Admin Executive

Responsibilities:

• Staff Accommodation Management: Oversee allocation, booking, and upkeep of staff accommodations, ensuring all facilities meet company standards.
• Office Rentals and Leasing: Manage office rental agreements, including timely renewals, contract negotiations, and maintaining accurate records.
• Renovations and Maintenance: Coordinate office renovations, repairs, and maintenance projects by liaising with contractors and vendors to ensure timely and quality completion.
• Vendor and Lease Contract Management: Draft, review, and manage lease and vendor agreements to ensure compliance with company policies.
• VIP Reception: Arrange and manage high-level guest and VIP receptions, ensuring professional hospitality and smooth experiences.
• Facilities and Inventory Management: Oversee the maintenance of office facilities, furniture, and equipment; handle procurement and inventory tracking.
• Budget Oversight: Prepare cost estimates and monitor expenses for office rentals, renovations, and other administrative functions.
• Event Coordination: Support the organization and execution of company events, meetings, and functions.
• Administrative Support: Provide comprehensive support to the management team, including preparing reports, organizing schedules, and maintaining organized administrative systems.
• AdHoc Duties: Take on additional tasks and projects as assigned by management to support overall operations and company goals.

Requirements:

• Diploma or degree in Business Administration, Property Management, or a related field.
• Minimum 2–3 years of experience in administrative, facilities management, or related roles.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Strong negotiation and communication skills for dealing with vendors, contractors, and agents.
• High attention to detail and the ability to handle multiple tasks simultaneously.