G26/27 Registration Services Technician (Srls)

Human Resources announces an opening for 1.0 Registration Services Technician 

This a full-time, 12-month (260-days), Grade G-11 position. 

RESPONSIBILITIES:

ESSENTIAL FUNCTIONS OF THE CLASS (the following may not include all duties performed):   Provides information to

parents/guardians concerning Virginia and APS school admission and placement requirements, policies, processes and procedures.

 Guides them through registration.   Verifies that registration documents, which may not be in English, comply with requirements. 

Ensures adequacy, completeness and accuracy in forms submitted (such as enrollment eligibility documents, McKinney-Vento and

School Entrance Health Forms) and documents generated (such as student records).   Provides English-Spanish

interpreter/translator services.  Helps coordinate translation and interpretation services in other foreign languages.   Registers

students; generates, opens, organizes and manages new/returning student records.  Trains school-based registration staff in central

registration processes.  Provides daily ‘help desk’ type support to them and users of student records.  Performs administrative

assistance of a general office nature such as maintains time attendance records, processes leave requests, maintains leave records,

and verifies leave data with payroll; generates routine memos and letters from general instructions; maintains clerical records and

prepares reports from such records; greets callers and visitors, ascertaining and responding to their needs appropriately by providing

information, referring them to others, etc.; determines files required by policy/procedure, good office order or convenience, and

ensures that filing, archiving and destruction timetables are followed; initiates or approves orders for office supplies and ensures an

adequate inventory; reviews incoming correspondence and materials for items of interest to the supervisor or other staff; develops,

or helps develop, presentations, spreadsheets, etc.; and types and proofreads documents (ensuring proper format and business

English and effective style and word usage, catching omissions, typographical errors and other problems, etc.) and mails or emails

final copy.  Communicates and interacts effectively with APS/County staffs, parents/guardians, etc.  This includes listening ‘actively’

to stakeholders to ensure their wants/needs/concerns are heard and, as appropriate, met in a user-friendly way.   Uses a computer

and (a) modern office suite software for various applications such as, but not limited to, planning/scheduling, communicating (email),

word processing, manipulating data (databases and spreadsheets), preparing charts/graphics/presentations and researching

(Internet); (b) enterprise systems/software for requisitioning/purchasing/etc.; and (c) specialized systems/software for performing

other functions.   May drive to school sites when the need arises.   

EXPERIENCE:

REQUIRED KNOWLEDGE, SKILLS, AND ABILITIES: Knowledge of Federal requirements governing student enrollment in US

public schools sufficient to ensure compliance in the registration process.   Knowledge of, and skill in, applying Virginia and APS

requirements governing student admission and placement, or ability to rapidly acquire this knowledge/skill set, to ensure compliance

in the registration process.   Knowledge of generally-accepted principles, methods and techniques of administrative assistance of a

general office nature, and knowledge of, or ability to rapidly acquire knowledge of, APS-specific administrative

assistance/secretarial/clerical policies, processes and procedures altogether to greet callers and visitors, establish/maintain files,

prepare reports, type documents and perform related functions.  This includes knowledge of, and skill in, modern, standard business

English.   Skill in problem solving to select, organize and logically process relevant information (verbal, numerical or abstract) to

solve a problem.  This includes skill in recognizing subtle aspects of problems, identifying relevant information and making balanced

recommendations and decisions.  Skill in written communication in English and Spanish to understand written information (including

instructions, descriptions and ideas), and to express such information in writing so that others will understand.   Skill in oral

communication in English and Spanish to understand verbal information (including instructions, descriptions and ideas), and to

express such information verbally so that others will understand and agree/comply or take other appropriate action.  Interpersonal

skills to interact effectively with contacts in a businesslike, customer service-oriented manner by establishing and maintaining

effective working relationships and working in harmony with others.   Skill in using a computer, modern office suite software (such as

MS Office), enterprise software and specialized software.   Ability and willingness to work in a ‘fluid environment’ under pressure of

changing priorities, deadlines and peak periods.

QUALIFICATIONS:

MINIMUM EDUCATION, TRAINING, AND EXPERIENCE REQUIREMENTS: 1. A high school diploma, a Certificate of General

Educational Development (GED), or an equivalent combination of education, experience and training.   2. Four years of

progressively responsible experience in administrative assistance including two years of specialized public school admission and

placement assistance that involved a combination of (a) review of US and out-of-country documents pertinent to US public school

enrollment compliance, (b) substantive support/coordination of such enrollment functions as testing for placement, (c) student intake

that included use of Spanish or interpreters/translators of languages other than English and (d) other manifestations of substantive

(not procedural) US public school registration services.  An equivalent combination of education, experience and training may be

substituted for this requirement; for example, an associate’s degree in any field providing a strong foundation for successful

performance of the duties and responsibilities in this class specification may be substituted for two years of these four years of

experience.   CERTIFICATION: Proof of fluency (oral and written communication) in English and Spanish is required.  As assigned,

a valid driver’s license is required

It is the policy of the Arlington School

Board, as stated in Policy G-2.30, Employee Relations – Equal Employment Opportunity - that “Employment opportunities shall not

be restricted, abridged or otherwise adversely affected on the basis of race, national origin, creed, color, religion, gender, age,

economic status, sexual orientation, national origin, marital status, pregnancy status, veteran status, genetic information, gender

identity or expression, and/or disability

Salary based on 26/27 Pay Plan