Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Wir sind ein Software-Unternehmen im Bereich Compliance & Automation und entwickeln innovative RegTech-Lösungen mit starkem Fokus auf Anti-Money-Laundering (AML), Know Your Customer (KYC) und Anti-Fraud.

Gerade stehen wir als Unternehmen vor dem nächsten grossen Schritt: dem Einzug in unser eigenes, neues Office in Zürich! Um diesen Space mit Leben zu füllen und gleichzeitig den CEO sowie das gesamte Team im operativen Alltag wirkungsvoll zu entlasten, suchen wir ein Organisationstalent, das Struktur liebt, gerne Verantwortung übernimmt und Gastfreundschaft lebt. Die Rolle ist primär vor Ort angesiedelt und bildet eine zentrale Schnittstelle im täglichen Office- und Teambetrieb.

Office Manager (60%)

• Du bist die erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und sorgst für einen professionellen Empfang sowie einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag
• Du stellst sicher, dass unsere Büroräumlichkeiten jederzeit optimal funktionieren: von Kaffee, Getränken und Arbeitsmaterialien bis hin zu IT, Infrastruktur und externen Dienstleistern
• Du erkennst Bedürfnisse frühzeitig und sorgst proaktiv dafür, dass im Office alles bereitsteht und reibungslos funktioniert
• Du planst und organisierst interne Events, Team-Lunches, Apéros sowie externe Veranstaltungen und koordinierst dabei Räume, Technik und Catering

Executive Assistant (40%)

• Du unterstützt den CEO im Tagesgeschäft und sorgst für eine effiziente Termin- und Kalenderorganisation
• Du erstellst und optimierst Präsentationen und stellst sicher, dass Inhalte strukturiert und professionell aufbereitet sind
• Du koordinierst Geschäftsreisen sowie die damit verbundene Organisation und erstellst Spesenabrechnungen
• Du arbeitest eng mit HR zusammen und unterstützt bei administrativen und organisatorischen Themen, wo nötig

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung an einer Hotelfachschule abgeschlossen
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung im Guest Service, in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren Assistenz- bzw. Office-Management-Rolle gesammelt
• Du packst gerne mit an, bist offen, empathisch und hast Freude am Umgang mit Menschen
• Effizienz, Genauigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein sind für dich selbstverständlich
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch in hektischen Situationen den Überblick
• Du kommunizierst stilsicher in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift); Französischkenntnisse sind ein Plus

Dich erwartet ein internationales Team und ein brandneues Office, das du aktiv mitgestalten kannst. Wir bieten dir eine Schlüsselrolle in einem wachsenden RegTech-Umfeld, in dem Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege gelebt werden.