Comms Administrative Assistant

La persona seleccionada se responsabilizará de la gestión de las tareas administrativas del departamento de Comunicación y de Fundación y de ofrecer soporte transversal al equipo en diferentes proyectos, eventos y necesidades operativas.  

Este rol combina funciones administrativas y de soporte, con la participación en iniciativas y proyectos de comunicación interna y externa, y proyectos sociales. La posición requiere de una alta capacidad de organización, atención al detalle y disposición para trabajar en equipo. 

Responsabilidades principales 

Gestión administrativa del departamento 

• Gestión y seguimiento de facturas, presupuestos y órdenes de compra. 

• Coordinación y gestión de proveedores: solicitud de presupuestos, control de entregables y seguimiento administrativo. 

• Gestión y seguimiento de documentación para acuerdos y auditorías. 

• Control de stock de materiales corporativos (merchandising, papelería, soportes). 

• Actualización y mantenimiento de bases de datos, documentación y archivos del departamento. 

• Apoyo en la preparación de informes, presentaciones y documentación interna. 

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Asistencia a la dirección 

Soporte en la gestión y organización de la agenda: coordinación de reuniones, citas, desplazamientos, viajes y actividades internas y externas. 

• Coordinación de agenda de trabajo. 

• Coordinación con otros departamentos y equipos para facilitar la operativa diaria. 

• Gestión de viajes y desplazamientos. 

• Gestión de comunicaciones internas relacionadas con la agenda y prioridades del área. 

Soporte al equipo de Comunicación&ESG 

• Colaboración en la planificación, coordinación y ejecución de eventos corporativos, tanto internos como externos.  

• Apoyo logístico en la organización de reuniones, jornadas, presentaciones y actividades institucionales. 

• Gestión de suscripciones y actualizaciones de las distintas herramientas corporativas. 

• Soporte al equipo de producción en necesidades puntuales relacionadas con contenidos, materiales o logística. 

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Colaboración transversal 

• Trabajo conjunto con distintas áreas de la compañía para facilitar la operativa del departamento. 

• Soporte en la gestión de solicitudes internas relacionadas con comunicación. 

• Seguimiento de tareas y apoyo en la gestión de proyectos del área. 

Requisitos del puesto 

• Formación en Administración, Comunicación, Marketing o áreas afines. 

• Experiencia previa en funciones administrativas; se valorará experiencia en departamentos de comunicación o eventos. 

• Manejo fluido de herramientas ofimáticas (Excel, PowerPoint, Oracle ERP, Microsoft 365, Power BI, sistemas de gestión interna). 

• Capacidad de organización, atención al detalle y habilidades multitarea. 

• Buenas habilidades de comunicación y trato con proveedores y equipos internos. 

• Proactividad, flexibilidad y capacidad para trabajar en entornos dinámicos. 

• Nivel mínimo de inglés B2 y valorable C1. 

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Qué ofrecemos 

• Oportunidad de integrarse en un equipo creativo, colaborativo y orientado a proyectos. 

• Participación en iniciativas corporativas de alto impacto. 

• Desarrollo de habilidades tanto administrativas como de comunicación y gestión de eventos.