Administrative Coordinator m/w/d %

Für unseren Kunden suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit als:

Administrative Coordinator m/w/d 100%

Ihre Herausforderung

• Unterstützung des CEO-Assistenten und des Senior Management Teams nach Bedarf
• Umfassende administrative Unterstützung der Geschäftsleitung für einen reibungslosen Tagesablauf
• Organisation und Planung von internationalen Geschäftsreisen, einschliesslich Flugbuchungen, Visa-Beschaffung, Hotelreservierungen und Transfers
• Logistische Unterstützung bei der Planung von Veranstaltungen und Kongressen, sowohl intern als auch auf Anfrage des verantwortlichen Managers
• Organisation von Firmenveranstaltungen und der jährlichen Aktionärsversammlung
• Erledigung von Telefonaten, Büroeingang, Besuchermanagement, Meetingvorbereitungen und Verpflegungsorganisation
• Überwachung des Büromaterialbestands sowie Wartung und Verwaltung von Lieferantenbeziehungen
• Durchführung grundlegender Buchhaltungstätigkeiten und Aktualisierung des Buchhaltungssystems
• Zentrale Anlaufstelle für Wartung, Versand, Lieferungen und Besorgungen
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Ihre Kompetenz

• Nachgewiesene Erfahrung als Teamassistent/Executive Coordinator oder in einer ähnlichen Position
• Erfahrung von 3 bis 5 Jahren in einer vergleichbaren Position, bevorzugt in der Pharmaindustrie und in einem multikulturellen Umfeld
• Solide Fähigkeiten im Umgang mit verschiedenen Interessengruppen
• Fliessende Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office sowie "Back-Office"- und Buchhaltungssoftware
• Idealerweise Erfahrung mit Concur, Continua, KABA, Visio, Vistrax, SAP - Employee Success Factors und Canva
• Erfahrung im Kundenservice oder in Stakeholder-Beziehungen ist von Vorteil
• Grundkenntnisse in Buchhaltungsprinzipien sowie in Büroverwaltungssystemen und -verfahren von Vorteil

Ihre Perspektiven

Ihr Kontakt

Office & Administration A073, beantwortet Ihre Fragen gerne unter der Nummer . Bitte bewerben Sie sich direkt online. Beziehen Sie sich dabei bitte auf die Referenznummer 073-OZBO-147432-20-DE. #prm