EXECUTIVE ASSISTANT (Elementary) - Part-Time

MISSION

The Executive Assistant assists the Director in the management and administrative organisation of tasks related to the proper functioning of the elementary school.

RESPONSABILITES

Under the supervision of the Directors, the Executive Assistant shall :

• Ensure the physical, telephone and e-mail reception of the various interlocutors (parents, teachers and students at the elementary school)

• Provide administrative support to the direction’s activities :

• Managing agendas, filtering parent/teacher/student requests

• Managing communications to parents/teachers/students (memos/information notes, letters, emails, dashboards...) in both languages (French and English)

• Preparing and following up on pedagogical board meetings at the request of the management (attendance, writing and sending of reports)

• Ensuring regular liaison with the various administrative services and pastoral care

• Assisting in the practical organisation of educational projects and their promotion within the institution

• Manage the drafting and publication of the weekly Teacher's Gazette: compile and format articles submitted by various departments, and write additional content as required. 

• Planning and updating the year’s calendars

• Writing and updating the department’s procedures

• Ensuring the logistical organisation of elementary school meetings

• Handle follow-up of the administrative and educational files of students: 

• Managing the arrivals and departures of students

• Requesting school records (booklets, PPS, PAP, ...) from schools for new students.

• Managing school reports at the end of the semester

• Providing support for the organisation of school outings and trips

• Preparing for the arrival of families in January

• Following class budgets

• Ensure the administrative and pedagogical follow-up of the department :

• Meet & Greet new relief teachers, walk them through the replacement procedure, and visit the school premises.

• Managing absences of teachers and their replacements (preparatory documents, welcome, materials, email address, communication with the department and the educational team)

• Informing families and reorganising schedules as necessary

• Updating the databases in the monitoring tools and software

SKILLS, APTITUDES, TRAINING REQUIRED FOR THE POSITION

• 2 years of validated higher education in management assistance or equivalent is required

• Former experience in management assistance

• Proficiency in Google Suite

• Experience in handling customer relations

• Good communication skills (working closely with the administration, management, educational, and general departments)

• Precision, sense of organisation and efficiency

• Ability to work in a team

• Sense of diplomacy

• Proficiency in French and English required (written and oral)

• Discretion

• An experience in the school environment would be ideal

• Knowledge of office tools and educational tools such as EDUKA and EDT tools would be an advantage

WORKING RELATIONSHIPS

• Educational Directors

• Teachers

• Pastoral care

• Parents and students 

• Support Functions Services

REPORTING

Elementary Directors

WORKING CONDITIONS

• Short term contract and permanent contract on the basis of a full-time of 42 hours per week

• Remuneration according to the IFS salary scheme

• 8 weeks of annual leave during school holidays (To be prorated based on the duration of the contract )

• Medical coverage
  

ASSISTANT(E) DE DIRECTION - ELEMENTAIRE

*French version :

MISSION

L’assistant(e) de Direction aide la direction dans la gestion et l’organisation administrative des tâches liées au bon fonctionnement de l’élémentaire.

RESPONSABILITÉS

Sous la supervision des Directeurs/trices, l’assistant(e) de direction devra :

•   Apporter un support administratif aux activités de la Direction :

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et e-mail des différents interlocuteurs (parents, enseignants et élèves à la direction de l’élémentaire)

• Gérer les agendas, filtrer les demandes parents/enseignants/élèves

• Gérer les communications aux parents/enseignants/élèves (notes de service/notes d’information, courriers, emails, tableaux de bord…) en français et en anglais

• Préparer et suivre les conseils pédagogiques à la demande de la direction (présence, rédaction et envoi des comptes rendus)

•  Assurer la liaison régulière avec les différents services administratifs et vie scolaire

• Aider à l’organisation pratique de projets éducatifs et à sa promotion au sein de l’établissement

• Assurer la rédaction et la publication de la Gazette hebdomadaire destinée aux enseignants : compiler et mettre en forme les articles transmis par les différents départements, et rédiger des contenus additionnels si nécessaire. 

• Planifier et mettre à jour les calendriers de l’année

•  Rédiger et mettre à jour les procédures du service

•  Assurer l’organisation logistique des réunions de l’élémentaire

●                    Assurer le suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des élèves :

• Gérer les arrivées et départs des élèves

• Demander les dossiers scolaires (livrets, PPS, PAP, …) aux établissements pour les nouveaux élèves

•  Gérer l’envoi des bulletins scolaires en fin de semestre

•  Apporter un support à l’organisation de sorties scolaires et de voyages

•  Préparer l’arrivée des familles du mois de janvier

•  Suivre les budgets de classe

●        Assurer le suivi administratif et pédagogique du département :

• Accueillir les nouveaux enseignants remplaçants, leur présenter la procédure de remplacement et leur faire visiter l'établissement.

• Gérer des absences des professeurs et leurs remplacements (documents préparatoires, accueil, matériel, adresse email, communication avec le département et l’équipe pédagogique)

• Informer les familles et réorganiser les emplois du temps si nécessaire

• Mettre à jour les bases de données dans les outils de suivi et logiciels mis à disposition

COMPÉTENCES, EXPÉRIENCE ET FORMATION REQUISES

•  Bac + 2 assistant(e) de direction ou équivalent exigé

•  Expérience précédente d’assistant(e) de direction

•  Maîtrise des outils bureautiques

•  Expérience dans la gestion de la relation client

•  Bonne communication (travail en lien avec l’administration, la direction, la pédagogie, les services généraux)

• Rigueur, sens de l’organisation et efficacité

•  Capacité à travailler en équipe

•  Sens de la diplomatie

• Maîtrise du français et de l’anglais exigée (écrit et oral)

•  Discrétion

•  Une expérience dans le milieu scolaire serait idéale

•  Une maîtrise des outils EDUKA et PRONOTE serait un avantage

RELATIONS DE TRAVAIL

• Directeurs des écoles

• Professeurs

• Vie scolaire

• Parents et élèves

• Services des fonctions supports

REPORTING

Directeurs/rices de l’élémentaire

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Contrat à durée déterminée et contrat permanent, à temps plein (42 heures par semaine).

• Rémunération selon le régime salarial IFS

• 8 semaines de congés annuels pendant les vacances scolaires (à proratiser en fonction de la durée du contrat)

• Couverture médicale