Deskripsi pekerjaan (juga dikenal sebagai JD) adalah narasi tertulis yang dibuat oleh manajer perekrutan atau perekrut. Narasi memecah tugas dan tanggung jawab umum yang terkait dengan posisi tertentu.
Menyatukan templat deskripsi pekerjaan adalah cara yang bagus untuk menyederhanakan proses perekrutan Anda dan membantu Anda merasa yakin bahwa Anda menulis deskripsi pekerjaan yang jelas dan berkualitas tinggi yang menarik kandidat terbaik untuk setiap posisi.
Jika Anda seorang manajer perekrutan yang membutuhkan bantuan untuk menguasai format deskripsi pekerjaan standar dan membuat template profil pekerjaan yang bagus, teruslah membaca.
Panduan ini akan mengajarkan Anda semua yang perlu Anda ketahui, termasuk alasannya Deskripsi pekerjaan penting dan hal terpenting apa yang harus disertakan dalam deskripsi Anda. Anda juga akan menemukan template sederhana untuk diikuti, ditambah contoh deskripsi Anda selanjutnya.
Mengapa Deskripsi Pekerjaan Penting
Deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan baik dapat membuat perbedaan besar ketika Anda mencoba menarik orang-orang yang paling berkualitas dan berbakat ke dalam tim Anda. Berikut ini adalah beberapa manfaat terbesar yang dapat ditawarkan oleh deskripsi pekerjaan yang baik:
Perjelas Harapan
Deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan baik menghilangkan kebingungan dan menetapkan harapan yang jelas untuk setiap pelamar. Mereka menetapkan sejak awal apa yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu dan jenis kredensial apa yang harus dimiliki seseorang jika mereka ingin memenuhi syarat untuk posisi terbuka.
Sederhanakan Rekrutmen
Deskripsi pekerjaan yang jelas dengan daftar persyaratan kandidat yang berbeda secara alami akan merampingkan jumlah orang yang akan melamar posisi tertentu.
Ini, pada gilirannya, memberi Anda kumpulan pelamar yang lebih kecil untuk dipilih dan membantu Anda menyederhanakan seluruh proses rekrutmen. Misalnya, Anda tidak perlu melewati banyak aplikasi dari orang-orang yang tidak memenuhi persyaratan dasar untuk membuat daftar pendek orang-orang yang cocok.
Buat Skala Pembayaran yang Adil
Deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan baik menetapkan kisaran gaji untuk posisi terbuka.
Ini tidak hanya memberi pelamar gambaran tentang apa yang akan mereka peroleh jika mereka mendapatkan pekerjaan itu. Ini juga membantu Anda menciptakan sistem yang lebih transparan dan memastikan bahwa semua karyawan yang menjalankan fungsi pekerjaan yang sama atau serupa akan diberi kompensasi yang adil (dan dengan cara yang masuk akal).
Pastikan Kepatuhan Hukum
Perusahaan Anda mungkin tidak diharuskan secara hukum untuk memposting dan mempertahankan standar tertentu untuk deskripsi pekerjaan. Namun, hal itu membantu organisasi Anda untuk tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan saat ini, antara lain sebagai berikut:
- Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil: Deskripsi pekerjaan yang diklasifikasikan dengan benar sebagai bebas atau tidak bebas akan menunjukkan kelayakan lembur untuk orang yang mengisi peran tersebut.
- Undang-undang Pembayaran Setara tahun 1963: Undang-undang ini bertujuan untuk menghapus disparitas gender di tempat kerja; deskripsi pekerjaan Anda harus menjelaskan bahwa tidak ada perbedaan gaji atau bias gender di organisasi Anda.
- Judul VII Undang-Undang Hak Sipil tahun 1964: Undang-undang ini melarang diskriminasi kerja berdasarkan ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, atau asal negara; ketika Anda memilih kandidat berdasarkan faktor yang relevan – seperti yang tercantum dalam deskripsi pekerjaan Anda – Anda dapat membuktikan bahwa keputusan pekerjaan tidak didasarkan pada faktor diskriminatif.
- Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja (OSHA): Dengan menjelaskan kondisi kerja perusahaan dalam deskripsi pekerjaan, Anda dapat menghindari menempatkan seseorang dengan perlengkapan yang tidak memadai ke dalam situasi yang berpotensi berbahaya.
