Ketika tenaga kerja global mengalami transformasi besar—ditandai dengan meningkatnya kerja jarak jauh dan globalisasi—organisasi dihadapkan pada tantangan untuk meningkatkan rasa persatuan di dalam perusahaan.
Sebenarnya, hal ini tidak selalu mudah bagi sebuah bisnis, terutama karena bisnis ini masih belum terpetakan.
Selain itu, model konvensional yang berpusat pada kantor telah memberi jalan pada pengaturan yang fleksibel, sehingga menciptakan strategi pembangunan tim jarak jauh lebih penting dari sebelumnya.
Dalam artikel ini, kita akan mengeksplorasi evolusi kerja jarak jauh dan mendalami pentingnya menumbuhkan budaya kerja jarak jauh yang kuat.
Kami juga akan menguraikan strategi dan taktik untuk membangun tim jarak jauh yang efektif, meningkatkan keterlibatan dalam lingkungan virtual, dan mengeksplorasi praktik terbaik dalam membangun tim jarak jauh:
Mengapa Pekerjaan Jarak Jauh Menjadi Populer?
Dimulainya teknologi canggih, terkait dengan peristiwa global yang terjadi pada awal abad ke-21, telah mendorong kerja jarak jauh menjadi hal yang umum.
Pada gilirannya, batasan-batasan tradisional dalam kantor telah hilang, sehingga menimbulkan tenaga kerja yang tersebar dimana kendala geografis tidak lagi mengharuskan adanya kolaborasi.
Meskipun kerja jarak jauh memberikan fleksibilitas yang belum pernah terjadi sebelumnya, hal ini juga menimbulkan tantangan unik—terutama dalam mendorong kohesi tim dan mempertahankan budaya organisasi bersama. Banyak perusahaan, terutama ketika pandemi COVID-19 dimulai, menganggap pekerjaan jarak jauh merupakan tantangan untuk dikelola.
Namun, mari kita lihat strategi utama untuk sukses dengan tim jarak jauh:
Bagaimana Perusahaan Membangun Tim Jarak Jauh yang Efektif?
Membangun strategi tim jarak jauh yang efektif memerlukan pendekatan bijaksana yang melampaui batasan geografis; dibutuhkan strategi yang kuat yang tidak akan gagal memberikan hasil.
Berikut adalah strategi dan taktik penting yang diperlukan untuk tim jarak jauh:
1. Saluran Komunikasi yang Jelas
Perusahaan harus menciptakan saluran komunikasi yang transparan dan efektif menggunakan alat seperti konferensi video, platform pengiriman pesan, dan sistem manajemen proyek.
Selain itu, mereka harus memastikan bahwa anggota tim selaras dengan norma dan harapan komunikasi dengan mengatur panggilan video mingguan dan memastikan mereka mengunduh aplikasi komunikasi—seperti Slack.
2. Tentukan Peran dan Harapan
Bisnis harus dengan jelas mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan harapan untuk setiap anggota tim. Kejelasan ini menghilangkan ambiguitas dan memberdayakan individu untuk memberikan kontribusi yang berarti terhadap tujuan tim.
Ketika sebuah perusahaan tidak mendefinisikan dengan jelas peran dan harapannya, produktivitas akan menurun secara signifikan.
3. Memanfaatkan Teknologi Secara Efektif
Perusahaan juga harus menggunakan alat kolaborasi dan perangkat lunak manajemen proyek untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan produktivitas. Biasakan tim dengan tumpukan teknologi untuk memastikan kolaborasi yang lancar.
Tidak hanya akan meningkatkan komunikasi antar anggota tim, tetapi juga akan membantu orang untuk lebih mengenal satu sama lain.
4. Check-In dan Rapat Reguler
Penting juga untuk mengatur check-in rutin dan pertemuan tim untuk menjaga rasa koneksi. Sesi ini memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk berbagi kabar terbaru, mendiskusikan tantangan, dan meningkatkan rasa persahabatan.
Salah satu manfaat terbaik dari pertemuan rutin adalah memungkinkan anggota tim untuk berbagi kekhawatiran. Saat bekerja dari jarak jauh, karena kurangnya koneksi fisik, karyawan mungkin enggan menyampaikan kekhawatiran mereka.
5. Mendorong Berbagi Pengetahuan
Bisnis juga harus membangun budaya berbagi pengetahuan dalam tim. Untuk mencapai hal tersebut, dorong anggota tim untuk berbagi wawasan, praktik terbaik, dan pembelajaran untuk mendorong pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan.
6. Kegiatan Membangun Tim Virtual
Gabungkan aktivitas membangun tim virtual ke dalam rutinitas untuk mendorong ikatan tim. Ini dapat mencakup permainan virtual, kuis, atau proyek kolaboratif yang memungkinkan anggota tim berinteraksi di luar tugas terkait pekerjaan.
