Executive assistant - Kindergarten

ASSISTANT(E) DE DIRECTION - Maternelle

MISSION

L’assistant(e) de direction assure le suivi des tâches relatives à l’administration de l’école maternelle en apportant un soutien permanent au directeur en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et de suivi de dossiers.

RESPONSABILITÉS

• Organiser les rendez-vous et le planning du directeur de l’école maternelle
  




• Préparer et organiser les réunions (réservation des salles et commandes Chartwell’s)
  




• Assurer la prise de notes dans certaines réunions en accompagnement du directeur et réaliser certains comptes rendus 
  




• Filtre les appels et assure l’accueil physique
  




• Accueil des nouveaux personnels sur une vision générale de la maternelle (visite de l’école, rappel de l’emploi du temps)
  




• Rédiger les courriers et assurer la transmission de l’information aux parents,
  




• Assurer une supervision générale des entrées et sorties des enfants le matin et le soir
  




• Actualiser les informations administratives et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents
  




• Assurer la gestion administrative des arrivées et départs d’élèves (mise à jour des listes de classes et des dossiers scolaires des élèves)
  




• Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons administrative
  




• Assurer l’interface au quotidien avec les services supports (transport, maintenance, restauration scolaire etc.)
  




• Gérer le matériel de l’école maternelle (fournitures ASEM, emprunts, photocopieurs…)
  




• Suivi des budgets et préparation du parapheur
  




• Assurer le suivi des absences du personnel et gérer leur remplacement
  




• Coordonner l’activité des ASEM ayant des responsabilités administratives (établissement de leur emploi du temps, répartition du travail, assignation de tâches)
  




• Contribuer à la circulation de l’information et aux échanges avec tout le personnel du cycle 1
  




• Assurer le suivi des procédures et leur mise à jour notamment liées au PDPA
  




• Tâches complémentaires liées à des situations exceptionnelles 
  

COMPÉTENCES, EXPÉRIENCE ET FORMATION REQUISES

• Bac+2 ou équivalent, ou minimum 5 ans d’expérience sur un poste identique,
  




• Parfaite maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral,
  




• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, outils de la suite google),
  




• Qualités relationnelles: sens de l’écoute, diplomatie, patience et capacité d’accueil
  




• Qualités d’organisation : anticipation, respect des délais et discernement
  




• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités et à hiérarchiser les urgences
  




• Réactivité, initiative et respect des procédures
  




• Respect de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve 
  




• Expérience dans l’encadrement des enfants de 2 à 6 ans est un plus.
  




• Maitrise de l’outil PRONOTE et EDUKA est un plus.
  

RELATIONS DE TRAVAIL

• Directeurs de l’Ecole Maternelle
  




• Professeurs 
  




• Personnel de la maternelle 
  




• Parents et élèves 
  




• Services des fonctions supports 
  

Conditions de travail :

• Poste à temps plein de 42 heures/semaine
  




• La rémunération basée sur l'expérience et la grille de salaire de l’IFS
  




• 8 semaines de congés annuels durant les vacances scolaires
  




• Assurance santé
  

Responsable hiérarchique :

• Directeur de l’Ecole Maternelle
  

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MISSION

The Assistant Director is responsible for the administration of the kindergarten providing ongoing support to the Director in terms of organization, management, communication, information, reception, filing and follow-up of files.

RESPONSIBILITIES

• Organize appointments and the schedule of kindergarden's director
  




• Prepare and organize meetings (room reservations and Chartwell's orders)
  




• Take notes at certain meetings with the director and produce some reports
  




• Filter calls and ensure, physical welcoming
  




• Welcome new staff with a general overview of the kindergarten (tour of the school, reminder of the timetable)
  




• Draft mails and ensure that information is passed on to parents,
  




• Ensure general supervision of children's arrival and departure in the morning and evening
  




• Update administrative and regulatory information. Archive and classify documents
  




• Ensure administrative management of children's arrivals and departures (update class lists and children's school files)
  




• Draw up orders for equipment, supplies and consumables, and check compliance of administrative deliveries.
  




• Ensure as day-to-day interface with support services (transport, maintenance, school catering, etc.). )
  




• Manage kindergarten equipment (ASEM supplies, loans, printers, etc.)
  




• Monitor budgets and prepare the parapheur
  




• Monitor staff absences and manage replacements
  




• Coordinate the activities of ASEMs with administrative responsibilities (timetabling, work distribution, task assignment)
  




• Contribute to the flow of information and exchanges with all Cycle 1 staff
  




• Monitor and update procedures, in particular those linked to the PDPA
  




• Additional tasks linked to exceptional situations
  

SKILLS, EXPERIENCE AND TRAINING REQUIRED

• 2 years' higher education or equivalent, or at least 5 years' experience in an identical position,
  


• Perfect command of French and English, both written and spoken,
  


• Good command of office automation tools (Word, Excel, PowerPoint, tools from the Google suite),
  


• Good interpersonal skills: listening skills, diplomacy, patience and ability to welcome
  


• Organizational skills : anticipation, respect for deadlines and discernment
  


• Ability to manage several activities simultaneously and prioritize emergencies
  


• Responsiveness, initiative and respect for procedures
  


• Respect for confidentiality, discretion and duty of reserve 
  


• Experience in supervising children aged 2 to 6 is a plus.
  


• Proficiency in PRONOTE and EDUKA is a plus.
  

WORKING RELATIONS

Kindergarten directors

Teachers 

Kindergarten staff 

Parents and students 

Support function departments

Working conditions:

• Full-time position of 42 hours/week
  


• Remuneration based on experience and IFS salary scale
  


• 8 weeks annual leave during school vacations
  


• Health insurance
  

Line manager:

• Kindergarten Director