HR & Office Administrator (m/w/d) | Teilzeit

Zur Ergänzung unseres dynamischen People Experience Team suchen wir ab Mai oder Juni 2026 oder nach Vereinbarung einen HR & Office Administrator (m/w/d) in teilzeit zu 60%.

Hauptaufgaben - HR

• Unterstützung der HR Manager bei täglichen HR-Anfragen von Mitarbeitenden und Führungskräften nach Delegation
• Administrative Unterstützung über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus
• Mitwirkung an Onboarding- und Offboarding-Prozessen zur Sicherstellung einer konsistenten Employee Experience
• Erstellung von HR-Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Vertragsänderungen und Mitarbeiteranschreiben
• Pflege und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten in HiBob sowie Sicherstellung von Datenintegrität und Audit-Sicherheit
• Unterstützung bei Vertrags- und Rollenänderungen sowie organisatorischen Anpassungen im HRIS
• Unterstützung im Performance Management, inkl. Terminverfolgung und Dokumentation
• Mitwirkung an Employee-Engagement- und Kulturinitiativen (z. B. Events, Wellbeing)
• Sicherstellung der Einhaltung interner HR-Richtlinien und Best Practices

Hauptaufgaben - Office

• Organisation des gesamten Büromanagements (Material, Bestellungen, Bestände)
• Planung und Koordination von Besuchen sowie Catering und Events (Schwerpunkt Zürich, Unterstützung in Belgien & Norwegen)
• Unterstützung im Facility Management inkl. Kommunikation mit Vermietern und Notfallkoordination
• Ansprechpartner:in für lokale IT-Themen, Arbeitsplatz-Setup und Schnittstelle zur IT in London
• Bestellung und Verwaltung von IT- und Büroausstattung
• Betreuung des Zutrittskontrollsystems inkl. Ausweiskarten in Zusammenarbeit mit dem Empfang
• Sicherstellung von Arbeitssicherheits- und Gesundheitsstandards im Büro

Anforderungen

• Erfahrung in der HR-Administration ist zwingend erforderlich
• Erfahrung in der Unterstützung von Prozessen entlang des gesamten Employee Lifecycles
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie hohe Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen und selbstständig zu arbeiten
• Souveräne Kommunikationsfähigkeit mit starken zwischenmenschlichen Kompetenzen
• Proaktive, lösungsorientierte Denkweise
• Sicherer Umgang mit HR-Systemen (z. B. HiBob oder vergleichbar)
• Stark ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Zuverlässigkeit
• Hohes Maß an Diskretion und Vertraulichkeit

Wünschenswert

• Erfahrung im Office Management oder in der Verwaltung von Infrastruktur/Facilities, idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• Erfahrung in einer internationalen Organisation
• Erfahrung in der Unterstützung von Mitarbeiterengagement- oder Kulturinitiativen
• Gutes Verständnis des Schweizer Arbeitsrechts und der arbeitsrechtlichen Bestimmungen
• Ausgeprägte Fähigkeiten im Stakeholder-Management

Was erwartet Sie?

• Eine abwechslungsreiche Aufgabe in einem lebhaften, internationalen Umfeld
• Gute Pensionskasse
• Gute Sozialleistungen inklusive Sabbatical nach 5 Dienstjahren
• Attraktive Mitarbeiter-Rabatte
• Entwicklungsmöglichkeiten in einem agilen und internationalen Unternehmen
• Werden Sie Teil unseres globalen und dynamischen Teams, in dem Diversität im Mittelpunkt steht

Wer sind Wir?

Die Ten Group ist der globale Marktführer im Bereich Lifestyle- und Reise-Service. Seit 1998 bieten wir dank unserem personalisierten, erstklassigen und fachspezifischen Service weltweit renommierten Unternehmen die Möglichkeit, eine maximale Kundenzufriedenheit und Kundenbindung zu erzielen. Heute arbeiten wir mit mehr als 50 globalen Unternehmen und bedienen aus 22 ausgewählten Standorten in den wichtigsten Finanzmetropolen weltweit Millionen von Kunden in über 52 Ländern.

Wer Sind Wir ? Wir sind die Ten Lifestyle Group - This is what we do!

Commitment to Diversity

Wir fördern unterschiedliche Philosophien, Kulturen und Erfahrungen. Wir schätzen Diversität und setzen uns für die Schaffung eines integrativen Arbeitsumfelds für unsere Mitarbeiter ein. Dieser Gedanke eint die Teams der TEN. Alle Aspekte unserer Beziehung, einschließlich der Entscheidung über Einstellung, Beförderung, Disziplinarmaßnahmen oder Kündigung, basieren auf Verdienst, Kompetenz, Leistung und Geschäftsanforderungen.

"Ten arbeitet nur mit einer kleinen Liste bevorzugter Personalvermittler zusammen. Bitte beachten Sie, dass wir zur Zeit keine weiteren Personalvermittlungsagenturen akzeptieren.