- Kesempatan Kerja yang Setara: Deskripsi pekerjaan Anda harus memungkinkan Anda untuk melakukan wawancara yang adil tanpa mengabaikan kelompok calon potensial.
- Diskriminasi Usia dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan: Pengusaha (dan deskripsi pekerjaan yang mereka tulis) tidak boleh melakukan diskriminasi berdasarkan usia tanpa alasan yang sah untuk melakukannya.
- Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika: Uraian pekerjaan Anda harus dengan jelas menguraikan fungsi-fungsi penting dari pekerjaan itu sehingga penyandang disabilitas tahu apakah itu cocok untuk mereka atau tidak. Ini dapat melindungi Anda dari tuduhan diskriminasi berdasarkan kemampuan.
Tingkatkan Perencanaan Orang
Deskripsi pekerjaan yang baik juga membantu proses perencanaan di perusahaan Anda. Mereka membantu Anda melacak semua posisi yang tersedia di perusahaan Anda dan memudahkan Anda untuk tetap mengetahui peran mana yang belum diisi dan mana yang mungkin perlu Anda buka lagi di masa mendatang.
Tetapkan Standar untuk Tinjauan Kinerja
Idealnya, Anda dapat menggunakan kembali deskripsi pekerjaan Anda dan menggunakannya untuk menetapkan standar yang jelas untuk tinjauan kinerja. Saat Anda duduk untuk mengevaluasi karyawan Anda dan melihat seberapa baik kinerja mereka, Anda dapat merujuk pada deskripsi pekerjaan untuk menentukan apakah mereka memenuhi kriteria tertentu dan memenuhi tanggung jawab yang awalnya mereka pekerjakan untuk dipenuhi.
Bagaimana Menulis Deskripsi Pekerjaan yang Baik?
Sebelum kita masuk ke spesifikasi format deskripsi pekerjaan standar, mari kita bahas beberapa elemen gaya yang harus dipertimbangkan oleh setiap manajer perekrutan.
Saat Anda menyusun deskripsi pekerjaan untuk dibagikan di papan pekerjaan online, Anda harus mengingat aturan dan pedoman ini mengenai format dan gaya profil pekerjaan:
Jadilah Spesifik
Jika Anda ingin menarik kandidat yang ideal ke perusahaan Anda, Anda perlu menulis deskripsi pekerjaan yang ditujukan untuk mereka.
Buatlah sespesifik mungkin dengan apa yang Anda inginkan dalam hal hal-hal seperti persyaratan keterampilan, persyaratan pendidikan, dan persyaratan pengalaman. Ingat, semakin detail Anda dengan apa yang Anda harapkan, semakin mudah untuk menemukan seseorang yang sesuai dengan cetakan dan akan menjadi aset bagi perusahaan Anda.
Singkat
Sangat penting untuk menjadi spesifik. Namun, pada saat yang sama, penting juga untuk ringkas dan langsung pada intinya.
Jika deskripsi pekerjaan Anda diisi dengan paragraf panjang dan tidak diformat dengan baik (lebih lanjut tentang itu nanti), kandidat yang ideal mungkin mengabaikannya dan beralih ke daftar berikutnya. Jangan mengasingkan talenta hebat karena deskripsi pekerjaan Anda ditulis dengan buruk atau sulit dipahami.
Bicara Langsung dengan Kandidat
Saat Anda mulai menulis, tempatkan diri Anda pada posisi orang-orang yang akan membaca deskripsi pekerjaan Anda. Pikirkan tentang apa yang akan mereka cari dalam pekerjaan baru dan temukan cara untuk membuat posisi Anda sesuai dengan kebutuhan dan keinginan tersebut. Ini akan membuat posisi tersebut menarik bagi jenis orang yang Anda inginkan untuk bekerja di perusahaan Anda.
Jadikan Itu Menyenangkan
Lakukan apa yang Anda bisa untuk membuat deskripsi pekerjaan Anda (dan perusahaan tempat Anda bekerja) terdengar menarik dan menarik bagi karyawan baru.
