecidas, con la finalidad asegurar un servicio y una atención que garantice cubrir y superar las expectativas del cliente.

Optimizar la relación costes e ingresos, para asegurar la rentabilidad, la máxima ocupación y la producción del hotel, con el fin de cumplir con los objetivos establecidos desde el Hotel.

Liderar el equipo promoviendo un ambiente de cooperación y colaboración, fomentando la mejora continua hacia la excelencia y generando los medios para el desarrollo profesional del equipo.

FUNCIONES OPERATIVAS

Gestión del personal de recepción:

1. Colaborar con el departamento de Recursos Humanos y con ayuda de GJM- supervisor/a de recepción en la selección del personal.
2. Elaboración de turnos y vacaciones del personal.
3. Comunicación al personal de los objetivos empresariales y departamentales establecidos.
4. Planificación y organización de las tareas del departamento.
5. Supervisión de las tareas del departamento asistiendo al personal cuando sea necesario.
6. Gestión de la formación entre los componentes del departamento.
7. Trabajar por conseguir los objetivos marcados.
8. Supervisar y controlar el buen estado del back office.
9. Cubrir las funciones de recepcionista cuando sea necesario.
10. Supervisar y controlar la caja al final de cada turno.
11. Supervisar toda la facturación diaria.
12. Revisar todas las reservas del día.
13. Revisar asignación de las suites diariamente.
14. apoyo en las tareas de FOM.

Gestión de los resultados económicos del departamento:

7. Cumplimiento del presupuesto establecido para su área.

8. Utilización de los recursos de la manera más eficiente.

9. Interpretación de los resultados mensuales del presupuesto, comparándolos con los realmente establecidos y adoptando las acciones correctoras necesarias.

10. Seguimiento del upselling del departamento.

Control e Innovación en el departamento de recepción:

11. Control de las hojas de reserva para cada día, para asegurar el correcto cumplimiento de estas y detectar posibles incidencias en el listado de llegadas (reserva VIP, discapacidad en silla de ruedas, familia con niños...).

12. Supervisión de la asignación de habitaciones a grupos pendientes de llegar.

13. Control de la facturación del día, asegurando el cierre correcto de las facturas emitidas a los clientes durante el día, así como las facturas a crédito derivadas al departamento de contabilidad.

14. Chequeo diario de la asignación de habitación

15. Control de las atenciones y demás requerimientos especiales

16. Control de los check outs y late check outs

FUNCIONES DE LIDERAZGO

1. Identificar y desarrollar el talento de las personas que forman parte de su equipo, brindándoles el apoyo necesario para que puedan alcanzar su máximo potencial.
2. Participar en los procesos de selección y acogida de las personas de su área, así como colaborar en la formación y el desarrollo de las mismas.
3. Realizar la Evaluación del Desempeño del equipo de trabajo a su cargo creando oportunidades para el desarrollo del mismo.
4. Velar por las relaciones y comunicaciones con otros departamentos, asegurando la colaboración y comunicación con ellos para la ejecución de las actividades del área.
5. Dirigir al personal dependiente, involucrándolo en los objetivos y motivándolo para que tenga una alta capacidad de respuesta a las necesidades previstas en el Hotel y para que desarrollen su profesionalidad.
6. Evaluar la productividad, rendimiento y consecución de objetivos del personal, reconociendo éxitos y corrigiendo actitudes y actuaciones.
7. Fomentar y facilitar un buen clima laboral que permita a los equipos trabajar con energía y entusiasmo hacia la consecución de un objetivo.
8. Fomentar el trabajo colaborativo, detectando y aprovechando la información, el conocimiento y/o la experiencia, propia y la de su equipo, que permita ejecutar el trabajo de una forma más eficaz

FUNCIONES DE GESTIÓN

1. Implementar y gestionar, en su ámbito de responsabilidad, la cultura de la calidad y el sistema de calidad y medio ambiente adoptado por la empresa y realizar la formación del personal en las prácticas adecuadas que garanticen el cumplimiento del mismo.
2. Supervisión y participación en la implantación y el registro de indicadores del sistema de calidad de su departamento/área.
3. Transmisión y supervisión del cumplimiento de la normativa vigente de la Prevención de Riesgos Laborales en la ejecución de las tareas de los diferentes puestos de trabajo.
4. Conocimiento y aplicación de la legislación Medioambiental y comunicación a los empleados que estén bajo su responsabilidad de los apartados del sistema que afectan en su trabajo.
5. Supervisión del cumplimiento de las actividades de su departamento incluidas en el Programa Medioambiental evitando situaciones de emergencia.
6. Supervisar y controlar el correcto estado de uniformidad e higiene de todos los empleados del departamento.
7. Supervisión del protocolo de control y cumplimiento de la normativa de la legionela.

FORMACIÓN Y EXPERIENCIA REQUERIDA

• Titulación: Titulación Universitaria (Diplomatura en Turismo)
• Conocimientos de ofimática: Nivel avanzado de Office, PMS y programas de gestión de reservas.
• Experiencia: Experiencia mínima de 1 año en un puesto similar.
• Idiomas: Comprender, leer y expresarse oralmente y por escrito en castellano e inglés y a un nivel adecuado al puesto en un tercer idioma.

RELACIONES

• Todos los departamentos
• Huéspedes y clientes

CONOCIMIENTOS NECESARIOS

• Conocimiento del Programa Ópera
• Tramitación y documentación de reservas
• Procedimientos en caso de emergencia.
• Aspectos legales, políticas de empresa y normas de vestuario y comportamiento.
• Normas de seguridad e higiene.
• Resolución de problemas y ayuda disponible
• Normas de cortesía y protocolo
• Manejo de situaciones de conflictos ante la formulación de quejas y reclamaciones.
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*Playa Real S.A. es una empresa comprometida con la igualdad. Playa Real S.A. ofrece igualdad de oportunidades y se compromete a no discriminar a nadie por motivo de raza, sexo, religión, discapacidad, edad, orientación sexual u otro motivo.