Office Coordinator

Är du en serviceinriktad person med ett öga för detaljer och en förmåga att få människor att känna sig välkomna? Är du bekväm med att ha många bollar i luften samtidigt och besitter förmågan att kunna prioritera bland dem? Vi söker nu en engagerad Office Coordinator som vill bli en del av vårt team!

Som Office Coordinator på Red Bull är du en av våra viktigaste varumärkesrepresentanter. Du ansvarar för att skapa en förstklassig upplevelse för både besökare och medarbetare och har helhetsansvaret för receptionen på vårt kontor i Stockholm. Det innebär bland annat att vårt varumärke och produkt är representerat i kontorsmiljön på ett exceptionellt sätt och du säkerställer att allt från mötesrum till gemensamma ytor är representativa, trivsamma och inbjudande. Tillsammans med HR-avdelningen ansvarar ni för att vi har en trygg arbetsplats och -miljö och att vi ständigt jobbar med förbättringar som stärker vår arbets- och kontorsmiljö.

Rollen innefattar även administrativa uppgifter som posthantering, beställningar, aktivering av passerkort och inköp av kontorsmaterial. Du ansvarar för dialogen med våra externa samarbetspartners inom ditt ansvarsområde och du är en viktig administrativ support till alla våra interna avdelningar vid behov. Utöver detta kommer du även spela en central roll i förberedelserna av våra företagsevent.

Vi ser att du trivs i en arbetsmiljö där det händer mycket och där du får ha många olika kontaktytor. Du har ett stort mått positiv energi och är en sann doer. Den här rollen är en del av vårt Operationsteam och rapporterar till Red Bull Sveriges Operations Manager, din formella placeringsort är på Red Bulls huvudkontor i Stockholm. 

Är du redo att ta dig an en ny utmaning och vill bidra till att Red Bull fortsatta framgång? Sista ansökningsdag är den 24 augusti, rollen kan dock komma att tillsättas innan ansökningstiden är slut, så sök redan idag!

RECEPTIONSANSVARIG

• Du representerar vårt varumärke på ett proffsigt sätt och säkerställer att våra besökare får en minnesvärd upplevelse hos oss på Red Bull.
• Du ser till att alla kontakter över telefon och mail hanteras på ett professionellt och effektivt sätt.
• Du ansvarar för att hantera leveranser och bud och ser till att alla paket redovisas enligt riktlinjer. Du ser även till att organisera speciella leveranser och tar hand om den dagliga sorteringen av post.
• Vid nyanställningar ansvarar du för alla medarbetare får en tydlig introduktion av kontorsmiljön och uppsatta riktlinjer. Du ser till att passerkort och välkomstblommor är på plats och att de får en bra genomgång av larminstruktionerna och övriga kontorsrelaterade områden.
• Du ansvarar för att säkerställa våra lagersaldon och beställningar av Red Bull till kontoret och externa lager.

KONTORSANSVARIG

• Du ser till att allmänna utrymmen, receptionen och besöksmiljön är snyggt iordningställda och att Red Bulls varumärke alltid är representerat på ett professionellt och tilltalande sätt.
• Du kontrollerar kvaliteten på städningen av kontorsmiljön och ser till att återvinning, hushållsmaskiner, sophantering och dylikt hanteras på ett bra sätt.
• Du ansvarar för lagernivån av Red Bull och ser till att våra kylar alltid är påfyllda.
• Du arbetar i tätt samarbete med HR-avdelningen och våra avdelningschefer för att upprätthålla en attraktiv och inspirerande arbetsmiljö för våra anställda. Du är inom den här rollen skyddsombud och säkerställer att vi har en säker och trivsam arbetsplats.

ADMINISTRATION

• Du ansvar för kontakten med tjänsteleverantörer som larmfirma, städfirma, hyresvärdens tekniska service etc. Du säkerställer att inköpta produkter och tjänster är kostnadseffektiva och möter våra krav.
• Du ansvarar för administration av de interna adresslistorna och ser till att samarbetet med svarservice fungerar på ett effektivt och professionellt sätt.
• Du är ett stöd till våra interna medarbetare vid events och kontorsbaserade aktiviteter.
• Du ansvarar för och är första kontakten gentemot vår telefonleverantör, du sköter den operativa hanteringen av telefoner och övriga telefonärenden tillsammans med vår IT-ansvarig.
• Inom ditt ansvar kring inköp och administration ingår även att skapa miljörapporter enligt vår hållbarhetspolicy.

INKÖPSANSVAR

• Du är kontaktperson gentemot alla partners och leverantörer inom ditt ansvarsområde.
• Du ansvarar för inköp och påfyllnad av kontorsmaterial för hela kontoret.
• Du ansvarar för beställning och inköp av bröd, mjölk, frukt etc. för hela kontoret.

• Minst 2-3 års erfarenhet från liknande roll och ansvarsområden, gärna inom en snabbrörlig miljö
• Hög nivå av energi och social kompetens – du är vänlig, utåtriktad och hjälpsam
• Älskar att leverera förstklassig service och passion för Red Bull’s varumärke, produkter och värden
• Driven, självgående och är trygg i dina förmågor
• Analytisk och ett starkt sinne för hög kvalitet och ordning och reda
• Flexibel och tycker om att ha många bollar i luften, samtidigt besitter du förmågan att prioritera
• Noggrann, strukturerad och ett öga för detaljer
• Duktig på att kommunicera på svenska och engelska i både tal och skrift
• Kunskap i Office-paketet
• Giltigt B-körkort är ett krav

Red Bull Sweden AB är en arbetsgivare som arbetar för lika möjligheter oavsett vem du är. Vi tror starkt på att olikheter och månfald är viktigt för vår fortsatta framgång. Besluten vi tar i våra rekryteringsprocesser baserar vi på dina erfarenheter och färdigheter och vi välkomnar alla ansökningar som representerar vårt samhälle, oavsett ålder, kön, funktionshinder, sexuell läggning, etnicitet, religion.