Assistant de Direction (H/F)

Introduction

Pour notre division Communication & Image, nous recherchons un Assistant de Direction (H/F) dont la mission principale sera de soutenir le Responsable du département Perpetual Arts Initiative dans la gestion administrative et le suivi des projets.

Responsabilités

• Gérer l'agenda de la direction (planification de réunions, déplacements, rendez-vous)


• Organiser et préparer les réunions, séminaires et événements internes


• Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, notes internes et rapports


• Assurer le suivi et le classement de la documentation administrative


• Gérer les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les demandes entrantes


• Assurer la liaison entre les différents départements de l'organisation


• Contribuer à la rédaction de contenus de communication (newsletters, présentations institutionnelles)


• Préparer des présentations PowerPoint sur les différentes disciplines artistiques (cinéma, musique, architecture, etc.)


• Participer au suivi administratif et logistique des projets artistiques et culturels


• Préparer et constituer les dossiers de subventions, demandes de financement et partenariats


• Veiller au respect des délais et à la bonne coordination des parties prenantes


• Traiter les notes de frais et suivre les dépenses de la direction


• Mettre à jour et maintenir les bases de données (contacts, partenaires, prestataires)

Profil

• Expérience confirmée dans l’assistanat de direction idéalement dans un environnement international et au sein d’un département Communication


• Un intérêt pour les arts est un atout


• Connaissance et pratique d'un outil CRM


• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Powerpoint)


• Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et oral


• Sens de la discrétion et de la confidentialité


• Rigueur & organisation : vous gérez plusieurs tâches simultanément sans perdre en précision


• Esprit d'équipe : vous collaborez naturellement et contribuez à une dynamique collective positive


• Bonne présentation, excellent relationnel et sens du service


• Réactivité et adaptabilité dans un environnement créatif et dynamique

Conclusion

Nous vous offrons un environnement stimulant, d’excellentes conditions de travail et des prestations sociales de premier ordre.

Nous vous remercions d'adresser un dossier de candidature complet (CV, lettre de motivation, certificats et diplômes).

#LI-Hybrid