Workplace Experience Coordinator, 80-100% (Mensch)

Du bist das Gesicht und Herzstück unseres Zürcher Büros. Als Workplace Experience Coordinator empfängst du Besucher:innen, sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf und schaffst einen Arbeitsplatz, an den unsere Kolleg:innen gerne kommen. Die Rolle verbindet Empfangsaufgaben mit Wareneingang, Büromaterial-Management und der Organisation von Team-Events.

Deine Hauptaufgaben umfassen

• Empfang & Front Desk

  • Du empfängst und registrierst Besucher:innen, Kandidat:innen und Partner:innen und bist die erste Anlaufstelle im Büro

  • Du bearbeitest eingehende Anrufe, Post und allgemeine Anfragen

  • Du hältst Empfang und Gemeinschaftsbereiche ordentlich und einladend

  Wareneingang & Logistik

  • Du nimmst Lieferungen entgegen und gleichst sie mit Lieferscheinen und Bestellungen ab

  • Du meldest Abweichungen oder Schäden an das bestellende Team

  • Du verteilst Material und Pakete an die richtigen Teams und verwaltest die Lagerung

  • Du koordinierst ausgehende Sendungen und Kurierdienste

  Büromaterial & Hospitality

  • Du überwachst und füllst Kühlschränke, Getränke, Snacks und Küchenmaterial nach

  • Du verwaltest Büroverbrauchsmaterial und bestellst bei Lieferanten

  • Du sorgst dafür, dass Küche und Pausenbereiche gut bestückt und sauber sind

  Events & Team Life

  • Du planst und organisierst Apéros, Team-Lunches und interne Events

  • Du koordinierst Caterer, Locations und Lieferanten und verwaltest Budgets und Rechnungen

  • Du unterstützt das Onboarding neuer Kolleg:innen bei Arbeitsplatzeinrichtung und Bürorundgängen

Auf was können wir uns freuen

• Abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. KV, Hotellerie o. Ä.) oder vergleichbare Erfahrung

• Erfahrung im Empfang, in der Büroadministration, Hospitality oder Logistik

• Praktische Veranlagung, Serviceorientierung und Organisationstalent mit Blick fürs Detail

• Sicherer Umgang mit MS Office / Google Workspace und gängigen Bürotools

• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich); Französisch von Vorteil

• Freundliche, proaktive Persönlichkeit, die den Arbeitsplatz gerne für andere verbessert