Cobalah untuk menggabungkan acara-acara pembangunan tim virtual ini sebanyak mungkin; hal ini dapat berdampak signifikan terhadap moral perusahaan.
Bagaimana Perusahaan Membangun Keterlibatan dalam Tim Jarak Jauh?
Jika sebuah bisnis ingin benar-benar melibatkan tim jarak jauh, mereka memerlukan upaya sadar untuk mengatasi jarak fisik dan menciptakan lingkungan virtual yang menginspirasi kolaborasi dan motivasi.
Memang tidak mudah, namun hal ini bisa dilakukan dengan strategi yang tepat.
Berikut adalah strategi membangun tim jarak jauh terbaik untuk meningkatkan keterlibatan:
1. Menumbuhkan Budaya Kerja yang Positif
Perusahaan harus menciptakan budaya kerja positif yang menghargai kerja tim, pengakuan, dan kesejahteraan. Selain itu, mereka harus memastikan para pemimpin menunjukkan perilaku positif dan menciptakan lingkungan inklusif di mana setiap anggota tim merasa dihargai.
Perusahaan juga dapat mencapai hal ini dengan mendorong kerja tim, mengakui dan menghargai upaya karyawan, dan mempromosikan peluang pengembangan profesional.
Umpan balik yang teratur—baik dari pimpinan hingga karyawan dan sebaliknya—juga dapat memainkan peran penting dalam membina tempat kerja yang positif dan produktif
2. Pengakuan dan Apresiasi
Penting untuk menerapkan program pengakuan untuk mengakui dan menghargai upaya anggota tim jarak jauh. Misalnya, hal ini dapat mencakup sapaan virtual, pengakuan karyawan terbaik bulan ini, atau pengakuan antar rekan.
3. Pengaturan Kerja yang Fleksibel
Bisnis harus menawarkan fleksibilitas dalam jadwal kerja untuk mengakomodasi zona waktu dan preferensi pribadi yang berbeda. Selain itu, mereka harus mendorong anggota tim untuk menyeimbangkan komitmen pekerjaan dan kehidupan secara efektif.
4. Peluang Pengembangan Profesional
Berinvestasi dalam pengembangan profesional anggota tim jarak jauh dengan menyediakan akses ke program pelatihan, lokakarya, dan peluang bimbingan. Hal ini tidak hanya meningkatkan keterampilan tetapi juga menunjukkan komitmen terhadap pertumbuhan individu.
Idealnya, perusahaan harus menyediakan sumber daya—seperti program pelatihan, lokakarya, dan materi pendidikan untuk memfasilitasi pembelajaran dan pertumbuhan karier karyawan.
5. Retret Membangun Tim Virtual
Sebuah bisnis juga harus menawarkan retret pembangunan tim virtual atau acara di luar lokasi untuk mensimulasikan pengalaman ikatan yang biasanya terjadi dalam lingkungan fisik. Acara-acara ini dapat mencakup latihan membangun tim, lokakarya, dan kegiatan sosial.
6. Inisiatif Kesejahteraan
Prioritaskan kesejahteraan karyawan dengan menawarkan inisiatif kesehatan, seperti kelas kebugaran virtual, sesi mindfulness, dan sumber daya kesehatan mental. Tenaga kerja yang sehat dan seimbang akan lebih mungkin untuk terlibat dan produktif.
Apa Strategi Membangun Tim Jarak Jauh Terbaik?
Meskipun banyak strategi yang berkontribusi pada pembentukan tim jarak jauh yang efektif, ada beberapa strategi yang menonjol karena dampaknya yang terbukti terhadap kohesi dan kolaborasi tim.
Berikut adalah strategi membangun tim jarak jauh terbaik:
1. Rehat Kopi Virtual dan Obrolan Informal
Perusahaan juga harus memastikan komunikasi informal dan ikatan tim dengan menjadwalkan rehat kopi virtual atau obrolan santai. Momen-momen ini memungkinkan anggota tim untuk terhubung secara pribadi, membangun hubungan di luar tugas pekerjaan.
Mulailah dengan menjadwalkan slot waktu reguler, mungkin mingguan, yang sesuai dengan jadwal kerja setiap orang. Gunakan alat konferensi video seperti Zoom atau Microsoft Teams untuk sesi ini, dan dorong semua orang untuk membawa minuman pilihan mereka dan terlibat dalam percakapan yang tidak berhubungan dengan pekerjaan.
2. Game Membangun Tim Online
Integrasikan permainan dan aktivitas membangun tim online ke dalam jadwal rutin. Dari ruang pelarian virtual hingga permainan online kolaboratif, aktivitas ini memberikan cara yang menyenangkan dan interaktif bagi anggota tim untuk terlibat dan menjalin ikatan.
