Operations & Boutique Coordinator

CONTEXTE

Nous sommes à la recherche d’un/une Operations & Boutique Coordinator rattaché(e) au Directeur des Opérations, pour une durée de 6 mois , disponible immédiatement jusqu’en décembre 2024, dans la Boutique Cartier de Genève.

Dans un contexte Maison de forte croissance, de transformation retail et d’accélération du développement omnicanal, il/elle soutient activement l’atteinte de nos ambitions opérationnelles et commerciales par la coordination exemplaire des opérations d’encaissements et de contrôles afférents à nos obligations de compliance.

Ses actions contribuent directement à la bonne conduite et à l’amélioration continue :

• des opérations de caisse

Dans le respect strict des procédures de la Maison et du Groupe Richemont ainsi que des obligations de compliance et de la politique commerciale, il/elle contribue aux :

• encaissements clients, schémas de facturation et de livraison/expédition.
• opérations d’ouverture, de clôture et de correction de caisse
• opérations concernant les flux et gestion des pièces dans la boutique

Basé(e) en boutique et régulièrement présent(e) sur la surface de vente en soutien des équipes, il/elle est moteur d’efficacité et de performance.

En parallèle, il/elle soutient activement l’atteinte de nos ambitions commerciales et expérience client par :

• la coordination des synergies nécessaires entre les trois pôles (Vente, Operations et Expérience Client)
• la planification des ressources en fonction des besoins de l’activité (planning)
• la communication interne au sein de l’équipe

Il/elle contribue au respect strict des procédures et de la politique commerciale. Il/elle est également un garant du bon fonctionnement et rayonnement de la boutique avec la gestion du planning et la collecte des bonnes pratiques.

VOS RESPONSABILITÉS

1/ Gestion des Facturations et Livraisons/Expéditions

• Opère et contrôle les opérations d’encaissement dans le respect des procédures maison et des obligations groupe.
• Coordonne la parfaite gestion des flux comptables et financier au profit de résultats irréprochables des campagnes d’audit interne et externe.
• Met en place et contrôle les procédures d’ouverture, de clôture, de correction et de réconciliation des caisses.
• Contribue activement au bon suivi des paiements reçus (VIB, PBL, CB, espèces, chèques, devises, etc).
• Organise et suit la bonne tenue des commandes, acomptes, avoirs et remboursements.
• Formalise le process d’édition des factures proforma et appels de fonds en conformité avec nos règles de compliance.
• Veille au bon fonctionnement du service de détaxe et aux respects des règles d’éligibilité.
• Gestion des espèces
  • Respecte et fait respecter scrupuleusement les procédures de sécurité relatives aux flux des espèces et moyens de paiement.
  • Applique et fait appliquer la réglementation relative aux paiements en espèces.
• Réconciliations
  • Organise et procède aux réconciliations quotidiennes des moyens de paiement entre le système de caisse, les terminaux de paiement et la comptabilité.
  • Pilote l’évolutions des pratiques d’encaissement, propose et déploie les solutions nécessaires à leur amélioration.
  • Corrige les écarts constatés (« Red Lights »), propose et met en place les solutions adéquates pour en limiter l’occurrence et la répétition.
• Clôture de Caisse
  • Organise et déploie le process d’ouverture et de clôture de caisse.
  • Collecte, archive et/ou transmet au service comptable les documents nécessaires.

2/ Gestion des flux de marchandise

• Contribue à la réception, l’étiquetage et les transferts de créations à la boutique de Genève en soutien ou en l’absence du stockiste.
• Opère et contrôle les opérations de tokens en boutique dans le cas de nos procédures de vente.
• S’assure de la propreté du back stock et du stock au coffre pour optimiser le temps de recherche et de présentation des vendeurs.
• Organise et opère le réassort de la boutique.
• S’assure du comptage des pièces dans la boutiques et alerte en cas de différence.

3/ Gestion du planning de la boutique

• Suit, met à jour et planifie le planning des équipes, en collaboration avec les équipes de ventes.
• Adapte le process du planning avec le projet Match to traffic.
• Planifie et organise les sessions de formations des vendeurs et des meetings de l’équipe.
• Suivi des soldes de congés
• Réconciliation systématique des congés prévus versus pris et leur intégration dans le système informatique de gestion des temps
• Suivi des temps de travail et Récupérations

4/ Communication interne et expérience collaborateur

• S’assure de la bonne organisation et communication des moments d’équipes (team building, meeting équipe, etc).
• Communique les messages clé des morning briefs et du management à l’ensemble de la boutique.
• Moteur de synergies entre les pôles d’activité et les métiers en boutique.
• Evaluation continue de l’efficacité des organisations, process, outils et “ways of working”.
• Collabore étroitement avec l’équipe Opération sur l’ensemble des sujets en lien avec l’expérience collaborateur.

4/ Soutien à l’expérience client

• En support du directeur de l’expérience client, suivi et analyse du Customer Expérience Barometer sur une base hebdomadaire, avec des axes d’améliorations suggérés individuellement et pour l’équipe sur une base mensuelle.
• Suivi des activités de clienteling et de suivi des réponses pour les activités et évènements.

VOTRE PROFIL :

• • Diplôme universitaire Bachelor/Master ou équivalent
  • Français & Anglais courant 
  • 1/2 ans d’expérience retail dans la gestion opérationnelle
  • 1/2 ans d’expérience de coordination et conduite de projets
  • Une expérience commerciale est un plus
  • Capacités analytiques et organisationnelles complètes
  • Parfaite maîtrise des outils informatiques & aisance sur les outils digitaux
  • Rigueur, pédagogie et esprit de synthèse
  • Gestion du temps et des priorités
  • Proactivité & sens des initiatives
  • Rigueur, structure & esprit d’équipe
  • Confidentialité
  • Disponibilité à travailler sur des amplitudes retail, y compris le weekend