Assistant·e administratif·ve (Direction générale et Secrétariat général) 80-100%

Employeur solide et tourné vers l’avenir, la Vaudoise est l’un des assureurs leaders en Suisse. Fidèle à sa nature coopérative et à ses valeurs, elle encourage la création d’un environnement de travail sain, inclusif et inspirant, idéal pour développer votre talent.   

Nous recherchons un.e Assistant·e administratif·ve (Direction générale et Secrétariat général) entre 80 et 100% dynamique pour coordonner, organiser et soutenir l’ensemble des activités administratives, logistiques et organisationnelles au sein de la Direction générale et du Secrétariat général. 

Les missions qui vous attendent : 

Gestion administrative courante 

• Assurer la correspondance, trier et traiter le courrier entrant


• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques


• Mettre à jour des documents, suivre les invitations, lettres et dossiers


• Maintenir l’archivage électronique et agir comme référent·e Business Travel CFF

Gestion des factures 

• Contrôler, saisir et traiter les factures liées aux séances, déplacements et projets

Organisation de réunions 

• Planifier les séances du CEO, du président et du Secrétariat général dans Outlook


• Organiser la logistique (réserver les salles, commander les pauses/repas/mettre à disposition le matériel nécessaire)


• Élaborer le calendrier annuel et les macro‑plannings

Soutien aux événements internes 

• Aider à organiser des séminaires, conférences, voyages, assemblées générales et événements de fin d’année

Contribution aux projets RSE 

• Analyser et traiter les demandes de dons


• Relire le rapport de durabilité


• Participer à l’organisation des séances thématiques

 Votre profil :

• Bénéficier d’une formation commerciale ou équivalente et justifier d’au minimum trois années d’expérience en assistanat de direction


• Organiser, prioriser, anticiper et gérer simultanément plusieurs activités avec efficacité


• Développer un esprit d’équipe solide, incarner un sens du service irréprochable et garantir une confidentialité exemplaire


• Maîtriser de manière avancée les outils Office, notamment Outlook, PowerPoint (pour créer des présentations), Word et Excel


• Entretenir des relations fluides grâce à une excellente aisance relationnelle


• Travailler de manière autonome et anticiper les besoins de la Direction


• Communiquer parfaitement en français, à l’oral comme à l’écrit, et utiliser l’allemand à un niveau B2


• Rédiger avec précision et aisance 

 
Ce que nous vous offrons :  

• Un environnement de travail sain dans une entreprise mutualiste certifiée "Great Place to Work" 


• Des avantages sociaux multiples, dont la flexibilité dans l'organisation du travail  


• Un travail au sein d'une équipe dynamique et passionnée 


• Des valeurs humaines centrées sur le bien-être des collaborateurs   

Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature complet par voie digitale (avec curriculum vitae, lettre de motivation, copie des certificats de travail et diplômes).