Pilihan permainan harus mendorong interaksi dan persaingan yang sehat—seperti hal-hal sepele, perburuan, atau tantangan pemecahan masalah.
Kuncinya adalah menjamin permainan ini inklusif, menarik, dan mampu menghilangkan kebosanan dalam pekerjaan biasa
3. Program Pengakuan Sejawat
Menerapkan program pengakuan rekan di mana anggota tim dapat mengakui dan merayakan pencapaian satu sama lain. Hal ini tidak hanya meningkatkan semangat tetapi juga menciptakan budaya tim yang positif dan suportif.
Misalnya, dorong anggota tim untuk mengakui kerja keras rekan-rekan mereka, ide-ide inovatif, atau bantuan yang bermanfaat. Ini bisa sesederhana ucapan terima kasih di depan umum atau tos virtual.
Selain itu, sebuah bisnis dapat memperkenalkan penghargaan 'Star Performer' atau 'Top Contributor' bulanan berdasarkan suara rekan untuk mendorong persaingan yang sehat.
4. Platform Pendingin Air Digital
Ciptakan ruang pendingin air virtual menggunakan platform khusus tempat anggota tim dapat terlibat dalam percakapan santai, berbagi minat, dan membangun hubungan di luar diskusi kerja formal.
Program seperti uji coba kopi acak Slack atau pendingin air Donut dapat diatur untuk memasangkan anggota tim secara acak untuk obrolan kopi virtual, memungkinkan mereka berinteraksi pada tingkat pribadi yang melampaui diskusi terkait pekerjaan.
Demikian pula, ruang hangout virtual—seperti yang disediakan oleh platform seperti Tandem atau Branch—dapat digunakan untuk membuat lounge virtual atau ruang istirahat khusus. Ini adalah beberapa aktivitas membangun tim jarak jauh yang paling efektif.
5. Inisiatif Kolaborasi Lintas Fungsi
Perusahaan juga harus mendorong kolaborasi lintas fungsi dengan mengorganisir proyek atau inisiatif yang melibatkan anggota tim dari berbagai departemen. Hasilnya, hal ini meningkatkan pemahaman tentang organisasi dan memperkuat hubungan antardepartemen.
6. Lingkaran Pembelajaran Virtual
Lingkaran pembelajaran virtual, tempat anggota tim dapat mengeksplorasi dan mendiskusikan topik yang diminati, juga penting. Pada gilirannya, lingkungan pembelajaran kolaboratif ini mendorong pertukaran pengetahuan dan memperkuat struktur intelektual tim.
Lingkaran ini dapat dipromosikan melalui platform seperti Zoom atau Microsoft Teams—yang memungkinkan peserta terlibat dalam pembelajaran kolaboratif, berbagi wawasan, dan mendukung perjalanan pembelajaran satu sama lain.
Misalnya, Google Classroom atau Moodle dapat digunakan untuk membuat lingkaran pembelajaran khusus untuk berbagai topik atau kursus
7. Lokakarya Pembangunan Tim Interaktif
Sebuah bisnis harus mengadakan lokakarya pembangunan tim interaktif yang difasilitasi oleh para profesional. Lokakarya ini dapat mencakup berbagai aspek—mulai dari keterampilan komunikasi hingga resolusi konflik—yang memberikan wawasan dan alat berharga bagi anggota tim.
8. Inisiatif yang Dipimpin Karyawan
Memberdayakan karyawan untuk memulai dan memimpin aktivitas pembangunan tim. Hal ini tidak hanya membangun rasa kepemilikan dan keterlibatan tetapi juga memungkinkan beragam perspektif dan kreativitas dalam pendekatan aktivitas team building jarak jauh.
9. Tantangan dan Kompetisi Tim
Perkenalkan tantangan dan kompetisi tim yang membutuhkan kolaborasi dan pemecahan masalah. Misalnya, hal ini dapat mencakup tantangan pelarian virtual, kompetisi pengkodean, atau proyek kreatif yang menyatukan anggota tim dalam upaya bersama.
10. Acara Sosial Jarak Jauh
Selenggarakan acara sosial jarak jauh—seperti happy hour virtual, pesta bertema, atau perayaan tim. Acara-acara ini memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk bersantai, terhubung secara pribadi, dan merayakan kesuksesan bersama.
Kesalahan Terbesar yang Dilakukan Perusahaan dengan Pekerja Jarak Jauh
Dengan evolusi mendadak dari pekerjaan jarak jauh, perusahaan masih terus melakukan kesalahan yang menghambat bisnis mereka ketika bekerja di luar lingkungan kantor tradisional.