Ini sangat penting ketika Anda menyoroti manfaat dan keuntungan yang ditawarkan pekerjaan tersebut. Lagi pula, bahkan pekerjaan yang paling membosankan di dunia pun bisa dibuat lebih menarik ketika pekerjaan itu datang dengan daftar keuntungan yang luar biasa.
Jangan Keras
Anda mungkin memiliki ekspektasi yang ketat terhadap karyawan Anda, dan Anda mungkin mencari tipe orang yang sangat spesifik untuk mengisi peran terbuka.
Namun, pada saat yang sama, jika Anda menemukan deskripsi pekerjaan yang terlalu kasar, Anda mungkin akhirnya mengasingkan orang-orang yang cocok, hanya karena mereka pikir perusahaan Anda tidak menawarkan lingkungan kerja yang positif.
Jangan Misterius
Menulis deskripsi pekerjaan bukanlah waktu yang tepat untuk membiarkan orang menebak-nebak. Bersikaplah sejelas dan langsung yang Anda bisa, dan jangan tinggalkan detail penting apa pun.
Jika Anda meninggalkan celah dalam deskripsi pekerjaan, Anda akan menemukan bahwa Anda memiliki waktu yang lebih sulit untuk mengisi peran tersebut karena orang akan bingung tentang apakah mereka adalah kandidat yang memenuhi syarat atau tidak. Ini menciptakan lebih banyak pekerjaan untuk Anda karena Anda harus menyingkirkan lebih banyak orang yang tidak memenuhi persyaratan spesifik Anda.
Apa Format Terbaik untuk Deskripsi Pekerjaan?
Saat menyusun template deskripsi posisi, penting untuk menyertakan bagian tertentu. Ada format profil pekerjaan standar yang akan diikuti oleh hampir semua templat dan deskripsi pekerjaan.
Berikut adalah bagian penting yang selalu ditampilkan oleh templat deskripsi pekerjaan terbaik:
Judul pekerjaan
Setiap template deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan harus dimulai dengan judul yang jelas. Penelitian menunjukkan bahwa 36 persen pencari kerja mencari pekerjaan secara online menggunakan judul posisi yang mereka inginkan, jadi ini adalah salah satu aspek terpenting dari daftar Anda.
Perlu diingat juga, bahwa situs kerja bertindak seperti mesin pencari mini. Ketika Anda memberi judul deskripsi Anda dengan tepat dan menggunakan kata kunci yang kemungkinan besar akan dimasukkan orang dalam pencarian mereka, akan lebih mudah bagi kandidat yang tepat untuk menemukan cantuman Anda dan melamar posisi yang terbuka.
Ringkasan pekerjaan
Selanjutnya, Anda harus menyertakan ringkasan pekerjaan.
Jika Anda melihat contoh templat deskripsi pekerjaan, itu akan mencakup perincian tentang apa yang dibutuhkan oleh pekerjaan itu dan tanggung jawab utama yang harus dilakukan pelamar jika mereka dipekerjakan. Ini juga kemungkinan akan mencakup rincian kepada siapa kandidat akan melapor di perusahaan (penyelia, pemimpin tim, kepala akuntan, dll.).
Sebagian besar pencari kerja setuju bahwa ringkasan pekerjaan adalah salah satu hal terpenting yang mereka cari ketika mempertimbangkan posisi tertentu. Mereka ingin segera mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan jenis tugas apa yang harus mereka lakukan.
Peran dan Tanggung Jawab
Slot berikutnya yang akan Anda temukan pada templat deskripsi pekerjaan terbaik adalah tempat untuk peran dan tanggung jawab posisi tersebut.
Ini adalah daftar rinci tugas yang harus dilakukan seseorang jika mereka dipekerjakan untuk pekerjaan itu. Itu harus menampilkan tanggung jawab khusus seperti membuat salinan atau menjadwalkan janji temu.
Di bagian ini, Anda juga dapat merinci aktivitas sehari-hari yang akan dilakukan seseorang jika mereka dipilih untuk pekerjaan itu. Akan sangat membantu jika Anda juga dapat mengilustrasikan bagaimana orang ini cocok dengan perusahaan dan bagaimana mereka membantu menjalankan misi perusahaan.
