Ihre Aufgaben
- Buchung von Meetings und Abwicklung der Terminplanungen (intern und extern)
- Begrüßung von Besucher:innen/Organisation von Besuchen
- Bearbeitung von Korrespondenz, Ein- und Ausgangspost, E-Mails und Telefonaten
- Organisation von Veranstaltungen im Büro
- Bestellung und Pflege von Büromaterial
- Administrative Aufgaben (Datenverwaltung, Archivierung, Berichterstattung)
- Reisemanagement
- Verwaltung der Einrichtungen: Instandhaltung und Gebäudemanagement, Dekoration, Suche nach und Verhandlung mit Auftragnehmern und Lieferfirmen, Verwaltung von Wartungsverträgen
- Erstellung von Rechnungen mit unserem ERP System Myfactory und Pflege unserer Abrechnungstabellen in Excel
- Bearbeitung und Einstellen von ein- und ausgehenden Rechnungen in unser System
- Einstellen von Überweisungen
- Überwachung von Zahlungsfristen
- Dokumentation von Zahlungseingängen
- Erstellung von Zahlungserinnerungen und Auftragsbestätigungen
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