Inilah kesalahan terbesar yang mereka buat:
1. Komunikasi yang Buruk
Salah satu kesalahan paling signifikan yang dilakukan perusahaan adalah kurangnya komunikasi yang jelas saat bekerja jarak jauh.
Pekerjaan jarak jauh sangat bergantung pada saluran komunikasi yang efektif—seperti Zoom—dan ketika perusahaan gagal menerapkan praktik komunikasi yang transparan, hal ini dapat menyebabkan kebingungan, kesalahpahaman, dan penurunan produktivitas.
Lebih buruk lagi, hal itu juga mengusir talenta-talenta terbaik.
Untuk mengurangi hal ini, perusahaan harus berinvestasi pada alat komunikasi yang kuat, menetapkan ekspektasi yang jelas mengenai frekuensi dan metode komunikasi, dan menumbuhkan budaya keterbukaan di mana karyawan merasa nyaman mengungkapkan kekhawatiran atau meminta klarifikasi.
2. Nol Interaksi Sosial
Kesalahan kritis lainnya adalah pengabaian pembangunan tim dan interaksi sosial. Dalam lingkungan kantor tradisional, interaksi spontan dan aktivitas membangun tim terjadi secara alami karena semua orang berada di ruangan yang sama.
Meskipun demikian, di lingkungan terpencil, mereplikasi pengalaman ini memerlukan upaya yang disengaja. Perusahaan yang mengabaikan inisiatif pembangunan tim mungkin mendapati tim jarak jauh mereka kesulitan karena kurangnya koneksi—yang dapat berdampak pada kolaborasi dan semangat kerja secara keseluruhan. Semua permainan membangun tim jarak jauh dan aktivitas membangun tim jarak jauh harus menyertakan elemen sosial.
3. Tidak Ada Keseimbangan Kehidupan Kerja
Kegagalan dalam memprioritaskan keseimbangan kehidupan kerja juga merupakan kesalahan umum bagi perusahaan yang bekerja di luar kantor tradisional. Misalnya, pekerjaan jarak jauh dapat mengaburkan batasan antara kehidupan profesional dan pribadi—yang dapat menyebabkan kelelahan jika tidak dikelola secara efektif.
Demikian pula, beberapa perusahaan melakukan kesalahan dengan mengharapkan karyawan selalu tersedia atau mengukur produktivitas hanya berdasarkan jam kerja dan bukan hasil yang dicapai.
Untuk mengelola hal ini, organisasi harus menetapkan ekspektasi yang jelas seputar jam kerja, mendorong waktu istirahat, dan mencegah mentalitas “selalu aktif”.
Ingat, mendorong keseimbangan kehidupan kerja yang sehat akan berkontribusi terhadap kesejahteraan karyawan dan produktivitas yang berkelanjutan, dan perusahaan tidak boleh melupakan hal ini.
4. Keterbatasan Teknologi
Teknologi dan langkah-langkah keamanan yang tidak memadai merupakan kesalahan besar lainnya bagi tim yang mempekerjakan pekerja jarak jauh. Misalnya, pekerjaan jarak jauh sangat bergantung pada teknologi, dan perusahaan yang tidak berinvestasi pada alat yang andal mungkin akan mengalami gangguan dan inefisiensi.
Ketika perusahaan melakukan outsourcing pekerjaan mereka ke negara-negara seperti Nigeria atau Filipina, akan sulit untuk mengukur apakah staf mereka memiliki teknologi yang tepat.
Selain itu, mengabaikan langkah-langkah keamanan siber dapat membuat organisasi terkena pelanggaran data dan ancaman keamanan lainnya.
Perusahaan harus membekali karyawan dengan teknologi yang diperlukan, menawarkan pelatihan tentang praktik terbaik keamanan siber, dan menerapkan protokol keamanan yang kuat untuk melindungi informasi sensitif guna menghindari kesalahan umum—namun merugikan—ini.
Pikiran Akhir
Dalam lanskap kerja jarak jauh yang terus berkembang, pentingnya membangun tim yang disengaja tidak bisa dilebih-lebihkan. Strategi membangun tim jarak jauh yang efektif bukan sekadar serangkaian aktivitas, melainkan pendekatan strategis untuk mendorong kolaborasi, keterlibatan, dan budaya kerja positif di lingkungan virtual.
Kecil kemungkinan dunia akan kembali ke kehidupan kantor seperti semula. Para pekerja kini menuntut kontrak kerja hybrid atau jarak jauh sebagai bagian dari pekerjaan mereka.
Namun, itulah sebabnya perusahaan harus memastikan strategi pekerja jarak jauh mereka tepat sasaran dan mendapatkan yang terbaik dari talenta yang mereka rekrut.