Kualifikasi dan Keterampilan
Kerangka peran dan tanggung jawab juga harus memiliki tempat untuk mencantumkan kualifikasi dan keterampilan khusus yang harus dimiliki setiap kandidat.
Bagian kualifikasi menguraikan jenis pendidikan atau pelatihan apa yang harus diperoleh seseorang sebelum mereka melamar pekerjaan. Bagian keterampilan, di sisi lain, mencakup daftar keterampilan keras dan lunak yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan baik.
Ketika sampai pada bagian ini, ingatlah bahwa lebih sedikit bisa lebih. Anda tidak perlu menyertakan daftar kualifikasi yang kuat dan keterampilan yang diperlukan untuk menemukan yang paling cocok. Bahkan, jika daftarnya terlalu panjang, terkadang bisa menjadi bumerang dan menghalangi kandidat yang memenuhi syarat untuk melamar.
Manfaat dan Komitmen
Setiap template JD harus menyertakan ruang untuk mencantumkan tunjangan karyawan. Ini termasuk perincian penawaran asuransi kesehatan dan manfaat pensiun, serta daftar tunjangan yang datang dengan bekerja di perusahaan spesifik Anda. Misalnya, apakah Anda menawarkan waktu fleksibel atau waktu luang tanpa batas? Jika demikian, ini adalah bagian di mana Anda akan mencatatnya.
Template Anda harus menyertakan tempat untuk menangani komitmen perusahaan Anda juga. Misalnya, di sinilah Anda akan menunjukkan bahwa Anda adalah pemberi kerja dengan kesempatan yang sama dan bahwa Anda memiliki komitmen yang kuat terhadap keragaman dan inklusi.
Daftar Periksa Deskripsi Pekerjaan
Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang templat peran dan tanggung jawab standar, berikut adalah daftar periksa yang berguna untuk referensi.
Daftar ini akan membantu Anda memastikan Anda tidak meninggalkan apa pun dari template JD Anda. Ini juga akan memudahkan Anda untuk menulis deskripsi yang bagus secara efisien:
- Judul pekerjaan: Uraian singkat tentang tanggung jawab pekerjaan dan posisi.
- Departemen: Area atau departemen bisnis tempat pekerjaan itu akan dilakukan.
- Peran Ringkasan: Mencantumkan 2-3 fungsi utama dari peran tersebut.
- Kunci tugas: Daftar rinci tugas utama dan tugas yang terlibat dalam posisi
- tanggung jawab: Daftar rinci tanggung jawab yang akan dilakukan kandidat.
- Akuntabilitas: Nama orang yang akan dilaporkan oleh kandidat jika ditawari pekerjaan.
- Persyaratan: Daftar persyaratan seperti kualifikasi formal, kualifikasi akademik, cek pekerjaan, dll.
- Lokasi: Jika ada lebih dari satu kantor? Jika demikian, tentukan mana yang mencari karyawan baru.
- Tinjauan/Misi Perusahaan: Deskripsi singkat tentang apa yang dilakukan perusahaan dan misi Anda.
- Gaji & Tunjangan: Alamat berapa banyak kandidat akan dibayar, serta manfaat dan fasilitas apa yang akan mereka terima.
- Petunjuk Aplikasi: Jelaskan cara melamar
Jika Anda menyertakan slot untuk masing-masing hal ini dalam templat tugas dan tanggung jawab staf Anda, Anda tidak akan kesulitan menyusun deskripsi pekerjaan yang terencana dengan baik yang menyederhanakan pekerjaan Anda sebagai manajer perekrutan. Mungkin perlu waktu pada awalnya untuk menyatukan template semacam ini, tetapi itu akan terbayar ketika Anda memiliki daftar kandidat yang memenuhi syarat dan sangat cocok yang Anda inginkan.
Template Deskripsi Pekerjaan Dasar
Apakah Anda siap melihat template spesifikasi pekerjaan beraksi? Dirinci di bawah ini adalah templat tugas dan tanggung jawab staf dasar, ditambah deskripsi pekerjaan sampel untuk peran admin.
