Executive Assistant and Facilities Manager

Job Purpose

El rol principal es apoyar al Country Manager de Iberia de la empresa y al Operational Team de Dirección (OT) cuando sea necesario, así como garantizar el correcto funcionamiento de las oficinas y servicios generales. Este puesto combina funciones estratégicas de asistencia ejecutiva con la gestión operativa y logística del espacio de trabajo, asegurando eficiencia, organización y una experiencia óptima para empleados y visitantes.

Key Accountabilities & Responsibilities

• Gestión / coordinación de agendas, viajes, documentación y gastos para el Country Manager y OT.
• Control, elaboración y custodia de actas de reuniones clave, con especial énfasis en sesiones de Dirección y Comités estratégicos, asegurando la reserva de sala ejecutiva, redacción de Agenda, toma de Minutas y la correcta identificación de decisiones, acciones, responsables y fechas de compromiso, así como su seguimiento hasta cierre.
• Enlace tanto interno como externo con miembros de la Junta Directiva, partes interesadas clave y clientes.
• Actuar como punto de contacto entre la dirección y otros departamentos o entidades externas.
• Recepción y gestión de visitas, proveedores, asistencia a reuniones, redacción de actas y acciones.
• Compilar / archivar cartas confidenciales y otra documentación.
• Preparar documentación, presentaciones e informes.
• Apoyo en proyectos especiales asignados por la dirección.
• Organizar y gestionar eventos y off-sites en coordinación con RH.
• Gestión de las oficinas, incluyendo:

• Supervisar y asegurar el cumplimiento de las políticas internas relacionadas con el uso y funcionamiento de la oficina.
• Realizar inspecciones periódicas para comprobar el estado general de las instalaciones, coordinando también las revisiones obligatorias (extintores, alarmas contra incendios y otros sistemas de seguridad).
• Velar por el adecuado cumplimiento de las políticas de Seguridad Física en coordinación con la Recepción y la Seguridad privada de la planta.
• Atender y resolver incidencias relacionadas con el espacio de trabajo, garantizando el correcto funcionamiento de sistemas eléctricos, climatización y demás servicios técnicos.
• Control de suministros: material de oficina, merchandising, consumibles y otros recursos necesarios.
• Gestión y seguimiento de los presupuestos de la oficina, incluidas las adquisiciones. Comprobación y seguimiento de la facturación y los pagos.
• Mantener la relación con la propiedad y otros interlocutores relevantes (mantenimiento, seguridad, administración).
• Coordinar la logística interna: organización de mudanzas, reasignación de puestos de trabajo, control de inventario y realización de pedidos

• Cumplimiento de buenas prácticas ambientales en oficina incluyendo reportes de los indicadores ESG críticos.