Anda dapat menggunakan panduan ini untuk membantu Anda memulai saat membuat contoh template deskripsi pekerjaan Anda sendiri:
Pekerjaan: [Judul pekerjaan]
Uraian Tugas: [Jabatan] akan membantu misi [perusahaan] dengan [harapan harian secara keseluruhan].
tanggung jawab:
[Jabatan] akan memiliki tanggung jawab dan tugas sebagai berikut:
- [Tanggung Jawab 1]
- [Tanggung Jawab 2]
- [Tanggung Jawab 3]
- [Tanggung Jawab 4]
- [Tanggung Jawab 5]
Persyaratan:
[Jabatan] harus memiliki keterampilan, pendidikan, dan pengalaman sebagai berikut:
- [Persyaratan 1]
- [Persyaratan 2]
- [Persyaratan 3]
- [Persyaratan 4]
- [Persyaratan 5]
misi perusahaan:
[Perusahaan] didedikasikan untuk menyediakan [produk/layanan] ke [target pasar].
Kompensasi:
[Perusahaan] akan memberikan kompensasi sebagai berikut:
Manfaat:
- Manfaat medis:
- Keuntungan pensiun:
- Manfaat lainnya:
Contoh Deskripsi Pekerjaan
Pekerjaan: Asisten administratif
Uraian Tugas: Asisten administrasi akan bekerja di bawah manajer kantor dan membantu misi ABC Accounting untuk memberikan layanan akuntansi profesional dengan memberikan dukungan administratif kepada anggota tim lainnya, menjawab panggilan telepon, menjadwalkan pertemuan, dan mengarahkan klien.
tanggung jawab:
Asisten administrasi akan memiliki tanggung jawab dan tugas sebagai berikut:
- Jawab telepon dan arahkan panggilan klien ke personel yang tepat
- Jadwalkan pertemuan antara klien dan akuntan, serta pertemuan antar kantor
- Jadwalkan dan tetapkan proyek administratif
- Sambut klien dan arahkan mereka ke kantor yang tepat untuk rapat dan konsultasi
- Berkomunikasi dengan sopan dan profesional melalui telepon, email, dan tertulis
- Lengkapi perawatan pencegahan pada peralatan kantor
- Pertahankan persediaan persediaan dengan memeriksa stok secara teratur
- Menjaga organisasi kantor dan kerapian di sela-sela kunjungan klien
Persyaratan Keterampilan:
Asisten administrasi harus memiliki keterampilan, pendidikan, dan pengalaman berikut:
keterampilan:
- Keterampilan melaporkan
- Kemampuan berorganisasi
- Kemampuan analisis
- Profesionalisme
- Penyelesaian masalah
- Keterampilan manajemen pasokan
- Keterampilan kontrol inventaris
- Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis
Pendidikan dan Pengalaman:
- Ijazah SMA atau sederajat
- 2+ tahun pengalaman bantuan administrasi
- Pengalaman menggunakan Microsoft Word, Excel, dan Outlook
misi perusahaan:
ABC Accounting didedikasikan untuk menyediakan layanan akuntansi yang profesional dan terjangkau bagi klien di wilayah Denver.
Kompensasi:
ABC Accounting akan memberikan kompensasi sebagai berikut: $17.50 per jam
Manfaat:
- Manfaat medis: Asuransi kesehatan, asuransi gigi, asuransi penglihatan
- Keuntungan pensiun: pencocokan 4% 401(k)
- Manfaat lainnya: PTO yang murah hati, makanan dan camilan gratis untuk karyawan, kantor ramah hewan peliharaan, uang perjalanan
Gunakan Template Deskripsi Pekerjaan Ini Sekarang
Sekarang Anda tahu apa yang masuk ke dalam template deskripsi pekerjaan yang berkualitas (dan deskripsi pekerjaan yang berkualitas), saatnya untuk mulai bekerja. Jika Anda menggunakan tip untuk membuat templat deskripsi posisi yang dibahas di atas, Anda tidak akan kesulitan menyusun deskripsi yang ditulis dengan baik dan efektif untuk setiap peran terbuka di tim Anda.
Apakah Anda memerlukan lebih banyak bantuan selain membuat draf template profil pekerjaan? Jika Anda mencari panduan dengan aspek lain dari proses perekrutan, kami memiliki banyak sumber daya yang tersedia di GrabJobs situs web. Lihat mereka hari ini untuk mempelajari lebih lanjut.
